PAGE證據(jù)收集與處理制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織在各類業(yè)務(wù)活動中證據(jù)的收集與處理流程，確保證據(jù)的合法性、真實性、關(guān)聯(lián)性，為維護公司/組織合法權(quán)益、解決糾紛、支持決策等提供有力依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位在開展業(yè)務(wù)活動過程中涉及證據(jù)收集與處理的相關(guān)工作。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：證據(jù)的收集與處理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準和規(guī)范，確保程序合法、手段正當(dāng)。2.真實客觀原則：所收集的證據(jù)應(yīng)真實反映業(yè)務(wù)活動的實際情況，避免虛假、偽造證據(jù)。3.及時有效原則：在業(yè)務(wù)活動過程中及糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時、有效地收集和處理證據(jù)，防止證據(jù)滅失或難以取得。4.保密原則：對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的證據(jù)，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、證據(jù)收集（一）收集主體1.各業(yè)務(wù)部門在其職責(zé)范圍內(nèi)負責(zé)與業(yè)務(wù)相關(guān)證據(jù)的收集工作。2.法務(wù)部門負責(zé)對證據(jù)收集工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督，并在必要時直接參與重大案件或復(fù)雜業(yè)務(wù)的證據(jù)收集。3.涉及多個部門的業(yè)務(wù)活動，由牽頭部門負責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同進行證據(jù)收集。（二）收集時機1.在業(yè)務(wù)活動開展前，應(yīng)提前規(guī)劃證據(jù)收集工作，明確可能需要收集的證據(jù)類型和范圍，以便在業(yè)務(wù)過程中及時、準確地獲取證據(jù)。2.在業(yè)務(wù)活動進行過程中，如發(fā)現(xiàn)可能產(chǎn)生糾紛或需要留存證據(jù)的情況，應(yīng)立即啟動證據(jù)收集程序。3.在糾紛發(fā)生后，應(yīng)盡快開展證據(jù)收集工作，爭取在訴訟時效內(nèi)完成證據(jù)的收集和固定。（三）收集方法1.書證收集要求對方提供相關(guān)文件、合同、協(xié)議、票據(jù)、記錄等書面材料，并由提供方簽字或蓋章確認。自行復(fù)印、掃描、拍照等方式獲取書證原件或復(fù)印件，并注明來源、日期等信息。對于電子數(shù)據(jù)形式的書證，應(yīng)采取有效措施進行保全，如進行電子數(shù)據(jù)公證等。2.物證收集對于能夠提取的物證，如產(chǎn)品、樣品、設(shè)備等，應(yīng)及時提取并妥善保管，記錄提取時間、地點、人員等信息。對于無法提取的物證，如現(xiàn)場狀況、侵權(quán)行為等，應(yīng)通過拍照、錄像、繪圖等方式進行固定，并制作詳細的記錄。3.視聽資料收集通過錄音、錄像等方式收集與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的視聽資料時，應(yīng)事先告知對方，并確保取得對方同意（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。對視聽資料的內(nèi)容、錄制時間、地點、參與人員等信息進行詳細記錄，視聽資料應(yīng)清晰、完整，能夠準確反映業(yè)務(wù)活動情況。4.證人證言收集對于知曉業(yè)務(wù)活動情況的證人，應(yīng)及時與其溝通，獲取證人證言。證人證言應(yīng)采用書面形式，由證人簽字并注明日期、聯(lián)系方式等信息。必要時，可以對證人進行詢問，并制作詢問筆錄，詢問筆錄應(yīng)由證人簽字確認。5.鑒定意見收集在需要對專門性問題進行鑒定時，應(yīng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的鑒定機構(gòu)進行鑒定，并按照鑒定機構(gòu)的要求提供相關(guān)材料。及時獲取鑒定機構(gòu)出具的鑒定意見，并對鑒定意見的內(nèi)容、結(jié)論等進行認真審查。（四）收集程序1.確定證據(jù)線索：根據(jù)業(yè)務(wù)活動情況和需要證明的事項，分析可能存在的證據(jù)線索，制定證據(jù)收集計劃。2.收集證據(jù)材料：按照證據(jù)收集方法，通過各種途徑收集相關(guān)證據(jù)材料，并對收集到的證據(jù)進行初步整理和分類。3.證據(jù)登記：建立證據(jù)收集登記表，詳細記錄證據(jù)的名稱、來源、收集時間、收集人等信息，確保證據(jù)的可追溯性。4.證據(jù)審查：對收集到的證據(jù)進行初步審查，判斷其是否符合合法性、真實性、關(guān)聯(lián)性要求，對于不符合要求的證據(jù)，應(yīng)及時采取措施進行補正或重新收集。三、證據(jù)處理（一）證據(jù)整理1.