PAGE檔案制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備齊全，嚴(yán)禁弄虛作假和篡改檔案信息。3.完整系統(tǒng)原則檔案應(yīng)涵蓋公司/組織工作的各個方面，保持其完整性和系統(tǒng)性，能夠全面反映公司/組織的發(fā)展歷程和工作成果。4.安全保密原則加強檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案的丟失、損壞、泄露和非法利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，作為檔案管理的專門機構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織的檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案的查閱和利用提供便利。4.開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)、科研等工作提供檔案信息支持。5.對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新，確保檔案管理工作的正常開展。7.做好檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表，為公司/組織的檔案管理決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目工作，確保檔案整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的程序和方法，為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和跟蹤反饋工作。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對擬銷毀檔案進(jìn)行審核，確保銷毀檔案符合規(guī)定要求。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（四）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供本部門檔案利用的相關(guān)信息。4.宣傳檔案管理知識，提高本部門員工的檔案意識，督促本部門員工及時將辦理完畢的文件材料歸檔。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案主要包括公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)管理等活動中形成的各類文件材料，如請示、報告、通知、決定、會議紀(jì)要等。2.科技檔案涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動中形成的具有保存價值的文件材料，如科研項目立項報告、技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、施工記錄、設(shè)備檔案等。3.人事檔案記錄員工個人基本情況、工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)、考核獎懲、工資福利等信息的文件材料，包括員工履歷表、勞動合同、考核表、培訓(xùn)證書等。4.財務(wù)檔案反映公司/組織財務(wù)收支、會計核算、財務(wù)管理等活動的文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.業(yè)務(wù)檔案公司/組織在經(jīng)營管理、市場營銷、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動中形成的檔案，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、客戶資料、市場調(diào)研報告等。6.聲像檔案以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動、事件、人物等內(nèi)容的檔案材料。7.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，便于檔案的分類管理和檢索查詢。2.編號方法文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式，如2023永久001?？萍紮n案編號：根據(jù)項目名稱、專業(yè)類別、階段等因素進(jìn)行編號，如KJ20230101001，表示2023年第1個科研項目的第1類文件的第1份檔案。人事檔案編號：按照員工入職順序進(jìn)行編號，如RS2023001，表示2023年入職的第1名員工的檔案。財務(wù)檔案編號：根據(jù)會計年度、檔案類別進(jìn)行編號，如CW2023憑證001，表示2023年的會計憑證檔案。業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)類型、時間順序等進(jìn)行編號，如YW202302001，表示2023年第2類業(yè)務(wù)的第1份檔案。聲像檔案編號：按照拍攝時間、主題進(jìn)行編號，如SX20230501公司年會，表示2023年5月1日拍攝的關(guān)于公司年會的聲像檔案。電子檔案編號：與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號一致，并在編號后添加“E”標(biāo)識區(qū)分，如2023永久001E。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。3.公司/組織員工個人在工作中形成的與公司/組織相關(guān)的重要文件材料，如科研成果、技術(shù)總結(jié)、業(yè)務(wù)報告等。4.公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的相關(guān)資料。5.其他應(yīng)歸檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集歸檔。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰（電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整），簽字蓋章齊全，手續(xù)完備。3.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理，確保檔案的時效性。4.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人在工作期間形成的屬于公司/組織的文件材料全部移交歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。（四）整理方法1.文書檔案整理采用年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法，將歸檔文件按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，然后在每個保管期限內(nèi)按機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類排列，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案整理按照項目階段、專業(yè)類別等進(jìn)行分類整理，建立項目檔案卷內(nèi)目錄和總目錄，對圖紙、圖表等應(yīng)折疊整齊，編注頁碼。3.人事檔案整理根據(jù)人事檔案管理規(guī)定，按照檔案內(nèi)容分類順序進(jìn)行整理，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范，裝訂整齊。4.財務(wù)檔案整理按照會計憑證、賬簿、報表等類別分別整理，會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，賬簿應(yīng)按年度整理歸檔，報表應(yīng)按時間順序排列。5.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程，對合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、客戶資料等進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引和目錄。6.聲像檔案整理對照片檔案應(yīng)進(jìn)行編號、標(biāo)注說明，按時間順序或主題分類整理；對錄音、錄像檔案應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)錄、標(biāo)注，建立聲像檔案目錄。7.電子檔案整理按照電子文件的類別和存儲位置進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子文件的可讀性和可利用性。同時，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤存儲柜等，按照檔案類別和編號順序存放檔案，便于查找和管理。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。同時，要建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，防止電子檔案被非法篡改或刪除。4.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過程中受到損壞或丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實反映公司/組織的工作活動，是否具有查考利用價值。2.檔案的形成時間、來源、形式等是否符合公司/組織檔案管理的要求。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的實際價值確定其保管期限和存毀。2.分析比較法將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、價值等方面的差異，確定其保存價值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的檔案編制銷毀清冊，銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷登記，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作交流等需要查閱公司/組織相關(guān)檔案，但須經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱員工可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用日期、利用者姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號、歸還日期等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（四）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司/組織商