PAGE研判會議制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的研判會議管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議決策的科學性、準確性和有效性，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各類研判會議，包括但不限于戰(zhàn)略規(guī)劃研判會、重大項目決策研判會、風險評估研判會等。（三）基本原則1.合法性原則：會議的組織、召開和決策必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.科學性原則：運用科學的方法和工具，對相關(guān)信息進行全面、深入、系統(tǒng)的分析和研究，為決策提供可靠依據(jù)。3.民主性原則：充分發(fā)揚民主，鼓勵參會人員積極發(fā)表意見和建議，確保決策的公正性和合理性。4.高效性原則：優(yōu)化會議流程，提高會議效率，避免冗長、繁瑣的討論，確保會議能夠及時、有效地達成預(yù)期目標。二、會議組織（一）會議發(fā)起1.發(fā)起部門：根據(jù)會議主題和目的，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門、職能部門或項目團隊發(fā)起研判會議。2.發(fā)起申請：發(fā)起部門需填寫《研判會議發(fā)起申請表》，詳細說明會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程安排等信息，并提交至會議管理部門進行審核。（二）會議審核1.審核部門：會議管理部門負責對《研判會議發(fā)起申請表》進行審核，重點審核會議的必要性、議程合理性、參會人員范圍等。2.審核意見：審核部門應(yīng)在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)給出審核意見。如審核通過，申請表將進入會議籌備流程；如審核不通過，應(yīng)及時反饋發(fā)起部門并說明原因，發(fā)起部門需根據(jù)審核意見進行修改后重新提交申請。（三）會議籌備1.會議通知：審核通過后，會議管理部門負責發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)提前[X]個工作日發(fā)送至參會人員，通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程安排、參會要求等。2.資料準備：發(fā)起部門負責準備與會議主題相關(guān)的資料，如背景資料、數(shù)據(jù)報告以及分析材料等，并在會議前[X]個工作日將資料發(fā)送至參會人員。3.場地安排：會議管理部門負責根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前安排合適的會議場地，并確保場地設(shè)施設(shè)備正常運行。4.人員安排：會議管理部門負責安排會議記錄人員、技術(shù)支持人員等相關(guān)工作人員，確保會議順利進行。三、會議議程（一）議程制定1.議程初稿：發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)會議主題和目的，制定會議議程初稿，并在提交《研判會議發(fā)起申請表》時一并提交。議程初稿應(yīng)明確會議的各個環(huán)節(jié)、時間安排以及主要討論內(nèi)容。2.議程審核：會議管理部門對議程初稿進行審核，重點審核議程的邏輯性、完整性以及時間分配的合理性。審核通過后的議程將作為會議的正式議程。3.議程調(diào)整：在會議召開前，如遇特殊情況需要調(diào)整議程，發(fā)起部門應(yīng)提前[X]個小時通知會議管理部門和參會人員，并說明調(diào)整原因和內(nèi)容。會議管理部門負責對調(diào)整后的議程進行審核，并及時通知相關(guān)人員。（二）議程內(nèi)容1.開場介紹：主持人介紹會議背景、目的和議程安排，明確會議的規(guī)則和要求。2.主題匯報：相關(guān)負責人就會議主題進行匯報，介紹相關(guān)情況、分析現(xiàn)狀、提出問題或解決方案，并提供必要的數(shù)據(jù)和資料支持。3.討論交流：參會人員圍繞匯報內(nèi)容展開討論，發(fā)表意見和建議，進行充分的溝通和交流。討論過程中應(yīng)注重事實依據(jù)，避免情緒化發(fā)言和無端猜測。4.專家點評：根據(jù)會議需要，邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家進行點評和指導，提供專業(yè)的意見和建議，提升會議決策的科學性。5.決策形成：在充分討論和交流的基礎(chǔ)上，參會人員對會議主題進行表決，形成決策意見。決策意見應(yīng)明確、具體，具有可操作性。6.總結(jié)發(fā)言：主持人對會議進行總結(jié)，強調(diào)會議重點和決策要點，明確下一步工作安排和責任分工。四、會議參與（一）參會人員1.確定原則：根據(jù)會議主題和目的，由發(fā)起部門確定參會人員名單。參會人員應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識、經(jīng)驗和決策權(quán)，能夠為會議決策提供有價值的意見和建議。2.參會范圍：參會人員包括公司/組織領(lǐng)導、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、職能部門負責人、項目團隊成員、專家顧問等。必要時，可邀請外部相關(guān)機構(gòu)或人員參加會議。3.參會要求：參會人員應(yīng)提前做好準備，熟悉會議資料，準時參加會議。在會議期間，應(yīng)認真聽取他人發(fā)言，積極參與討論，尊重他人意見，不得隨意打斷他人發(fā)言。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前向會議發(fā)起部門請假，并安排合適的人員代為參會。（二）會議主持1.主持人職責：會議主持人負責會議的組織、引導和協(xié)調(diào)工作，確保會議按照議程順利進行。主持人應(yīng)具備較強的組織能力、溝通能力和應(yīng)變能力，能夠有效地控制會議節(jié)奏和氛圍。2.主持人選拔：根據(jù)會議性質(zhì)和要求，由會議管理部門選拔合適的主持人。主持人應(yīng)熟悉會議主題和相關(guān)業(yè)務(wù)知識，具有豐富的會議主持經(jīng)驗。