PAGE行文規(guī)范制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織內(nèi)部行文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高工作效率，保證信息傳遞的準(zhǔn)確性和及時性，特制定本行文規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、部門與員工之間以及與外部相關(guān)單位進(jìn)行文件往來、信息溝通等行文活動。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：行文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映事實，表達(dá)清晰，避免歧義。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織既定的格式和要求。3.時效性原則：根據(jù)工作需要及時行文，確保信息傳遞的及時性，避免延誤工作。4.嚴(yán)肅性原則：行文應(yīng)體現(xiàn)公司/組織的正式性和權(quán)威性，不得隨意對待。二、行文種類及格式（一）上行文1.定義：上行文是指下級部門向上級部門報送的文件，如請示、報告等。2.格式要求標(biāo)題：一般由發(fā)文部門、事由和文種組成，如《[部門名稱]關(guān)于[具體事由]的請示》。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件主旨，簡潔明了。主送機關(guān)：明確上級主管部門的名稱，頂格書寫。正文：開頭應(yīng)簡要說明行文的目的、依據(jù)等；主體部分詳細(xì)闡述請示事項或報告內(nèi)容；結(jié)尾一般用“妥否，請批示”（請示）或“特此報告”（報告）等慣用語。附件：如有相關(guān)附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及順序號，并將附件隨文一并報送。落款：注明發(fā)文部門名稱，并加蓋公章，同時寫明發(fā)文日期。（二）下行文1.定義：下行文是指上級部門向下級部門發(fā)送的文件，如通知、決定、批復(fù)等。2.格式要求標(biāo)題：同上行文標(biāo)題要求。主送機關(guān)：明確下級部門的名稱，多個主送機關(guān)之間用頓號或逗號隔開，按層級順序排列，頂格書寫。正文：開頭應(yīng)說明發(fā)文的目的、依據(jù)等；主體部分詳細(xì)闡述通知事項、決定內(nèi)容或批復(fù)意見等；結(jié)尾可根據(jù)需要使用“特此通知”“望遵照執(zhí)行”等慣用語。附件：如有附件，注明方式同上行文。落款：同上行文落款要求。（三）平行文1.定義：平行文是指公司/組織內(nèi)部平級部門之間或與外部平行單位之間往來的文件，如函等。2.格式要求標(biāo)題：一般為《[發(fā)文部門]關(guān)于[具體事由]的函》。主送機關(guān)：明確對方部門或單位名稱，頂格書寫。正文：開頭簡要說明發(fā)函的緣由；主體部分詳細(xì)闡述函的事項；結(jié)尾一般用“特此函達(dá)”“請予函復(fù)”等慣用語。附件：注明方式同前。落款：同上行文落款要求。（四）會議紀(jì)要1.定義：會議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會議主要精神和議定事項。2.格式要求標(biāo)題：一般為《[會議名稱]會議紀(jì)要》。編號：按照年度和順序號進(jìn)行編號，如“[年份]第[X]號”。正文：開頭概述會議基本情況，包括會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員等；主體部分詳細(xì)記錄會議討論的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識、做出的決定等；結(jié)尾可根據(jù)需要對會議進(jìn)行總結(jié)或提出要求。落款：注明會議紀(jì)要的撰寫部門及日期。（五）工作簡報1.定義：工作簡報是反映公司/組織工作動態(tài)、經(jīng)驗教訓(xùn)、問題建議等的簡要文件。2.格式要求標(biāo)題：簡潔明了地概括簡報的主要內(nèi)容，如《[工作事項]工作簡報》。編號：同會議紀(jì)要編號方式。正文：開頭簡要介紹簡報的背景或目的；主體部分詳細(xì)闡述工作進(jìn)展情況、取得的成績、存在的問題及下一步工作計劃等；結(jié)尾可根據(jù)需要進(jìn)行總結(jié)或展望。落款：注明簡報的編寫部門及日期。三、行文流程（一）擬稿1.各部門根據(jù)工作需要確定行文內(nèi)容后，由專人負(fù)責(zé)擬稿。擬稿人應(yīng)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)和法律法規(guī)，確保行文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.擬稿時應(yīng)使用統(tǒng)一的辦公軟件，按照規(guī)定的格式進(jìn)行排版。內(nèi)容應(yīng)條理清晰，邏輯嚴(yán)密，語言通順。（二）審核1.擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審重點審查行文內(nèi)容是否符合工作實際、目的是否明確、格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^后，將文件送相關(guān)職能部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)從政策法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范、語言文字等方面進(jìn)行全面審核，并提出修改意見。3.對于重要文件或涉及多個部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，共同研究討論文件內(nèi)容，確保文件的科學(xué)性和可行性。（三）簽發(fā)1.