PAGE寶武檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)寶武檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于寶武集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司、事業(yè)部等單位（以下統(tǒng)稱(chēng)“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)各單位的檔案管理工作。2.真實(shí)完整原則：各單位應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的歷史過(guò)程和實(shí)際情況。3.有效利用原則：充分挖掘檔案價(jià)值，積極推動(dòng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為公司發(fā)展提供有力支持。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。二、檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作規(guī)劃，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各單位檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.參與公司重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和規(guī)范。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和升級(jí)。6.定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）各單位檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，建立健全本單位檔案管理工作機(jī)制。2.負(fù)責(zé)本單位各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，并按規(guī)定向公司檔案管理部門(mén)移交檔案。3.指導(dǎo)本單位各部門(mén)檔案管理工作，明確兼職檔案人員職責(zé)，確保檔案工作落到實(shí)處。4.配合公司檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高本單位檔案管理水平。5.參與本單位重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的檔案管理工作，及時(shí)向公司檔案管理部門(mén)報(bào)告相關(guān)情況。（三）檔案工作人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密信息。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案質(zhì)量。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問(wèn)題。4.積極開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。5.協(xié)助做好檔案信息化建設(shè)工作，錄入和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.黨群工作類(lèi)：包括黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類(lèi)：涵蓋公司行政事務(wù)管理、辦公會(huì)議、人事管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)工作、法務(wù)工作等方面的檔案。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：涉及市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、物資管理、設(shè)備管理、安全管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案。4.生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)：包含產(chǎn)品研發(fā)、工藝技術(shù)、技術(shù)改造、生產(chǎn)調(diào)度、節(jié)能減排等方面的技術(shù)文件和資料。5.基本建設(shè)類(lèi)：有關(guān)公司基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程的檔案。6.科研項(xiàng)目類(lèi)：記錄公司科研項(xiàng)目的申報(bào)、研究、成果鑒定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的檔案。7.外事工作類(lèi)：涉及公司對(duì)外交往、合作項(xiàng)目、出國(guó)（境）考察等外事活動(dòng)的文件材料。8.會(huì)計(jì)檔案類(lèi)：按照國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，對(duì)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。9.聲像檔案類(lèi)：包括照片、錄音、錄像等聲像資料，真實(shí)記錄公司重要活動(dòng)、重大事件等。10.電子檔案類(lèi)：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)文件、資料、報(bào)表等檔案。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，便于檔案的標(biāo)識(shí)、檢索和管理。2.公司檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)年度保管期限件號(hào)/卷號(hào)”的結(jié)構(gòu)形式。全宗號(hào)：公司檔案全宗號(hào)由上級(jí)檔案行政管理部門(mén)賦予，用于標(biāo)識(shí)公司檔案全宗。分類(lèi)號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)方案，對(duì)各類(lèi)檔案賦予相應(yīng)的分類(lèi)代碼，如黨群工作類(lèi)為“D”，行政管理類(lèi)為“X”等。年度：采用公元紀(jì)年，填寫(xiě)檔案形成的年度，如“2023”。保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年），分別用“Y”“C”“D”表示。件號(hào)/卷號(hào)：對(duì)于以件為單位整理的檔案，填寫(xiě)件號(hào)；對(duì)于以卷為單位整理的檔案，填寫(xiě)卷號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.重點(diǎn)收集公司重大決策、重要會(huì)議、重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等方面的檔案資料，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案材料的收集、整理和移交工作，確保檔案收集工作及時(shí)、準(zhǔn)確、全面。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案管理要求分類(lèi)存放，并定期向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。3.對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”管理，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，確保分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等整理工作，電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄等處理，保證檔案的規(guī)范性和可讀性。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理裝訂：去除文件材料上的金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。編頁(yè)：在文件材料的右上角或左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。編目：按照檔案分類(lèi)順序，編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。2.電子檔案整理格式轉(zhuǎn)換：將電子文件轉(zhuǎn)換為通用的、易于長(zhǎng)期保存和利用的格式，如PDF等。元數(shù)據(jù)著錄：對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)著錄，包括文件題名、責(zé)任者、日期、格式、大小等信息，便于檢索和管理。存儲(chǔ)與備份：將整理好的電子檔案存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，如檔案架、密集架、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.按照檔案分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案存放于檔案架或密集架上，確保排列有序，便于查找和利用。2.對(duì)重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等，防止檔案損壞或丟失。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.建立檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案，對(duì)仍需保存的檔案重新確定保管期限。（三）檔案數(shù)字化1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。3.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類(lèi)、著錄、存儲(chǔ)、檢索等管理，提高檔案利用效率。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地、辯證地分析檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行科學(xué)評(píng)估。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等為成員，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和組織檔案鑒定工作。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員組成，具體負(fù)責(zé)檔案鑒定的實(shí)施工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于涉及公司重要?dú)v史事件、重大決策、核心技術(shù)等方面的檔案，應(yīng)作為重點(diǎn)進(jìn)行鑒定，確保其完整保存。3.參考檔案保管期限表，結(jié)合檔案實(shí)際情況，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行重新審定，對(duì)已到期檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的檔號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等安全可靠的方式進(jìn)行，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。4.檔案銷(xiāo)毀工作完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)存檔備查。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、依規(guī)、安全、便捷的原則，確保檔案信息的合理使用和安全保密。2.積極為公司各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用，促進(jìn)公司發(fā)展。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門(mén)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、檔案內(nèi)容等信息。2.借閱：確需將檔案借出使用的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。4.咨詢(xún)：利用者可就檔案相關(guān)問(wèn)題向檔案管理部門(mén)咨詢(xún)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)給予解答。（三）利用管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，并定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)。2.加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的監(jiān)督管理，確保利用者遵守檔案管理規(guī)定，保護(hù)檔案安全。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，限制利用范圍和方式。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過(guò)程信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案信息資源的共享和利用，為公司各部門(mén)提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)公司協(xié)同辦公和業(yè)務(wù)發(fā)展。（二）系統(tǒng)功能1.檔案收集管理：實(shí)現(xiàn)檔案收集信息的在線(xiàn)填報(bào)、審核和移交，確保檔案收集工作的規(guī)范化和高效化。2.檔案整理編目：支持檔案分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，并自動(dòng)生成電子目錄，提高檔案整理的準(zhǔn)確性和效率。3.檔案存儲(chǔ)管理：對(duì)電子檔案進(jìn)行安全存儲(chǔ)和備份管理，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。4.檔案檢索利用：提供多種檢索方式，方便利用者快速查找所需檔案信息，并支持在線(xiàn)查閱、借閱、復(fù)制等利用功能。5.檔案鑒定銷(xiāo)毀：實(shí)現(xiàn)檔案鑒定工作的信息化管理，包括鑒定流程、鑒定結(jié)果記錄等，并支持檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)的編制和審批。6.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案管理工作中的各類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息化系