PAGE外事制度規(guī)范一、總則（一）目的本外事制度規(guī)范旨在加強(qiáng)公司/組織的外事管理，規(guī)范外事活動(dòng)流程，確保外事工作的順利開(kāi)展，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，促進(jìn)國(guó)際交流與合作，提升公司/組織的國(guó)際形象和競(jìng)爭(zhēng)力。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及外事活動(dòng)的部門、人員及其相關(guān)活動(dòng)。包括但不限于因公出國(guó)（境）訪問(wèn)、接待外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組、參加國(guó)際會(huì)議、舉辦國(guó)際展覽、開(kāi)展國(guó)際合作項(xiàng)目等。（三）基本原則1.遵守法律法規(guī)：外事活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守中華人民共和國(guó)的法律法規(guī)以及相關(guān)國(guó)際條約和慣例。2.維護(hù)國(guó)家利益：堅(jiān)決維護(hù)國(guó)家主權(quán)、安全和發(fā)展利益，在對(duì)外交往中展現(xiàn)中國(guó)企業(yè)/組織的良好形象。3.規(guī)范有序：外事活動(dòng)應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保各項(xiàng)工作有條不紊地開(kāi)展。4.務(wù)實(shí)高效：注重外事活動(dòng)的實(shí)際效果，提高工作效率，避免形式主義。5.保密安全：加強(qiáng)外事活動(dòng)中的保密工作，確保國(guó)家秘密和公司/組織商業(yè)秘密的安全，同時(shí)保障人員和財(cái)產(chǎn)安全。二、外事審批與備案（一）審批權(quán)限1.因公出國(guó)（境）公司/組織高層管理人員因公出國(guó)（境），需報(bào)上級(jí)主管部門審批，并按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。中層管理人員因公出國(guó)（境），由所在部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司/組織外事管理部門審核后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。一般工作人員因公出國(guó)（境），由所在部門提出申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，外事管理部門審批后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)備案。2.接待外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組接待重要外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組，需提前制定詳細(xì)接待計(jì)劃，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。接待計(jì)劃應(yīng)包括來(lái)訪團(tuán)組基本情況、來(lái)訪目的、日程安排、陪同人員等內(nèi)容。一般性外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組的接待，由所在部門提出申請(qǐng)，經(jīng)外事管理部門審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.申請(qǐng)：外事活動(dòng)承辦部門或個(gè)人應(yīng)提前填寫《外事活動(dòng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明活動(dòng)背景、目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審核：外事管理部門對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查活動(dòng)的必要性、合規(guī)性、安全性以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等方面。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與承辦部門溝通并要求補(bǔ)充或修改材料。3.審批：根據(jù)審核意見(jiàn)，按照審批權(quán)限提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，外事管理部門向承辦部門或個(gè)人出具審批意見(jiàn)。4.備案：外事活動(dòng)結(jié)束后，承辦部門或個(gè)人應(yīng)及時(shí)將活動(dòng)總結(jié)、成果報(bào)告等材料報(bào)外事管理部門備案。外事管理部門對(duì)備案材料進(jìn)行整理歸檔，作為外事工作管理和評(píng)估的依據(jù)。（三）備案要求1.備案材料應(yīng)包括外事活動(dòng)的詳細(xì)情況，如活動(dòng)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)內(nèi)容、成果總結(jié)等。2.涉及重要外事活動(dòng)或與敏感地區(qū)、敏感領(lǐng)域相關(guān)的活動(dòng)，應(yīng)提供更詳細(xì)全面的備案材料，包括活動(dòng)照片、視頻、會(huì)議紀(jì)要等。3.備案材料應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠清晰反映外事活動(dòng)的全過(guò)程和實(shí)際效果。三、因公出國(guó)（境）管理（一）出國(guó)（境）任務(wù)審批1.因公出國(guó)（境）人員應(yīng)根據(jù)工作需要，明確出國(guó)（境）任務(wù)，填寫《因公出國(guó)（境）任務(wù)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明出訪目的、任務(wù)內(nèi)容、停留時(shí)間、前往國(guó)家（地區(qū)）等信息。2.出國(guó)（境）任務(wù)應(yīng)與公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和工作重點(diǎn)緊密相關(guān)，具有明確的實(shí)質(zhì)性工作內(nèi)容，不得安排無(wú)實(shí)質(zhì)意義的出訪活動(dòng)。