PAGE規(guī)范會(huì)議記錄制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織內(nèi)部溝通與協(xié)作，提高會(huì)議效率和決策質(zhì)量，確保會(huì)議內(nèi)容得到準(zhǔn)確記錄和有效傳達(dá)，特制定本規(guī)范會(huì)議記錄制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)會(huì)議、管理層會(huì)議、部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：會(huì)議記錄應(yīng)如實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確無誤，不得歪曲或遺漏重要信息。2.完整性原則：涵蓋會(huì)議的各個(gè)方面，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等，保證記錄的完整性。3.及時(shí)性原則：會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理記錄，盡快形成會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)，避免因時(shí)間拖延導(dǎo)致信息遺忘或不準(zhǔn)確。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密信息的會(huì)議記錄，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、會(huì)議記錄的職責(zé)分工（一）記錄人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的記錄工作，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行記錄，使用統(tǒng)一的記錄模板或軟件。3.在會(huì)議過程中，如有疑問及時(shí)向主持人或相關(guān)人員核實(shí)信息，確保記錄的準(zhǔn)確性。4.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理記錄，形成會(huì)議紀(jì)要初稿，并提交給會(huì)議主持人或指定的審核人員。（二）審核人員職責(zé)1.對(duì)會(huì)議記錄初稿進(jìn)行審核，檢查記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否符合要求。2.對(duì)記錄中的決議事項(xiàng)、任務(wù)安排等進(jìn)行核對(duì)，確保責(zé)任明確、要求清晰。3.如有需要，與記錄人員溝通，對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充或修改，審核通過后簽字確認(rèn)。（三）主持人職責(zé)1.明確會(huì)議記錄的要求和規(guī)范，提醒記錄人員注意重要信息的記錄。2.在會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議記錄初稿進(jìn)行審閱，提出修改意見或確認(rèn)記錄內(nèi)容。3.負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的最終審批，確保會(huì)議紀(jì)要能夠準(zhǔn)確反映會(huì)議精神和決策結(jié)果。三、會(huì)議記錄的內(nèi)容要求（一）會(huì)議基本信息1.會(huì)議主題：明確會(huì)議討論的核心內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了地概括會(huì)議主旨。2.會(huì)議時(shí)間：記錄會(huì)議開始和結(jié)束的具體時(shí)間，精確到分鐘。3.會(huì)議地點(diǎn)：詳細(xì)記錄會(huì)議召開的具體地點(diǎn)。4.參會(huì)人員：列出參會(huì)人員的姓名、職務(wù)，如有缺席人員應(yīng)注明原因。（二）會(huì)議議程按照會(huì)議實(shí)際進(jìn)行的順序，記錄各項(xiàng)議程的標(biāo)題和主要內(nèi)容，包括議程的提出、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。（三）討論內(nèi)容1.詳細(xì)記錄會(huì)議討論的過程和各方觀點(diǎn)，包括發(fā)言者的姓名、職務(wù)以及發(fā)言內(nèi)容的核心要點(diǎn)。2.對(duì)于重要的討論內(nèi)容，應(yīng)記錄討論中的不同意見和分歧，以及最終達(dá)成的共識(shí)或解決方案。3.記錄會(huì)議中提出的問題、建議和解決方案，明確問題的提出者和解決方案的責(zé)任人。（四）決議事項(xiàng)1.準(zhǔn)確記錄會(huì)議形成的決議事項(xiàng)，包括決議的內(nèi)容、責(zé)任人、完成時(shí)間和預(yù)期目標(biāo)。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或人員的決議事項(xiàng)，應(yīng)明確各部門或人員的職責(zé)分工和協(xié)作要求。3.如有需要附圖、附件等相關(guān)資料，應(yīng)在會(huì)議記錄中注明，并確保資料與記錄內(nèi)容相互對(duì)應(yīng)。（五）其他事項(xiàng)記錄會(huì)議中出現(xiàn)的其他重要事項(xiàng),如臨時(shí)動(dòng)議、下一步工作計(jì)劃安排、需要跟進(jìn)的事項(xiàng)等。四、會(huì)議記錄的格式規(guī)范（一）標(biāo)題采用三號(hào)黑體字，居中排列，簡(jiǎn)潔明了地概括會(huì)議主題。（二）正文1.采用四號(hào)宋體字，行距為1.5倍行距，確保閱讀清晰。2.每段開頭空兩格，層次分明，條理清晰。3.對(duì)于決議事項(xiàng)、任務(wù)安排等重要內(nèi)容，可采用加粗、下劃線等方式進(jìn)行突出顯示。（三）編號(hào)根據(jù)會(huì)議記錄的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，采用不同的編號(hào)方式進(jìn)行標(biāo)識(shí)，如“一、”“（一）”“1.”“（1）”等，便于查閱和引用。（四）落款在會(huì)議記錄正文結(jié)尾處，注明記錄人員姓名、記錄日期，并加蓋公司公章（如有需要）。五、會(huì)議記錄的流程與管理（一）記錄準(zhǔn)備1.