根據(jù)文件的性質(zhì)和審批權(quán)限，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。一般文件由部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件或涉及全局性工作的文件，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和合法性負(fù)責(zé)，并簽署明確的意見和姓名、日期。（四）編號與印發(fā)1.文件經(jīng)簽發(fā)后，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號。編號應(yīng)按照既定的編號規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。2.辦公室根據(jù)文件的簽發(fā)意見和審核修改情況，對文件進(jìn)行排版、校對，無誤后進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)時應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)印制，并加蓋公章。（五）分發(fā)與存檔1.文件印發(fā)后，由辦公室按照文件的主送機關(guān)和抄送機關(guān)進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保文件能夠送達(dá)相關(guān)部門和人員手中。2.各部門收到文件后，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的簽收、登記和保管。對于重要文件，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，以便日后查閱和參考。四、行文內(nèi)容要求（一）主題明確行文應(yīng)圍繞明確的主題展開，避免內(nèi)容冗長、雜亂。開頭應(yīng)直接點明行文的目的，主體部分緊扣主題進(jìn)行闡述，結(jié)尾應(yīng)簡潔有力，突出主題。（二）事實準(zhǔn)確行文所涉及的事實、數(shù)據(jù)等應(yīng)真實可靠，來源應(yīng)合法合規(guī)。對于重要信息，應(yīng)進(jìn)行核實查證，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性。（三）邏輯嚴(yán)密行文內(nèi)容應(yīng)層次分明，邏輯清晰。各段落之間、各部分之間應(yīng)過渡自然，相互銜接緊密。避免出現(xiàn)邏輯混亂、前后矛盾的情況。（四）語言規(guī)范1.行文應(yīng)使用規(guī)范的漢字，避免使用錯別字、生僻字和不規(guī)范的簡化字。2.語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了，通俗易懂，避免使用過于復(fù)雜、晦澀的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。3.應(yīng)正確使用標(biāo)點符號，確保標(biāo)點符號的使用符合國家規(guī)定。（五）格式統(tǒng)一行文應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的格式進(jìn)行排版，包括字體、字號、行距、頁邊距等。標(biāo)題、正文、落款等各部分的格式應(yīng)保持一致，不得隨意更改。五、行文保密規(guī)定（一）密級劃分根據(jù)文件內(nèi)容的重要性和敏感性，將行文分為絕密、機密、秘密三個密級。1.絕密：涉及公司/組織核心機密，泄露后會對公司/組織造成極其嚴(yán)重?fù)p失的文件。2.機密：涉及公司/組織重要機密，泄露后會對公司/組織造成較大損失的文件。3.秘密：涉及公司/組織一般機密，泄露后會對公司/組織造成一定影響的文件。（二）保密措施1.對于涉密文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行印制、分發(fā)、傳遞、保管和銷毀。2.涉密文件應(yīng)存放在專門的保密柜中，由專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備保密意識，嚴(yán)格遵守保密制度。3.在文件傳遞過程中，應(yīng)采取加密傳輸、專人遞送等方式，確保文件安全。嚴(yán)禁通過普通郵件、互聯(lián)網(wǎng)等不安全渠道傳遞涉密文件。4.閱讀和使用涉密文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍，不得私自復(fù)制、摘抄、留存涉密文件。5.涉密文件使用完畢后，應(yīng)及時歸還保管人員，不得在個人手中留存。如需長期保存，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。6.對于不再使用或已過保密期限的涉密文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行登記，確保銷毀徹底。六、行文監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設(shè)立行文監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對各部門的行文情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查行文的格式規(guī)范、內(nèi)容質(zhì)量、流程執(zhí)行等方面的情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。（二）考核辦法1.將行文規(guī)范執(zhí)行情況納入部門和員工的績效考核體系。對行文工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反行文規(guī)范制度的部門和個人進(jìn)行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.考核內(nèi)