PAGE企業(yè)行政管理制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司行政事務(wù)管理，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)行政工作有序開(kāi)展，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司行政事務(wù)涉及的相關(guān)外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行政管理制度合法合規(guī)。2.規(guī)范化原則：各項(xiàng)行政工作流程明確、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。3.效率原則：優(yōu)化行政工作流程，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。4.服務(wù)原則：以服務(wù)公司各部門和員工為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政服務(wù)。二、行政管理架構(gòu)及職責(zé)（一）行政管理部門架構(gòu)公司行政管理部門設(shè)行政經(jīng)理一名，下轄行政專員若干，分別負(fù)責(zé)不同模塊的行政工作，包括但不限于辦公事務(wù)管理、人力資源行政支持、后勤保障等。（二）各層級(jí)職責(zé)1.行政經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)公司行政管理工作，制定行政管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。建立健全公司行政管理制度體系，確保制度的有效執(zhí)行和持續(xù)優(yōu)化。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的行政工作關(guān)系，及時(shí)解決行政工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。負(fù)責(zé)行政管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和管理，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)和工作能力。參與公司重大行政決策，為公司發(fā)展提供行政支持和建議。2.行政專員職責(zé)按照行政經(jīng)理的工作安排，具體負(fù)責(zé)各項(xiàng)行政工作的執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司辦公文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作，確保文件流轉(zhuǎn)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。協(xié)助組織公司各類會(huì)議、活動(dòng)，做好會(huì)議記錄、活動(dòng)策劃與執(zhí)行等工作。負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)、管理和發(fā)放，合理控制辦公用品費(fèi)用。做好公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理、安全保衛(wèi)等工作，營(yíng)造良好的辦公環(huán)境。完成行政經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。三、辦公事務(wù)管理（一）文件管理1.文件分類公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等類別，各類文件再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。行政文件包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。業(yè)務(wù)文件涉及公司各業(yè)務(wù)部門的工作方案、項(xiàng)目報(bào)告、業(yè)務(wù)合同等。財(cái)務(wù)文件包含財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、費(fèi)用報(bào)銷憑證等。2.文件起草與審核文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、符合公司實(shí)際情況。重要文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政經(jīng)理審批。行政經(jīng)理根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度，決定是否提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件編號(hào)與格式公司文件統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則明確，便于文件的識(shí)別和查詢。文件格式遵循公司統(tǒng)一規(guī)定，包括字體、字號(hào)、排版等要求，確保文件的規(guī)范性和一致性。4.文件收發(fā)與傳閱外來(lái)文件由行政專員負(fù)責(zé)簽收、登記，按照文件內(nèi)容和緊急程度及時(shí)呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱處。公司內(nèi)部文件由擬稿部門負(fù)責(zé)發(fā)送，行政專員協(xié)助做好文件的分發(fā)和跟蹤工作，確保文件傳閱及時(shí)、無(wú)遺漏。5.文件歸檔與保管文件辦理完畢后，行政專員及時(shí)進(jìn)行歸檔，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放，便于查閱和檢索。重要文件應(yīng)進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。檔案保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。（二）印章管理1.印章種類公司印章包括公章、法人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等。2.印章使用范圍公章用于公司對(duì)外的重要文件簽署、合同簽訂、證明開(kāi)具等。法人章用于特定的法人授權(quán)事項(xiàng)。