3.外事管理部門對(duì)出國(guó)（境）任務(wù)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查任務(wù)的必要性、可行性以及與公司/組織業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）護(hù)照與簽證辦理1.經(jīng)批準(zhǔn)的因公出國(guó)（境）人員，由外事管理部門統(tǒng)一辦理護(hù)照和簽證手續(xù)。2.辦理護(hù)照時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定提交相關(guān)材料，確保信息真實(shí)準(zhǔn)確。護(hù)照辦理完成后，外事管理部門應(yīng)妥善保管，并在出國(guó)（境）前及時(shí)發(fā)放給出國(guó)（境）人員。3.辦理簽證時(shí)，應(yīng)根據(jù)前往國(guó)家（地區(qū)）的要求，準(zhǔn)備齊全所需材料，并提前與該國(guó)駐華使領(lǐng)館或簽證申請(qǐng)服務(wù)機(jī)構(gòu)溝通聯(lián)系，確保簽證申請(qǐng)順利進(jìn)行。如遇簽證申請(qǐng)困難或問(wèn)題，外事管理部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決。（三）境外行程安排1.出國(guó)（境）人員應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的出國(guó)（境）任務(wù)，制定詳細(xì)的境外行程計(jì)劃，包括訪問(wèn)單位、會(huì)議安排、商務(wù)活動(dòng)、考察調(diào)研等內(nèi)容。行程計(jì)劃應(yīng)提前報(bào)外事管理部門備案。2.境外行程應(yīng)緊湊合理，避免不必要的停留和繞道。在安排商務(wù)活動(dòng)和會(huì)議時(shí)，應(yīng)注重實(shí)效，確?；顒?dòng)內(nèi)容與出國(guó)（境）任務(wù)緊密相關(guān)。3.如需變更境外行程，應(yīng)提前向外事管理部門提出申請(qǐng)，說(shuō)明變更原因及變更后的行程安排。經(jīng)外事管理部門審核并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可變更。（四）境外費(fèi)用管理1.因公出國(guó)（境）費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家和公司/組織的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，實(shí)行預(yù)算控制和審批管理。2.出國(guó)（境）人員應(yīng)根據(jù)境外行程和任務(wù)需要，合理編制費(fèi)用預(yù)算，包括國(guó)際旅費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、公雜費(fèi)等。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)外事管理部門審核，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.在境外期間，出國(guó)（境）人員應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制費(fèi)用支出，不得擅自提高標(biāo)準(zhǔn)或增加不必要的開(kāi)支。如需超預(yù)算支出，應(yīng)提前向外事管理部門報(bào)告，并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可支出。4.回國(guó)后，出國(guó)（境）人員應(yīng)及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)，并提交相關(guān)票據(jù)和憑證。外事管理部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出合規(guī)合理。（五）境外安全與保密1.出國(guó)（境）人員應(yīng)增強(qiáng)安全意識(shí)，遵守所在國(guó)家（地區(qū)）的法律法規(guī)和風(fēng)俗習(xí)慣，注意人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。2.在境外期間，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，不得泄露國(guó)家秘密和公司/組織商業(yè)秘密。涉及敏感信息的交流和處理，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保信息安全。3.如遇緊急情況或突發(fā)事件，出國(guó)（境）人員應(yīng)及時(shí)與駐外使領(lǐng)館或公司/組織國(guó)內(nèi)總部取得聯(lián)系，并采取有效措施妥善處理。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)向外事管理部門報(bào)告事件情況。四、外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組接待管理（一）接待準(zhǔn)備工作1.信息收集：在接到外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組的接待任務(wù)后，外事管理部門應(yīng)及時(shí)收集來(lái)訪團(tuán)組的基本信息，包括團(tuán)組人員構(gòu)成、來(lái)訪目的、行程安排、特殊要求等。2.制定接待計(jì)劃：根據(jù)收集到的信息，外事管理部門會(huì)同相關(guān)部門制定詳細(xì)的接待計(jì)劃。接待計(jì)劃應(yīng)包括接待規(guī)格、日程安排、陪同人員、活動(dòng)內(nèi)容、餐飲住宿安排、交通安排等內(nèi)容。接待計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.通知協(xié)調(diào)：接待計(jì)劃批準(zhǔn)后，外事管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員做好接待準(zhǔn)備工作。各部門應(yīng)按照接待計(jì)劃的要求，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保接待工作順利進(jìn)行。（二）接待規(guī)格與安排**1.