PAGE藥店集采制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的為加強藥店集中采購管理，規(guī)范采購行為，確保藥品質量，降低采購成本，提高藥店經濟效益和社會效益，依據相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度及流程規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本藥店所有藥品及相關物資的集中采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及藥品采購相關政策，確保采購活動合法合規(guī)。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購藥品及物資符合質量標準。3.公平公正原則：采購過程中遵循公平、公正、公開的原則，保障各供應商平等參與競爭。4.成本效益原則：在保證質量的前提下，合理控制采購成本，提高采購資金使用效益。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立藥店采購領導小組，由藥店負責人擔任組長，成員包括采購部門負責人、質量部門負責人、財務部門負責人等。采購領導小組負責審議采購計劃、供應商選擇、采購合同簽訂等重大采購事項，確保采購決策的科學性和公正性。（二）采購執(zhí)行部門采購部門是藥店集中采購的執(zhí)行機構，負責具體采購業(yè)務的實施。其主要職責包括：1.根據藥店經營需求，編制采購計劃，報采購領導小組審批。2.收集供應商信息，建立供應商檔案，組織供應商篩選和評估。3.按照采購流程，與選定的供應商進行洽談、簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.負責采購訂單的下達、跟進和協(xié)調，確保采購物資按時、按質、按量供應。5.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。（三）質量控制部門質量部門負責對采購藥品及物資的質量進行監(jiān)督和檢查。其主要職責包括：1.制定采購質量標準和驗收程序，確保所采購藥品及物資符合質量要求。2.參與供應商評估，對供應商的質量保證能力進行審核。3.在采購物資到貨時，組織質量驗收，對不合格品提出處理意見。4.對采購過程中的質量問題進行跟蹤和處理，防止不合格藥品及物資流入藥店。（四）財務部門財務部門負責采購資金的管理和核算。其主要職責包括：1.參與采購預算的編制和審核，合理安排采購資金。2.對采購合同進行審核，確保合同條款符合財務規(guī)定。3.負責采購款項支付的審核和結算，做好采購資金的賬務處理。4.定期對采購資金使用情況進行分析和監(jiān)督，防范財務風險。三、采購計劃管理（一）采購計劃編制依據1.藥店年度經營目標和銷售計劃，結合市場需求預測，確定各類藥品及物資的采購數(shù)量和品種。2.庫存管理情況，根據庫存周轉率、安全庫存等指標，合理安排采購計劃，避免庫存積壓或缺貨。3.藥品及物資的有效期、季節(jié)性需求等因素，確保采購計劃的合理性和及時性。（二）采購計劃編制流程1.采購部門定期收集各部門的采購需求信息，包括藥品銷售部門的銷售計劃、庫存管理部門的庫存狀況報告、臨床用藥需求等。2.采購部門根據收集到的信息，結合市場動態(tài)和歷史采購數(shù)據，編制初步采購計劃，明確采購藥品及物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等。3.采購計劃報采購領導小組審批，采購領導小組對采購計劃的合理性、必要性進行審議，提出修改意見和建議。4.采購部門根據采購領導小組的審批意見，對采購計劃進行調整和完善，最終確定正式采購計劃。（三）采購計劃變更管理采購計劃一經確定，應嚴格執(zhí)行。如因市場需求變化、政策調整、供應商原因等特殊情況需要變更采購計劃，采購部門應及時提出變更申請，說明變更原因、變更內容及對采購工作的影響。變更申請經采購領導小組審批同意后，采購部門方可組織實施變更后的采購計劃。四、供應商管理（一）供應商篩選與評估1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。2.對潛在供應商進行初步篩選，重點考察供應商的資質、信譽、生產能力、質量保證體系等方面。3.采購部門組織相關人員對符合初步篩選條件的供應商進行實地考察，評估供應商的實際情況，填寫供應商評估表。4.根據供應商評估表的內容，對供應商進行綜合評分，按照得分高低確定合格供應商名單。（二）供應商檔案管理1.為每個合格供應商建立檔案，檔案內容包括供應商基本信息、資質證明文件、生產經營情況、質量保證體系、供貨業(yè)績、合作記錄等。2.定期更新供應商檔案信息，確保檔案內容的準確性和完整性。3.供應商檔案由采購部門負責保管，僅限采購相關人員查閱和使用。（三）供應商動態(tài)管理1.采購部門定期對供應商進行跟蹤評估，了解供應商的經營狀況、產品質量、供貨服務等方面的變化情況。2.根據供應商跟蹤評估結果，對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于出現(xiàn)問題的供應商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應商，取消其合格供應商資格。3.建立供應商淘汰機制，對于連續(xù)出現(xiàn)質量問題、供貨不及時、信譽不佳等嚴重問題的供應商，堅決予以淘汰，不再與其合作。五、采購流程規(guī)范（一）采購申請1.各部門根據實際需求，填寫采購申請表，詳細注明采購藥品及物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計到貨時間等信息。2.采購申請表經部門負責人審核簽字后，提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購申請的合理性、必要性進行初審。2.初審通過的采購申請報采購領導小組審批，采購領導小組根據采購計劃和實際情況進行審批。3.對于金額較大、涉及重要物資的采購申請，采購領導小組可組織相關部門進行專題討論和決策。（三）采購實施1.采購部門根據采購審批結果，在合格供應商名單中選擇合適的供應商進行洽談。2.