PAGE紙質(zhì)文檔規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙質(zhì)文檔管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各崗位涉及的紙質(zhì)文檔管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：紙質(zhì)文檔管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.規(guī)范性原則：文檔的生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范。3.保密性原則：涉及公司機(jī)密的紙質(zhì)文檔應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.高效性原則：以提高工作效率為目標(biāo)，優(yōu)化文檔管理流程，減少不必要的環(huán)節(jié)。二、文檔分類與編號(hào)（一）文檔分類1.行政類：包括公司各類行政文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)類：涵蓋公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)類：如財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.人事類：包含員工檔案、考勤記錄、薪酬福利文件等。5.技術(shù)類：涉及公司技術(shù)研發(fā)、項(xiàng)目文檔、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。（二）編號(hào)規(guī)則1.文檔編號(hào)采用[年份][部門代碼][流水號(hào)]的形式。2.年份：取文檔形成年份的后兩位數(shù)字。3.部門代碼：根據(jù)公司部門設(shè)置，為每個(gè)部門設(shè)定唯一代碼。例如，行政部代碼為XZ，業(yè)務(wù)一部代碼為YW1等。4.流水號(hào)：按照文檔產(chǎn)生的順序依次編號(hào)，從001開始。三、文檔生成與錄入（一）文檔起草1.各部門根據(jù)工作需要起草文檔，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。2.起草人應(yīng)注明文檔的標(biāo)題、主題、起草日期、起草人等信息。（二）審核與審批1.文檔起草完成后，需經(jīng)相關(guān)人員審核。審核內(nèi)容包括格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。2.重要文檔需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)甚至總經(jīng)理審批。審批通過后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）錄入與存儲(chǔ)1.對(duì)于需要長(zhǎng)期保存和共享的文檔，應(yīng)及時(shí)錄入電子文檔管理系統(tǒng)，并按照分類進(jìn)行存儲(chǔ)。2.錄入人員應(yīng)確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致，錄入信息準(zhǔn)確無誤。四、文檔流轉(zhuǎn)與傳遞（一）內(nèi)部流轉(zhuǎn)1.文檔在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)填寫《文檔流轉(zhuǎn)單》，注明流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、流轉(zhuǎn)時(shí)間、經(jīng)手人等信息。2.流轉(zhuǎn)單應(yīng)隨文檔一同傳遞，確保文檔流轉(zhuǎn)過程可追溯。（二）外部傳遞1.涉及與外部單位傳遞紙質(zhì)文檔時(shí)，應(yīng)采用掛號(hào)信、特快專遞等方式，并要求對(duì)方簽收。2.重要文檔傳遞時(shí)，可采用加密傳輸或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式，確保文檔安全。五、文檔存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)文檔的重要性和使用頻率，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如文件柜、檔案室等。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。（二）保管期限1.不同類型的文檔設(shè)定不同的保管期限。例如，行政類文檔保管期限為[X]年，業(yè)務(wù)類重要合同保管期限為[X]年等。2.保管期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門審核，確無保存價(jià)值的文檔可進(jìn)行銷毀。（三）定期盤點(diǎn)1.定期對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行盤點(diǎn)，確保文檔數(shù)量與賬目一致。2.盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄并查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。六、文檔查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱文檔需填寫《文檔查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.根據(jù)文檔的保密級(jí)別和查閱人的權(quán)限，確定是否允許查閱。（二）借閱流程1.因工作需要借閱紙質(zhì)文檔的，應(yīng)填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還文檔，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱人員應(yīng)愛護(hù)文檔，不得擅自涂改、損壞、丟失文檔。2.查閱和借閱過程中，不得將文檔帶出規(guī)定場(chǎng)所進(jìn)行無關(guān)操作。七、文檔保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的紙質(zhì)文檔，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等保密措施。2.接觸機(jī)密文檔的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全防范1.加強(qiáng)檔案室的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.定期對(duì)文檔存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查，確保文檔安全。八、文檔銷毀（一）銷毀條件1.符合保管期限且確無保存價(jià)值的文檔，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因不再使用的文檔，應(yīng)及時(shí)銷毀。（二）銷毀流程1.填寫《文檔銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文檔的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，參與銷毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立文檔管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門紙質(zhì)文檔管理工作進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見，跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.將紙質(zhì)文檔管理工作納入部門和個(gè)人績(jī)效考核體系。2.對(duì)在文檔管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和