PAGE規(guī)范油卡電卡管理制度一、總則（一）目的為加強公司油卡、電卡的管理，規(guī)范使用流程，確保油卡、電卡使用的合理性、安全性和經濟性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及油卡、電卡使用的部門和人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保油卡、電卡的使用合法合規(guī)。2.準確性原則：記錄準確的油卡、電卡使用信息，保證數(shù)據(jù)真實可靠。3.安全性原則：加強油卡、電卡的保管和使用安全，防止信息泄露和被盜用。4.經濟性原則：優(yōu)化油卡、電卡使用，降低公司運營成本。二、油卡管理（一）油卡申請1.各部門因工作需要使用油卡時，應提前填寫《油卡申請表》，詳細注明申請油卡的車輛信息（包括車牌號、車型等）、預計使用時間段、預計使用油量及用途等。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對申請信息進行初步審核，確認是否符合公司實際工作需求及相關規(guī)定，審核通過后報公司分管領導審批。（二）油卡辦理1.行政部門根據(jù)審批通過的申請表，統(tǒng)一辦理油卡。辦理油卡時，應選擇信譽良好、服務規(guī)范的加油站，并確保油卡的開戶信息準確無誤，包括公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。2.油卡辦理完成后，行政部門應及時將油卡及相關密碼等信息交接給使用部門指定的專人負責保管。（三）油卡充值1.行政部門應定期統(tǒng)計各部門油卡的使用情況，根據(jù)剩余油量及預計使用需求，提前制定油卡充值計劃。2.油卡充值由行政部門統(tǒng)一辦理，充值前需核對油卡卡號、充值金額等信息，確保充值準確無誤。充值完成后，行政部門應及時更新油卡余額記錄，并將充值憑證妥善保存。（四）油卡使用1.使用油卡加油時，必須由指定的專人駕駛公司車輛前往加油站進行加油操作。加油人員應要求加油站工作人員提供詳細的加油清單，包括加油時間、加油量、加油金額等，并簽字確認。2.加油清單作為油卡使用的原始憑證，使用部門應及時將其交至行政部門進行核對和登記。行政部門核對加油清單與車輛實際行駛里程、油耗等情況是否相符，如有異常應及時查明原因并進行處理。3.嚴禁使用油卡為非公司車輛加油，嚴禁將油卡轉借他人使用。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，將按照公司相關規(guī)定嚴肅處理。（五）油卡保管1.油卡保管人員應妥善保管油卡，不得隨意將油卡放置在易丟失或被盜的地方。如油卡不慎遺失，應立即向行政部門報告，并采取掛失等措施，防止油卡被盜用。2.油卡保管人員應定期檢查油卡的余額及使用記錄，確保油卡信息準確無誤。如發(fā)現(xiàn)油卡余額異?；蚴褂糜涗洸环惹闆r，應及時向行政部門報告并協(xié)助調查處理。（六）油卡結算1.行政部門每月定期對各部門油卡的使用情況進行匯總統(tǒng)計，根據(jù)加油清單及充值記錄，核算各部門當月的油卡費用。2.核算完成后，行政部門編制《油卡費用結算表》，詳細列出各部門的油卡充值金額、加油金額、余額變動等信息，并提交至財務部門進行費用結算。3.財務部門根據(jù)《油卡費用結算表》，將油卡費用計入相應的部門成本或費用科目，并進行賬務處理。三、電卡管理（一）電卡申請1.各部門因工作需要使用電卡時，應填寫《電卡申請表》，注明申請電卡的設備信息（如設備名稱、型號、功率等）、預計使用時間段、預計用電量及用途等。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對申請信息進行審核，確認是否符合公司實際工作需求及相關規(guī)定，審核通過后報公司分管領導審批。（二）電卡辦理1.行政部門根據(jù)審批通過的申請表，統(tǒng)一辦理電卡。辦理電卡時，應與供電部門溝通協(xié)調，確保電卡的開戶信息準確無誤，包括公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、用電地址等。2.電卡辦理完成后，行政部門應及時將電卡及相關密碼等信息交接給使用部門指定的專人負責保管。（三）電卡充值1.