與供應商就采購藥品及物資的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商，達成一致后簽訂采購合同。3.采購合同簽訂后，采購部門及時下達采購訂單，明確采購數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。（四）到貨驗收1.采購物資到貨前，采購部門通知質量部門和倉庫管理部門做好驗收準備工作。2.質量部門按照質量標準和驗收程序對采購物資進行質量驗收，檢查物資的外觀、包裝、規(guī)格、數(shù)量、質量證明文件等是否符合要求。3.倉庫管理部門對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等進行核對，并檢查物資的外觀質量。4.驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資由采購部門負責與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（五）付款結算1.采購物資驗收合格后，采購部門根據采購合同和驗收單，填寫付款申請單，報財務部門審核。2.財務部門對付款申請單進行審核，審核無誤后按照合同約定的付款方式和時間安排付款。3.財務部門在付款后及時進行賬務處理，記錄采購資金的支出情況。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括采購藥品及物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、質量標準、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同由采購部門起草，經法務部門審核后，報采購領導小組審批。3.采購合同簽訂前，采購部門應確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益，避免出現(xiàn)法律風險和經濟損失。（二）合同執(zhí)行1.采購合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。采購部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應商應按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求供應采購物資，如因特殊原因需要變更合同條款，應提前與采購部門協(xié)商并簽訂補充協(xié)議。3.采購部門應定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和評估，確保合同的順利履行。（三）合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更合同條款，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。2.如因一方嚴重違約或其他法定原因需要解除合同，應按照法律法規(guī)和合同約定的程序辦理相關手續(xù)。解除合同后，雙方應按照合同約定進行結算和清理。（四）合同檔案管理1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同文本及相關附件整理歸檔，建立合同檔案。2.合同檔案應包括合同正本、副本、補充協(xié)議、驗收單、付款憑證等資料，確保檔案內容的完整性和準確性。3.合同檔案由采購部門負責保管，保管期限按照法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.對于市場風險，采購部門應加強市場調研和分析，及時掌握市場動態(tài)，合理調整采購計劃和價格策略，降低市場波動對采購工作的影響。2.對于質量風險，質量部門應加強對采購物資的質量控制，嚴格執(zhí)行質量驗收程序，確保所采購藥品及物資符合質量標準。同時，加強對供應商的質量監(jiān)督和管理，要求供應商提供質量保證承諾和售后服務。3.對于供應商風險，采購部門應建立供應商評估和動態(tài)管理機制，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作，并加強對供應商的日常監(jiān)督和考核。如發(fā)現(xiàn)供應商存在問題，應及時采取措施進行處理，降低供應商風險。4.對于合同風險，采購部門應加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程簽訂合同，確保合同條款明確、合法、有效。在合同履行過程中，加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免合同糾紛的發(fā)生。5.對于法律風險，采購部門應加強法律法規(guī)學習，提高法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，應咨詢法務部門意見，避免合同條款存在法律漏洞。同時，加強對采購人員的法律培訓，提高其法律素養(yǎng)和風險防范能力。八、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.建立健全采購內部監(jiān)督機制，采購部門定期對采購工作進行自查，檢查采購流程是否規(guī)范、采購行為是否合規(guī)、采購合同是否履行等情況。2.質量部門、財務部門等相關部門應定期對采購工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購物資的質量、采購資金的使用、采購合同的執(zhí)行等方面的情況。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，要求采購部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.積極接受藥品監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構的監(jiān)督檢查，配合相關部門做好采購工作的規(guī)范管理。2.對于外部監(jiān)督檢查中提出的問題，應認真對待，及時整改，并將整改情況反饋給相關部門。（三）考核評價1.建立采購工作