財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如票據(jù)開(kāi)具、資金收付等。合同專用章用于公司各類合同的簽訂。3.印章使用流程使用印章需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，根據(jù)用印性質(zhì)提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。行政專員憑審批后的申請(qǐng)表到印章保管部門用印，并做好用印登記，記錄用印時(shí)間、用印人、文件名稱等信息。4.印章保管與安全印章由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員必須嚴(yán)格遵守印章管理制度，確保印章安全。印章存放于安全可靠的保險(xiǎn)柜中，鑰匙和密碼分別由不同人員保管，嚴(yán)禁將印章帶出公司使用。如遇特殊情況需帶出公司，必須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好登記和跟蹤工作。（三）證照管理1.證照種類公司證照包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)證等。2.證照辦理與變更證照辦理由行政部門負(fù)責(zé)，根據(jù)相關(guān)部門要求準(zhǔn)備齊全資料，及時(shí)辦理各類證照的申請(qǐng)、年檢、換證等手續(xù)。證照變更事項(xiàng)需按照規(guī)定程序進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門審核、批準(zhǔn)后，行政部門及時(shí)辦理變更手續(xù)，并更新公司證照信息。3.證照保管與使用證照由行政專員專人保管，建立證照保管臺(tái)賬，記錄證照名稱、頒發(fā)日期、有效期等信息。如需使用證照原件，必須填寫《證照使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借用。借用期間，使用人必須妥善保管，不得遺失、損壞，使用完畢后及時(shí)歸還。（四）會(huì)議管理1.會(huì)議分類公司會(huì)議分為定期會(huì)議和不定期會(huì)議。定期會(huì)議包括周例會(huì)、月例會(huì)、季度總結(jié)會(huì)等；不定期會(huì)議根據(jù)工作需要臨時(shí)召開(kāi)，如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問(wèn)題解決會(huì)等。2.會(huì)議組織與籌備會(huì)議組織由行政部門負(fù)責(zé)，根據(jù)會(huì)議主題和參會(huì)人員范圍，提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，并通知相關(guān)人員。會(huì)議籌備工作包括會(huì)議資料準(zhǔn)備、設(shè)備調(diào)試、場(chǎng)地布置等。重要會(huì)議需準(zhǔn)備詳細(xì)的會(huì)議資料，如會(huì)議文件、匯報(bào)材料、演示文稿等。3.會(huì)議記錄與紀(jì)要行政專員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)清晰、完整，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)行政經(jīng)理審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門，作為工作執(zhí)行和跟蹤的依據(jù)。4.會(huì)議決議執(zhí)行與跟蹤各部門負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議決議事項(xiàng)，按照要求制定具體的工作計(jì)劃和措施，并及時(shí)向行政部門反饋執(zhí)行情況。行政部門對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保會(huì)議決議得到有效執(zhí)行。四、人力資源行政支持（一）員工招聘與入職1.招聘流程根據(jù)公司人力資源需求計(jì)劃，行政部門制定招聘方案，明確招聘崗位、招聘渠道、招聘要求等。通過(guò)公司官網(wǎng)、招聘平臺(tái)、社交媒體等渠道發(fā)布招聘信息，收集應(yīng)聘簡(jiǎn)歷。對(duì)應(yīng)聘簡(jiǎn)歷進(jìn)行篩選，確定符合條件的候選人，并組織面試。面試分為初試、復(fù)試，根據(jù)崗位性質(zhì)和要求，可邀請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員等參與面試。面試通過(guò)后，向候選人發(fā)送錄用通知，辦理入職手續(xù)。入職手續(xù)包括簽訂勞動(dòng)合同、發(fā)放工作證、介紹公司規(guī)章制度等。2.入職培訓(xùn)新員工入職后，行政部門組織入職培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括公司概況、組織架構(gòu)、企業(yè)文化、規(guī)章制度、安全知識(shí)等。通過(guò)培訓(xùn)，幫助新員工盡快了解公司情況，融入公司團(tuán)隊(duì)，熟悉工作環(huán)境和工作流程。（二）員工考勤與休假1.考勤制度公司實(shí)行統(tǒng)一的考勤制度，員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。行政部門負(fù)責(zé)員工考勤記錄，采用打卡、簽到等方式進(jìn)行考勤管理。員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)打卡或簽到，如有特殊情況無(wú)法按時(shí)打卡，需提前向行政部門說(shuō)明原因。2.休假管理員工休假分為法定節(jié)假日、年假、病假、事假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等。員工休假需提前按照規(guī)定填寫《休假申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政部門備案。行政部門根據(jù)員工考勤記錄和休假申請(qǐng)，審核員工休假情況，并進(jìn)行相應(yīng)的考勤統(tǒng)計(jì)。員工休假期間，應(yīng)保持通訊暢通，如有工作需要，應(yīng)按照公司要求及時(shí)處理。（三）員工福利與關(guān)懷1.福利體系公司為員工提供完善的福利體系，包括五險(xiǎn)一金、帶薪年假、節(jié)日福利、生日福利、定期體檢等。行政部門負(fù)責(zé)福利政策的制定和執(zhí)行，確保員工享受相應(yīng)的福利待遇。