接待規(guī)格：根據(jù)來(lái)訪團(tuán)組的重要程度和與公司/組織的合作關(guān)系，確定相應(yīng)的接待規(guī)格。接待規(guī)格應(yīng)與來(lái)訪團(tuán)組的身份和地位相匹配，體現(xiàn)公司/組織的重視程度。2.陪同人員：安排合適的陪同人員參與接待活動(dòng)，陪同人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)情況，具備良好的溝通能力和外事禮儀素養(yǎng)。陪同人員的安排應(yīng)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.活動(dòng)安排：根據(jù)來(lái)訪團(tuán)組的目的和興趣，合理安排參觀考察、業(yè)務(wù)洽談、文化交流等活動(dòng)內(nèi)容?；顒?dòng)安排應(yīng)注重實(shí)效，突出公司/組織的優(yōu)勢(shì)和特色，增進(jìn)雙方的了解和合作。（三）餐飲與住宿安排1.餐飲安排：根據(jù)來(lái)訪團(tuán)組的飲食習(xí)慣和接待標(biāo)準(zhǔn)，合理安排餐飲。餐飲安排應(yīng)注重食品安全和營(yíng)養(yǎng)搭配，體現(xiàn)地方特色和公司/組織文化。2.住宿安排：根據(jù)來(lái)訪團(tuán)組的人數(shù)和級(jí)別，選擇合適的住宿地點(diǎn)。住宿地點(diǎn)應(yīng)交通便利、設(shè)施齊全、安全舒適。在安排住宿時(shí)，應(yīng)尊重來(lái)訪團(tuán)組的意見(jiàn)和習(xí)慣。（四）交通安排1.根據(jù)來(lái)訪團(tuán)組的行程安排，合理安排交通車輛。交通車輛應(yīng)確保安全舒適，滿足接待需求。2.在安排交通車輛時(shí)，應(yīng)提前與交通部門溝通協(xié)調(diào)，確保車輛準(zhǔn)時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)接送來(lái)訪團(tuán)組。同時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)車輛調(diào)度和安全保障工作。（五）接待費(fèi)用管理1.外國(guó)來(lái)訪團(tuán)組接待費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家和公司/組織的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，實(shí)行預(yù)算控制和審批管理。2.外事管理部門應(yīng)根據(jù)接待計(jì)劃編制接待費(fèi)用預(yù)算，包括住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、交通費(fèi)、參觀考察費(fèi)、禮品費(fèi)等。接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.在接待過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制費(fèi)用支出，不得擅自提高標(biāo)準(zhǔn)或增加不必要的開(kāi)支。如需超預(yù)算支出，應(yīng)提前向外事管理部門報(bào)告，并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可支出。4.接待活動(dòng)結(jié)束后，外事管理部門應(yīng)及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)，并提交相關(guān)票據(jù)和憑證。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出合規(guī)合理。五、國(guó)際會(huì)議與展覽管理（一）會(huì)議與展覽申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)各部門如需參加國(guó)際會(huì)議或舉辦國(guó)際展覽，應(yīng)提前填寫《國(guó)際會(huì)議/展覽申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明會(huì)議/展覽名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參會(huì)/參展人員、預(yù)算等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)外事管理部門審批。外事管理部門重點(diǎn)審查會(huì)議/展覽的必要性、合規(guī)性、可行性以及與公司/組織業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）會(huì)議與展覽組織實(shí)施1.會(huì)議組織：對(duì)于參加的國(guó)際會(huì)議，應(yīng)提前做好會(huì)議注冊(cè)、資料準(zhǔn)備、行程安排等工作。在會(huì)議期間，應(yīng)積極參與會(huì)議活動(dòng)，展示公司/組織形象，加強(qiáng)與國(guó)內(nèi)外同行的交流與合作。對(duì)于舉辦的國(guó)際展覽，應(yīng)提前做好展覽策劃、展位設(shè)計(jì)、展品準(zhǔn)備、宣傳推廣等工作。展覽期間，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)展位接待和講解工作，確保展覽活動(dòng)順利進(jìn)行。2.人員管理：加強(qiáng)對(duì)參會(huì)/參展人員的管理，要求其遵守會(huì)議/展覽的各項(xiàng)規(guī)定和要求，積極參與活動(dòng)，不得擅自離會(huì)或脫展。3.安全保障：做好會(huì)議/展覽期間的安全保障工作，確保人員和財(cái)產(chǎn)安全。加強(qiáng)對(duì)展覽場(chǎng)館或會(huì)議場(chǎng)所的安全檢查，配備必要的安全設(shè)施和應(yīng)急設(shè)備。（三）會(huì)議與展覽費(fèi)用管理1.國(guó)際會(huì)議/展覽費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家和公司/組織的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，實(shí)行預(yù)算控制和審批管理。2.申請(qǐng)部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議/展覽的規(guī)模和要求，合理編制費(fèi)用預(yù)算，包括注冊(cè)費(fèi)、差旅費(fèi)、展位費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、宣傳推廣費(fèi)等。