記錄人員提前了解會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員信息，準(zhǔn)備好記錄所需的工具，如筆記本、錄音設(shè)備（如需）、記錄模板等。2.確保記錄設(shè)備正常運(yùn)行，電量充足，記錄模板格式正確。（二）現(xiàn)場(chǎng)記錄1.在會(huì)議開始前，記錄人員應(yīng)再次確認(rèn)記錄設(shè)備和模板準(zhǔn)備就緒，并將會(huì)議基本信息填寫完整。2.會(huì)議過程中，記錄人員要集中精力，認(rèn)真傾聽發(fā)言內(nèi)容，快速準(zhǔn)確地記錄關(guān)鍵信息。對(duì)于重要觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、決議等，應(yīng)逐字記錄，避免遺漏。3.如有必要，記錄人員可采用速記符號(hào)、縮寫等方式提高記錄速度，但應(yīng)確保記錄內(nèi)容能夠準(zhǔn)確還原，不影響信息的完整性和準(zhǔn)確性。4.對(duì)于會(huì)議中的討論環(huán)節(jié)，記錄人員應(yīng)按照發(fā)言順序依次記錄各方觀點(diǎn)，對(duì)于不同意見和分歧要詳細(xì)記錄，并注明提出者和支持理由。（三）初稿整理1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)盡快對(duì)現(xiàn)場(chǎng)記錄進(jìn)行整理，補(bǔ)充完善遺漏的信息，核對(duì)記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性。2.根據(jù)記錄內(nèi)容，按照規(guī)范的格式要求，將會(huì)議基本信息、議程、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等進(jìn)行分類整理，形成會(huì)議紀(jì)要初稿。3.在整理過程中，對(duì)記錄中的語句進(jìn)行通順、規(guī)范的修改，確保表達(dá)清晰、邏輯連貫。（四）審核與修改1.會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，記錄人員應(yīng)及時(shí)提交給審核人員進(jìn)行審核。審核人員按照職責(zé)要求，對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行全面細(xì)致的審核。2.審核人員如發(fā)現(xiàn)記錄內(nèi)容存在問題，應(yīng)及時(shí)與記錄人員溝通，提出修改意見。記錄人員根據(jù)審核意見進(jìn)行補(bǔ)充、修改，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.對(duì)于審核通過的會(huì)議紀(jì)要初稿，審核人員應(yīng)簽字確認(rèn)，并注明審核日期。（五）分發(fā)與存檔1.審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定的范圍和流程進(jìn)行分發(fā)，確保參會(huì)人員和相關(guān)部門能夠及時(shí)獲取會(huì)議信息。2.會(huì)議紀(jì)要分發(fā)后，記錄人員應(yīng)將會(huì)議記錄的電子文檔和紙質(zhì)文檔進(jìn)行妥善存檔，以便日后查閱和參考。存檔期限應(yīng)按照公司/組織的檔案管理制度執(zhí)行，一般不少于[X]年。3.建立會(huì)議記錄索引目錄，方便快速查找和檢索特定會(huì)議的記錄內(nèi)容。六、會(huì)議記錄的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密信息的會(huì)議記錄，記錄人員和審核人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，妥善保管記錄資料，防止信息泄露。2.會(huì)議記錄應(yīng)存放在安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，設(shè)置必要的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。3.在會(huì)議記錄的傳閱和分發(fā)過程中，要注意控制范圍，避免無關(guān)人員接觸到記錄內(nèi)容。（二）安全管理1.定期對(duì)會(huì)議記錄的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.做好會(huì)議記錄的備份工作，防止因意外事件導(dǎo)致記錄數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，并定期進(jìn)行驗(yàn)證。3.如發(fā)現(xiàn)會(huì)議記錄存在安全隱患或信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。七、會(huì)議記錄的培訓(xùn)與監(jiān)督（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門應(yīng)定期組織會(huì)議記錄相關(guān)培訓(xùn)，提高記錄人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括會(huì)議記錄的規(guī)范要求、記錄技巧、格式排版、審核要點(diǎn)等，確保記錄人員能夠熟練掌握會(huì)議記錄的方法和流程。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式，以提高培訓(xùn)效果。（二）監(jiān)督機(jī)制1.建立會(huì)議記錄監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)會(huì)議記錄的質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性、格式規(guī)范性等方面。2.對(duì)于不符合要求的會(huì)議記錄，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。對(duì)記錄工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的人員進(jìn)行批評(píng)教育或相應(yīng)處罰。3.通過定期的會(huì)議記錄質(zhì)量評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，