2.員工關(guān)懷活動(dòng)行政部門定期組織員工關(guān)懷活動(dòng)，如員工座談會(huì)、戶外拓展、文體比賽等，增強(qiáng)員工之間的溝通與交流，營(yíng)造良好的工作氛圍。關(guān)注員工工作和生活需求，及時(shí)為員工提供幫助和支持，解決員工實(shí)際困難，提高員工滿意度和歸屬感。五、后勤保障管理（一）辦公用品管理1.采購(gòu)計(jì)劃行政部門根據(jù)公司辦公用品使用情況，定期制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，合理安排采購(gòu)資金。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)充分考慮辦公用品的庫(kù)存數(shù)量、使用頻率、市場(chǎng)價(jià)格等因素，確保采購(gòu)的合理性和經(jīng)濟(jì)性。2.采購(gòu)流程按照采購(gòu)計(jì)劃，行政專員選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司采購(gòu)制度，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購(gòu)物品到貨后，行政專員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，核對(duì)物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，并登記入賬。3.發(fā)放與使用各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門領(lǐng)取辦公用品。行政專員按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)。（二）辦公設(shè)備管理1.設(shè)備購(gòu)置與配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，行政部門制定辦公設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行采購(gòu)。在辦公設(shè)備配置過(guò)程中，應(yīng)充分考慮設(shè)備的性能、質(zhì)量、適用性等因素，確保設(shè)備滿足工作需求。2.設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)行政部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常維護(hù)與保養(yǎng)工作，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔、調(diào)試等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。建立辦公設(shè)備維修檔案，記錄設(shè)備維修情況、維修時(shí)間、維修費(fèi)用等信息。對(duì)于重大設(shè)備故障，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄和跟蹤工作。3.設(shè)備報(bào)廢與更新辦公設(shè)備達(dá)到報(bào)廢年限或因損壞無(wú)法正常使用時(shí)，由使用部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定確需報(bào)廢的設(shè)備，填寫《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。根據(jù)公司發(fā)展和工作需要，及時(shí)更新辦公設(shè)備，提高辦公效率和工作質(zhì)量。（三）車輛管理1.車輛配置與調(diào)度根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理配置公務(wù)車輛，明確車輛使用范圍和調(diào)度原則。行政部門負(fù)責(zé)車輛調(diào)度管理，根據(jù)工作需要安排車輛使用。用車部門提前填寫《用車申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政部門安排車輛。2.車輛維護(hù)與保養(yǎng)建立車輛定期維護(hù)保養(yǎng)制度，確保車輛性能良好、安全可靠。行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)維修廠，按照規(guī)定對(duì)車輛進(jìn)行定期保養(yǎng)和維修。車輛維修前，需填寫《車輛維修申請(qǐng)表》，經(jīng)行政經(jīng)理審批后進(jìn)行維修。維修過(guò)程中，行政部門應(yīng)跟蹤維修情況，確保維修質(zhì)量和費(fèi)用合理。3.車輛安全管理加強(qiáng)車輛安全管理，定期對(duì)駕駛員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高駕駛員安全意識(shí)和駕駛技能。駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。行政部門定期檢查車輛安全狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（四）環(huán)境衛(wèi)生與安全管理1.環(huán)境衛(wèi)生管理制定公司環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各部門環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任區(qū)域，定期進(jìn)行清潔和檢查。行政部門負(fù)責(zé)組織公司公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃工作，確保辦公區(qū)域整潔、衛(wèi)生。各部門負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)，保持桌面整潔、文件擺放有序等。2.安全保衛(wèi)管理建立公司安全保衛(wèi)制度，加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，確保公司人員和財(cái)產(chǎn)安全。行政部門負(fù)責(zé)安排專人負(fù)責(zé)公司安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)值班表，加強(qiáng)對(duì)公司辦公區(qū)域、倉(cāng)庫(kù)等重點(diǎn)部位的巡查。加強(qiáng)對(duì)進(jìn)