PAGE印章檔案利用制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章檔案的管理，規(guī)范印章檔案的利用行為，確保印章檔案的安全與完整，充分發(fā)揮印章檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及印章檔案利用的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章檔案的利用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保印章檔案在利用過程中的安全，防止信息泄露和不當(dāng)使用。3.規(guī)范有序原則：明確利用流程和要求，保證利用工作規(guī)范、有序進(jìn)行。4.高效服務(wù)原則：在確保安全和規(guī)范的前提下，提高印章檔案利用效率，為公司業(yè)務(wù)提供及時(shí)有效的支持。二、印章檔案概述（一）印章檔案定義印章檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中使用的具有法律效力的各類印章的相關(guān)記錄，包括印章的刻制、啟用、變更、廢止等環(huán)節(jié)所形成的文件、資料、印模等。（二）印章種類1.公司公章：代表公司的法定權(quán)威，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.法定代表人章：用于特定的法律文件或經(jīng)法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)。3.財(cái)務(wù)專用章：主要用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)。（三）印章檔案內(nèi)容1.印章申請表：記錄印章申請的事由、申請人、申請日期等信息。2.印章刻制文件：包括公安部門等相關(guān)機(jī)構(gòu)的審批文件、刻制合同等。3.印章啟用通知：明確印章啟用的時(shí)間、范圍等。4.印章變更記錄：如印章樣式變更、使用范圍調(diào)整等的相關(guān)文件。5.印章廢止文件：記錄印章廢止的原因、時(shí)間等。6.印模：不同時(shí)期的印章清晰印模。三、利用流程（一）利用申請1.申請部門或個(gè)人填寫《印章檔案利用申請表》：詳細(xì)說明利用印章檔案的用途、使用時(shí)間、使用范圍、所需印模等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字：確認(rèn)申請事項(xiàng)真實(shí)、合理，符合部門工作需要。3.重要事項(xiàng)需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)利用事項(xiàng)的重要程度和風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（二）檔案查閱1.檔案管理人員根據(jù)申請，查找相關(guān)印章檔案：核對申請信息與檔案內(nèi)容是否一致。2.查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督：確保查閱過程規(guī)范，防止檔案被篡改或損壞。3.查閱人員只能在規(guī)定地點(diǎn)查閱：不得將檔案帶出指定場所。（三）印模使用1.如需使用印模，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定程序提供：確保印模清晰、完整。2.使用印模時(shí)，必須進(jìn)行登記：記錄使用時(shí)間、使用人姓名、用途等信息。3.嚴(yán)禁私自復(fù)制印模：如有特殊需要，必須經(jīng)過嚴(yán)格審批。（四）文件蓋章1.經(jīng)審批同意蓋章的文件，由專人負(fù)責(zé)蓋章：蓋章人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件內(nèi)容和審批要求進(jìn)行操作。2.蓋章前，仔細(xì)核對文件內(nèi)容與審批信息：確保蓋章準(zhǔn)確無誤。3.蓋章后，對蓋章文件進(jìn)行登記：記錄文件名稱、蓋章日期、蓋章人等信息。（五）歸還與存檔1.利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將印章檔案歸還檔案管理人員：檔案管理人員進(jìn)行核對，確保檔案完整無損。2.檔案管理人員對利用過程中形成的相關(guān)記錄進(jìn)行整理：如申請表、登記記錄等，歸入印章檔案。四、利用權(quán)限（一）公司高層管理人員1.有權(quán)根據(jù)公司決策和業(yè)務(wù)需要，審批涉及公司重大事項(xiàng)的印章檔案利用申請。例如，審批公司對外投資、重大合同簽訂等事項(xiàng)的印章使用。2.在必要時(shí)，可直接查閱和調(diào)用印章檔案，了解相關(guān)情況。（二）部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)審核本部門的印章檔案利用申請，確保申請事項(xiàng)符合部門職責(zé)和工作要求。例如，審核部門內(nèi)部文件蓋章申請。2.可在權(quán)限范圍內(nèi)查閱和使用本部門相關(guān)的印章檔案。（三）普通員工1.因工作需要，可在部門負(fù)責(zé)人審批后，申請利用印章檔案進(jìn)行一般性業(yè)務(wù)操作。例如，申請使用合同專用章簽訂普通業(yè)務(wù)合同。2.只能在規(guī)定的流程和權(quán)限內(nèi)查閱和使用印章檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。五、安全與保密措施（一）檔案保管場所安全1.印章檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中：檔案柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能。2.檔案保管場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備：確保24小時(shí)監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。3.定期對檔案保管場所進(jìn)行安全檢查：及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。（二）檔案信息保密1.接觸印章檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定：不得泄露檔案內(nèi)容和相關(guān)信息。2.利用印章檔案過程中形成的記錄：如申請表、登記記錄等，應(yīng)妥善保管，防止信息泄露。3.嚴(yán)禁在非工作時(shí)間或非規(guī)定場所談?wù)撚≌聶n案相關(guān)事宜：避免信息傳播。（三）人員管理1.對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)：提高其安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.與接觸印章檔案的人員簽訂保密協(xié)議：明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對違反安全保密規(guī)定的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理：視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對印章檔案利用情況進(jìn)行審計(jì)：檢查利用流程是否合規(guī)，審批手續(xù)是否齊全。2.檔案管理部門對印章檔案利用情況進(jìn)行日常監(jiān)督：及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正不規(guī)范行為。（二）外部檢查1.接受上級(jí)主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的檢查：積極配合，如實(shí)提供印章檔案利用相關(guān)資料。2.根據(jù)外部檢查意見，及時(shí)整改存在的問題：完善印章檔案利用制度和管理措施。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自利用印章檔案：包括私自蓋章、超范圍使用等。2.泄露印章檔案信息：向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容或相關(guān)業(yè)務(wù)信息。3.因保管不善導(dǎo)致印章檔案損壞、丟失：影響公司正常業(yè)務(wù)開展。4.違反安全保密規(guī)定，造成不良后果：如檔案被盜用、篡改等。（二）責(zé)任追究方式1.對于輕微違規(guī)行為：給予警告、批評(píng)教育，責(zé)令改正。2.對于較嚴(yán)重違規(guī)行為：視情節(jié)輕重，給予罰款、降職、撤職等處分