PAGE設(shè)備采購規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司設(shè)備采購行為，確保所采購設(shè)備符合公司生產(chǎn)、運營需求，提高設(shè)備采購的質(zhì)量和效率，降低采購成本，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備采購活動，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、研發(fā)設(shè)備等。（三）基本原則1.合法性原則：設(shè)備采購活動必須遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。2.需求導(dǎo)向原則：以滿足公司實際生產(chǎn)、運營、研發(fā)等工作需求為出發(fā)點，科學(xué)合理地確定設(shè)備采購的種類、數(shù)量和規(guī)格。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、技術(shù)先進的設(shè)備，以保障公司生產(chǎn)運營的順利進行和產(chǎn)品質(zhì)量的提升。4.成本效益原則：在保證設(shè)備質(zhì)量和性能的前提下，充分考慮采購成本，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購費用，提高采購效益。5.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的競爭機會，杜絕不正當(dāng)競爭行為。二、采購需求確定（一）需求提出1.各部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展、生產(chǎn)運營、技術(shù)研發(fā)等實際需求，填寫《設(shè)備采購需求申請表》，詳細說明所需設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預(yù)計使用時間等信息，并闡述采購該設(shè)備的必要性和預(yù)期效益。2.對于涉及多個部門共同使用的設(shè)備，由牽頭部門負責(zé)組織相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，統(tǒng)一填寫《設(shè)備采購需求申請表》。（二）需求審核1.《設(shè)備采購需求申請表》提交至設(shè)備管理部門后，設(shè)備管理部門會同技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行聯(lián)合審核。2.審核內(nèi)容包括：需求的合理性、必要性，技術(shù)參數(shù)的準確性，預(yù)算的可行性，與公司現(xiàn)有設(shè)備的兼容性等。3.對于審核通過的需求，由設(shè)備管理部門匯總整理后提交至公司管理層審批；對于審核不通過的需求，及時反饋給申請部門，說明原因并要求其進行修改完善。（三）需求變更1.在設(shè)備采購過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)更新等原因需要對采購需求進行變更，申請部門應(yīng)重新填寫《設(shè)備采購需求變更申請表》，詳細說明變更的內(nèi)容、原因及對采購進度和成本的影響。2.需求變更申請表經(jīng)相關(guān)部門審核及公司管理層審批通過后，方可實施變更。三、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選1.設(shè)備管理部門通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.根據(jù)采購設(shè)備的類型、特點和要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)送《供應(yīng)商調(diào)查問卷》，要求其提供公司簡介、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績案例、售后服務(wù)承諾等相關(guān)資料。3.設(shè)備管理部門會同技術(shù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商提交的資料進行審核評估，實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、研發(fā)能力、售后服務(wù)等情況，綜合評價其是否具備供應(yīng)能力和合作潛力。（二）供應(yīng)商準入1.對于審核評估合格的潛在供應(yīng)商，由設(shè)備管理部門填寫《供應(yīng)商準入申請表》，提交至公司管理層審批。2.經(jīng)公司管理層批準后，將該供應(yīng)商納入公司合格供應(yīng)商名錄，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合作范圍、質(zhì)量標(biāo)準、交貨期、價格條款、售后服務(wù)等內(nèi)容。（三）供應(yīng)商評價與管理1.設(shè)備管理部門定期（每季度或每年）組織相關(guān)部門對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進行評價，填寫《供應(yīng)商評價表》。2.評價指標(biāo)包括但不限于產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨準時率、售后服務(wù)響應(yīng)時間、客戶投訴率等。3.根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理：對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C會；對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，發(fā)出書面警告，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格。四、采購流程（一）采購計劃制定1.設(shè)備管理部門根據(jù)公司管理層批準的設(shè)備采購需求，結(jié)合公司年度預(yù)算和資金狀況，制定詳細的《設(shè)備采購計劃》，明確采購設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格待采購數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等信息。2.《設(shè)備采購計劃》提交至公司管理層審批后，作為指導(dǎo)設(shè)備采購工作的依據(jù)。（二）采購方式選擇1.根據(jù)采購設(shè)備的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.對于達到國家規(guī)定招標(biāo)限額標(biāo)準的設(shè)備采購項目，必須按照相關(guān)法律法規(guī)進行招標(biāo)采購；對于未達到招標(biāo)限額標(biāo)準但采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜的設(shè)備采購項目，可采用邀請招標(biāo)或競爭性談判方式進行采購；對于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準統(tǒng)一、市場貨源充足的設(shè)備采購項目，可采用詢價采購方式進行采購；對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的設(shè)備，可采用單一來源采購方式進行采購。（三）采購文件編制1.根據(jù)選定的采購方式，由設(shè)備管理部門組織編制采購文件，采購文件應(yīng)包括采購公告（招標(biāo)邀請書）、采購需求說明書、采購合同條款、評標(biāo)標(biāo)準（談判文件、詢價文件等）等內(nèi)容。2.采購需求說明書應(yīng)詳細描述采購設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、性能要求、質(zhì)量標(biāo)準、售后服務(wù)等內(nèi)容，確保采購文件的準確性和完整性。3.