對收集到的證據(jù)材料進行分類整理，按照書證、物證、視聽資料、證人證言、鑒定意見等類別分別存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和使用。2.對證據(jù)材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，以便于識別和管理。編號應(yīng)包含證據(jù)類型、年份、順序號等信息，如“書證20XX001”。3.對證據(jù)材料進行標注和說明，注明證據(jù)的關(guān)鍵內(nèi)容、證明事項、與其他證據(jù)的關(guān)聯(lián)等信息，以便于后續(xù)查閱和分析。（二）證據(jù)保管1.設(shè)立專門的證據(jù)保管場所，確保證據(jù)的安全存放。保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，防止證據(jù)損壞、丟失或被篡改。2.對于電子證據(jù)，應(yīng)采取加密存儲、備份等措施，確保電子證據(jù)的安全性和完整性。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立證據(jù)保管臺賬，詳細記錄證據(jù)的入庫時間、存放位置、保管期限、保管人等信息，定期對證據(jù)進行盤點和核對，確保賬實相符。（三）證據(jù)查閱與使用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱證據(jù)時，應(yīng)填寫證據(jù)查閱申請表，注明查閱目的、查閱證據(jù)范圍等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到證據(jù)保管場所查閱。2.查閱證據(jù)時，應(yīng)在證據(jù)保管人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、調(diào)換證據(jù)材料。查閱人員如需復(fù)印、拍照、摘錄證據(jù)內(nèi)容，應(yīng)事先經(jīng)證據(jù)保管人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外部單位或個人因訴訟、仲裁等需要查閱公司/組織證據(jù)時，應(yīng)按照法律法規(guī)規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司/組織負責(zé)人批準后，由法務(wù)部門或證據(jù)保管人員陪同查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司/組織的商業(yè)秘密和證據(jù)信息。4.證據(jù)的使用應(yīng)嚴格按照法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定進行，不得用于非法目的或損害公司/組織利益的行為。在訴訟、仲裁等法律程序中，應(yīng)按照法定程序提交證據(jù)，確保證據(jù)的有效性和證明力。（四）證據(jù)銷毀1.對于超過保管期限或已無保存價值的證據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。銷毀證據(jù)前，應(yīng)填寫證據(jù)銷毀申請表，注明銷毀證據(jù)的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人、法務(wù)部門審核，公司/組織負責(zé)人批準后進行銷毀。2.證據(jù)銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保證據(jù)無法恢復(fù)或使用。對于紙質(zhì)證據(jù)，可以采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對于電子證據(jù)，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進行清除，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀。3.證據(jù)銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。四、證據(jù)管理監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機制1.法務(wù)部門負責(zé)對公司/組織證據(jù)收集與處理制度的執(zhí)行情況進行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向法務(wù)部門報告本部門證據(jù)收集與處理工作情況，接受法務(wù)部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.公司/組織內(nèi)部設(shè)立舉報機制，鼓勵員工對證據(jù)收集與處理過程中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）責(zé)任追究1.對于在證據(jù)收集與處理過程中違反法律法規(guī)、公司/組織制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.因證據(jù)收集與處理不當(dāng)導(dǎo)致公司/組織利益受損的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)