行政部門應定期統(tǒng)計各部門電卡的使用情況，根據(jù)剩余電量及預計使用需求，提前制定電卡充值計劃。2.電卡充值由行政部門統(tǒng)一辦理，充值前需核對電卡卡號、充值金額等信息，確保充值準確無誤。充值完成后，行政部門應及時更新電卡余額記錄，并將充值憑證妥善保存。（四）電卡使用1.使用電卡用電時，必須由指定的專人負責操作相關設備，并按照操作規(guī)程進行用電操作。用電人員應記錄每次用電的起始時間、結束時間、用電量等信息，并簽字確認。2.用電記錄作為電卡使用的原始憑證，使用部門應及時將其交至行政部門進行核對和登記。行政部門核對用電記錄與設備實際運行情況、用電量等是否相符，如有異常應及時查明原因并進行處理。3.嚴禁使用電卡為非公司設備或場所供電，嚴禁將電卡轉借他人使用。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，將按照公司相關規(guī)定嚴肅處理。（五）電卡保管1.電卡保管人員應妥善保管電卡，不得隨意將電卡放置在易丟失或被盜的地方。如電卡不慎遺失，應立即向行政部門報告，并采取掛失等措施，防止電卡被盜用。2.電卡保管人員應定期檢查電卡的余額及使用記錄，確保電卡信息準確無誤。如發(fā)現(xiàn)電卡余額異常或使用記錄不符等情況，應及時向行政部門報告并協(xié)助調查處理。（六）電卡結算1.行政部門每月定期對各部門電卡的使用情況進行匯總統(tǒng)計，根據(jù)用電記錄及充值記錄，核算各部門當月的電卡費用。2.核算完成后，行政部門編制《電卡費用結算表》，詳細列出各部門的電卡充值金額、用電金額、余額變動等信息，并提交至財務部門進行費用結算。3.財務部門根據(jù)《電卡費用結算表》，將電卡費用計入相應的部門成本或費用科目，并進行賬務處理。四、監(jiān)督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門應定期對油卡、電卡的管理制度執(zhí)行情況進行審計檢查，重點審查油卡、電卡的申請、辦理、充值、使用、保管及結算等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或浪費現(xiàn)象。審計檢查結束后，應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督行政部門應加強對油卡、電卡使用情況的日常監(jiān)督檢查，定期收集各部門的油卡、電卡使用記錄，進行核對和分析。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時與相關部門溝通核實，并采取相應的措施進行處理。同時，行政部門應建立油卡、電卡管理臺賬，詳細記錄油卡、電卡的發(fā)放、充值、使用、余額等信息，確保臺賬記錄準確、完整。（三）違規(guī)處理對于違反油卡、電卡管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。如因違規(guī)行為給公司造成經濟損失的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任。對于情節(jié)嚴重、構成違法犯罪的行為，公司將依法移送司法機關處理。五、信息管理（一）數(shù)據(jù)記錄各部門應按照本制度的要求，準確、及時地記錄油卡、電卡的使用信息，包括加油清單、用電記錄、申請表、結算表等。記錄應清晰、完整，便于查詢和核對。（二）檔案管理行政部門應建立油卡、電卡管理檔案，將油卡、電卡的申請資料、辦理憑證、充值記錄、使用記錄、結算憑證等相關文件資料進行分類整理、歸檔保存。檔案保存期限應符合公司檔案管理規(guī)定，以便于日后查閱和審計。（三）信息安全加強油卡、電卡信息的安全管理，防止信息泄露。涉及油卡、電卡信息的人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得擅自將油卡、電卡信息透露給無關人員。同時，應采取必要的技術措施，如加密存儲、訪問控制等，保障油卡、電卡信息的安全。六、培訓與宣傳（一）培訓公司應定期組織涉及油卡、電卡使用的人員進行相關培訓，培訓內容包括油卡、電卡管理制度、使用流程、安全注意事項等。通過培訓，使相關人員熟悉和掌握油卡、電卡的管理要求和操作規(guī)范，提高管理水平和使用效率。（二）宣傳加強對油卡、電卡管理制度的宣傳，使全體員