3.主持人行為規(guī)范：主持人在會議期間應(yīng)保持中立、公正的態(tài)度，不得偏袒任何一方。應(yīng)引導參會人員圍繞主題進行討論，避免偏離主題或出現(xiàn)混亂局面。對于參會人員的發(fā)言，應(yīng)給予充分的關(guān)注和回應(yīng)，及時進行總結(jié)和歸納。（三）會議記錄1.記錄人員職責：會議記錄人員負責會議內(nèi)容的記錄工作，包括會議發(fā)言、討論要點、決策結(jié)果等。記錄應(yīng)準確、完整、清晰，能夠真實反映會議的全過程。2.記錄方式：會議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式。記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議記錄，并形成《研判會議紀要》。3.紀要內(nèi)容：《研判會議紀要》應(yīng)包括會議基本信息（如會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、會議主要內(nèi)容、決策結(jié)果以及下一步工作安排等。紀要內(nèi)容應(yīng)語言簡潔、邏輯清晰，便于參會人員查閱和理解。4.紀要審核：會議管理部門對《研判會議紀要》進行審核，確保紀要內(nèi)容準確無誤、符合會議實際情況。審核通過后的紀要將作為會議的正式文件進行存檔，并發(fā)送至參會人員和相關(guān)部門。五、會議決策（一）決策方式1.投票表決：對于一些重要事項的決策，可采用投票表決的方式進行。投票表決應(yīng)明確表決事項、表決方式（如記名投票、無記名投票等）和表決規(guī)則（如多數(shù)通過、三分之二多數(shù)通過等）。2.協(xié)商一致：在一些情況下，可通過參會人員之間的協(xié)商和溝通，達成一致意見作為決策結(jié)果。協(xié)商一致的過程應(yīng)充分尊重各方意見，尋求最大公約數(shù)。3.領(lǐng)導決策：對于一些重大事項或緊急情況，可由公司/組織領(lǐng)導根據(jù)會議討論情況直接做出決策。領(lǐng)導決策應(yīng)充分考慮各方面因素，確保決策的科學性和合理性。（二）決策執(zhí)行1.責任明確：根據(jù)會議決策結(jié)果，明確各項工作的責任部門和責任人。責任部門和責任人應(yīng)制定具體的工作計劃和實施方案，確保決策能夠得到有效執(zhí)行。2.跟蹤監(jiān)督：會議管理部門負責對決策執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，定期檢查工作進展情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。對于執(zhí)行不力的部門和責任人，應(yīng)進行督促和問責。3.反饋調(diào)整：在決策執(zhí)行過程中，如遇實際情況發(fā)生變化或出現(xiàn)新問題，責任部門應(yīng)及時向會議發(fā)起部門反饋，并提出調(diào)整建議。會議發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)反饋情況，組織相關(guān)人員進行研究和討論，必要時召開會議對決策進行調(diào)整。六、會議保密（一）保密范圍1.會議資料：包括會議籌備過程中準備的各類資料、會議期間產(chǎn)生的文件、記錄、報告等。2.會議內(nèi)容：參會人員在會議期間交流的涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、敏感信息等內(nèi)容。3.決策信息：會議形成的決策意見、尚未公開的工作安排等信息。（二）保密措施1.資料管理：會議資料應(yīng)妥善保管，專人負責，嚴格限制查閱范圍。對于涉及保密內(nèi)容的資料，應(yīng)進行加密存儲或采取其他保密措施。2.人員管理：參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將會議資料和內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。在會議期間，如需討論保密事項，應(yīng)選擇在保密場所進行，并避免無關(guān)人員在場。3.技術(shù)保障：利用信息技術(shù)手段加強會議保密管理，如采用加密會議系統(tǒng)、設(shè)置會議密碼等，防止會議信息被竊取或泄露。（三）違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定：對于違反會議保密規(guī)定的行為，如擅自泄露會議資料和內(nèi)容、未經(jīng)授權(quán)傳播決策信息等，應(yīng)予以明確界定。2.處理措施：對于違規(guī)人員視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。同時，應(yīng)追究相關(guān)部門和責任人的管理責任。如因違規(guī)行為給公司/組織造成損失時，違規(guī)人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。七、會議評估（一）評估指標1.會議效率：評估會議是否按照預(yù)定時間完成議程，參會人員是否充分利用會議時間進行有效討論和決策。2.會議質(zhì)量：評估會議決策的科學性、準確性和合理性，以及會議討論的深度和廣度。3.參會滿意度：通過問卷調(diào)查或現(xiàn)場訪談等方式，了解參會人員對會議組織、議程安排、討論效果等方面的滿意度。（二）評估方式1.自我評估：會議結(jié)束后，參會人員可對會議進行自我評估，填寫《研判會議自我評估表》，反饋自己對會議的看法和建議。2.綜合評估：會議管理部門定期對公司/組織內(nèi)部的研判會議進行綜合評估，結(jié)合自我評估結(jié)果、會議記錄、決策執(zhí)行情況等進行全面分析。3.評估報告：會議管理部門根據(jù)評估結(jié)果撰寫《研判會議評估報告》，總結(jié)會議管理工作中的經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議。（三）持續(xù)改進1.改進措施制定：根據(jù)《研判會議評估報告》，會議管理部門會同相關(guān)部門制定具體的改進措施，明確責任人和時間節(jié)點，確保改進工作能夠得到有效落實。2.效果跟蹤：對改進措施的執(zhí)行效果進行跟蹤檢查，及時調(diào)整和完善改進措施，不斷提高會議管理水平和質(zhì)量。八、附則（