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)外事管理部門審核，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.在會(huì)議/展覽期間，應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制費(fèi)用支出，不得擅自提高標(biāo)準(zhǔn)或增加不必要的開(kāi)支。如需超預(yù)算支出，應(yīng)提前向外事管理部門報(bào)告，并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可支出。4.會(huì)議/展覽結(jié)束后，申請(qǐng)部門應(yīng)及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)，并提交相關(guān)票據(jù)和憑證。外事管理部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出合規(guī)合理。六、國(guó)際合作項(xiàng)目管理（一）項(xiàng)目立項(xiàng)與審批1.公司/組織開(kāi)展國(guó)際合作項(xiàng)目，應(yīng)首先進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)。項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)應(yīng)包括項(xiàng)目背景、合作方情況、項(xiàng)目目標(biāo)、實(shí)施計(jì)劃、預(yù)算安排等內(nèi)容，并提交相關(guān)可行性研究報(bào)告。2.項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)外事管理部門審批。外事管理部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估論證，重點(diǎn)審查項(xiàng)目的必要性、可行性、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益等方面。審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）合作協(xié)議簽訂1.項(xiàng)目立項(xiàng)批準(zhǔn)后，應(yīng)與合作方簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、資金投入、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.合作協(xié)議簽訂前，應(yīng)提交公司/組織法律部門進(jìn)行審核，確保協(xié)議內(nèi)容合法合規(guī)。審核通過(guò)后，按照公司/組織合同管理規(guī)定辦理簽訂手續(xù)。（三）項(xiàng)目實(shí)施與監(jiān)督1.國(guó)際合作項(xiàng)目應(yīng)按照合作協(xié)議的要求組織實(shí)施，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和各參與部門的職責(zé)分工，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。2.外事管理部門應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目存在重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取有效措施加以解決。（四）項(xiàng)目驗(yàn)收與總結(jié)1.國(guó)際合作項(xiàng)目完成后，應(yīng)按照合作協(xié)議的要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括項(xiàng)目目標(biāo)完成情況、技術(shù)指標(biāo)達(dá)成情況、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益評(píng)估等方面。2.項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)，總結(jié)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后開(kāi)展類似項(xiàng)目提供參考。同時(shí)，應(yīng)將項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告報(bào)外事管理部門備案。七、外事禮儀與文化交流（一）外事禮儀規(guī)范1.公司/組織外事人員應(yīng)熟悉并遵守國(guó)際通行的外事禮儀規(guī)范，注重儀表儀態(tài)，言行舉止得體大方。2.在與外國(guó)人士交往過(guò)程中，應(yīng)尊重對(duì)方的文化習(xí)俗、宗教信仰和個(gè)人隱私，避免因文化差異而產(chǎn)生誤解或沖突。3.外事活動(dòng)中，應(yīng)遵循平等、互利、誠(chéng)信的原則，注重溝通交流技巧，展現(xiàn)公司/組織的良好形象和專業(yè)素養(yǎng)。（二）文化交流活動(dòng)1.積極開(kāi)展文化交流活動(dòng)，增進(jìn)與外國(guó)合作伙伴和友好人士之間的相互了解和友誼。文化交流活動(dòng)可以包括舉辦文化講座、藝術(shù)展覽、民俗體驗(yàn)等形式。2.在文化交流活動(dòng)中，應(yīng)注重傳播中華優(yōu)秀文化，展示中國(guó)企業(yè)/組織的文化特色和魅力，同時(shí)學(xué)習(xí)借鑒外國(guó)優(yōu)秀文化成果，促進(jìn)文化交流與融合。3.鼓勵(lì)公司/組織員工參與文化交流活動(dòng)，提高員工的文化素養(yǎng)和跨文化交流能力，為公司/組織的外事工作提供有力支持。八、外事檔案管理（一）檔案收集外事管理部門應(yīng)及時(shí)收集、整理外事活動(dòng)中形成的各類文件、資料、照片、視頻等檔案材料。檔案材料應(yīng)確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，能夠全面反映外事活動(dòng)的全過(guò)程。（二）檔案整理與歸檔1.對(duì)外事檔案材料進(jìn)行分類整理，按照不同的類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)和裝訂。2.建立健全外事檔案管理制度，明確檔案保管期限和保管要求。外