采購合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、設(shè)備規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、驗收標(biāo)準、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，保障公司的合法權(quán)益。（四）采購實施1.對于招標(biāo)采購項目，按照相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部招標(biāo)管理規(guī)定，發(fā)布招標(biāo)公告（招標(biāo)邀請書），組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動，確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.對于競爭性談判、詢價采購等項目，與供應(yīng)商進行談判、詢價，比較各供應(yīng)商的報價、質(zhì)量、服務(wù)等情況，確定成交供應(yīng)商。3.對于單一來源采購項目，與唯一供應(yīng)商進行協(xié)商談判，確定采購價格和合同條款。（五）合同簽訂1.采購項目確定成交供應(yīng)商后，由設(shè)備管理部門負責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律部門進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為設(shè)備驗收、付款、售后服務(wù)等工作的依據(jù)。五、設(shè)備驗收（一）驗收準備1.設(shè)備到貨前，設(shè)備管理部門應(yīng)通知使用部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門做好驗收準備工作，明確驗收人員、驗收標(biāo)準、驗收流程等。2.使用部門應(yīng)根據(jù)采購合同和設(shè)備使用要求，制定詳細的設(shè)備操作手冊和維護保養(yǎng)計劃，確保設(shè)備能夠正常投入使用。（二）初步驗收1.設(shè)備到貨后，由設(shè)備管理部門組織相關(guān)部門按照采購合同和設(shè)備技術(shù)文件要求，對設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等進行初步驗收。2.初步驗收合格后，填寫《設(shè)備初步驗收報告》，作為設(shè)備安裝調(diào)試和最終驗收的依據(jù)。（三）安裝調(diào)試1.對于需要安裝調(diào)試的設(shè)備，由供應(yīng)商或?qū)I(yè)技術(shù)人員按照設(shè)備安裝調(diào)試說明書進行安裝調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。2.在安裝調(diào)試過程中，使用部門應(yīng)安排專人進行現(xiàn)場監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決安裝調(diào)試過程中出現(xiàn)的問題。（四）最終驗收1.設(shè)備安裝調(diào)試完成后，由設(shè)備管理部門組織相關(guān)部門按照采購合同和驗收標(biāo)準，對設(shè)備的性能、功能、運行狀況等進行最終驗收。2.最終驗收應(yīng)進行實際操作測試，檢查設(shè)備是否滿足采購需求說明書中的各項要求。3.驗收合格后，填寫《設(shè)備最終驗收報告》，作為設(shè)備正式投入使用和支付貨款的依據(jù)；驗收不合格的，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行整改或退換貨處理，直至驗收合格為止。六、付款管理（一）付款申請1.設(shè)備驗收合格后，供應(yīng)商應(yīng)向公司提交《付款申請單》，詳細說明設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關(guān)證明文件。2.設(shè)備管理部門對供應(yīng)商提交的付款申請進行審核，核實設(shè)備驗收情況、合同執(zhí)行情況等，確保付款申請的真實性和準確性。（二）付款審批1.設(shè)備管理部門審核通過后，將付款申請?zhí)峤恢霖攧?wù)部門進行付款審批。2.財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)管理制度和資金狀況，對付款申請進行審批，確保付款符合公司財務(wù)規(guī)定和資金安排。3.對于金額較大的付款申請，需提交公司管理層審批。（三）付款執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的付款申請，由財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款操作。2.財務(wù)部門應(yīng)及時記錄付款情況，確保付款信息的準確性和完整性。七、售后服務(wù)管理（一）售后服務(wù)協(xié)議簽訂1.在采購合同簽訂時，應(yīng)明確供應(yīng)商的售后服務(wù)責(zé)任和義務(wù)，要求供應(yīng)商提供詳細的售后服務(wù)承諾，包括售后服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)響應(yīng)時間、維修保養(yǎng)計劃等。2.與供應(yīng)商簽訂《售后服務(wù)協(xié)議》，作為售后服務(wù)管理的依據(jù)。（二）售后服務(wù)跟蹤1.設(shè)備投入使用后，設(shè)備管理部門應(yīng)定期對設(shè)備的運行狀況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并反饋設(shè)備出現(xiàn)的問題。2.對于設(shè)備出現(xiàn)的故障或問題，使用部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，要求其按照售后服務(wù)協(xié)議提供售后服務(wù)。（三）售后服務(wù)評價1.設(shè)備管理部門定期（每季度或每年）對供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量進行評價，填寫《售后服務(wù)評價表》。2.評價指標(biāo)包括但不限于服務(wù)響應(yīng)時間、維修質(zhì)量、維修費用、客戶滿意度等。3.根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商的售后服務(wù)進行獎懲管理：對于售后服務(wù)質(zhì)量優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C會；對于售后服務(wù)質(zhì)量較差的供應(yīng)商，發(fā)出書面警告，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應(yīng)商，按照合同約定追究其違約責(zé)任。八、采購檔案管理（一）檔案收集1.設(shè)備采購過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括采購需求申請表、采購計劃、采購文件、采購合同、驗收報告、付款申請單、售后服務(wù)協(xié)議等，由設(shè)備管理部門負責(zé)收集整理。2.檔案收集應(yīng)確保文件資料的完整性和準確性，不得遺漏重要信息。（二）檔案整理與歸檔1.設(shè)備管理部門對收集到的文件資料進行分類整理，按照時間順序、項目類別等進行編號和裝訂，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.將整理好的檔案資料歸檔保存，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，便于查詢和使用。（三）檔案保管與查閱1.明確檔案保管期限和保管要求，確保檔案的安全和完整。2.建立檔案查閱制度，嚴格控制檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)批準不得擅自查閱、復(fù)印檔案資料。如需查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準后，由檔案管理人員陪同查閱，并做好查閱記錄。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對設(shè)備采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等情況。2