PAGE談如何規(guī)范公文寫作制度一、總則（一）目的為提高公司公文寫作質量和效率，確保公文的準確性、規(guī)范性和嚴肅性，使公文更好地發(fā)揮傳達政令、指導工作、溝通情況、交流經(jīng)驗的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構在工作中形成、使用的各類公文，包括但不限于請示、報告、通知、函、會議紀要等。（三）基本原則1.合法性原則：公文寫作必須符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，不得與法律法規(guī)相抵觸。2.準確性原則：公文內容應準確無誤，數(shù)據(jù)、事實、政策依據(jù)等應真實可靠，表述清晰，避免歧義。3.規(guī)范性原則：嚴格遵循公文的格式、行文規(guī)則、語言規(guī)范等要求，確保公文的標準化和規(guī)范化。4.時效性原則：公文應及時起草、審核、簽發(fā)和傳遞，根據(jù)工作需要和緊急程度，合理確定公文的辦理時限，確保工作的高效運轉。二、公文種類及格式（一）公文種類1.請示：適用于向上級機關請求指示、批準。2.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。3.通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。4.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。5.會議紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）公文格式1.版頭：包括公司標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。2.主體：包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。標題：一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。標題應準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。主送機關：編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱]”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。發(fā)文機關署名：單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名；聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。單一機關行文時，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期；聯(lián)合行文時，印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期；印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。附件：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊?”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。3.版記：包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等要素。抄送機關：如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。三、行文規(guī)則（一）一般規(guī)則1.行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。2.行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。3.向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。4.向下級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。5.同級機關之間行文，應當遵循以下規(guī)則：同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯(lián)合行文。黨委、政府的部門依據(jù)職權可以相互行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。（二）聯(lián)合行文規(guī)則1.聯(lián)合行文應當確有必要，單位不宜過多。2.聯(lián)合行文時，主辦機關排在前，協(xié)辦機關排在后。3.聯(lián)合行文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。（三）其他行文規(guī)則1.屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯(lián)合行文。2.黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。3.部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。四、公文起草（一）起草要求1.公文起草應當做到內容簡潔、主題突出、觀點鮮明、結構嚴謹、表述準確、文字精煉。2.起草公文前，應當深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。涉及其他部門職權范圍內的事項，起草單位應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，起草單位的主要負責人應當出面協(xié)調，仍不能取得一致時，起草單位可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關決定。3.公文的語言應當符合語法規(guī)范，用詞準確、恰當，避免使用生僻、模糊、歧義的詞匯和句子。表述應當簡潔明了，條理清晰，避免冗長繁瑣。（二）起草流程1.明確主題和目的：根據(jù)工作需要，確定公文的主題和寫作目的，明確要傳達的核心內容和期望達到的效果。2.收集資料：圍繞主題收集相關的政策法規(guī)、文件資料、工作數(shù)據(jù)、典型案例等，為公文寫作提供充分的依據(jù)。3.擬定提綱：根據(jù)主題和內容，擬定公文的結構提綱，包括開頭、主體、結尾等部分，明確各部分的主要內容和邏輯關系。4.撰寫初稿：按照提綱進行公文初稿的撰寫，注意語言表達、格式規(guī)范等要求，確保內容完整、準確、清晰。5.審核修改：初稿完成后，由起草人進行自我審核，檢查內容是否準確、邏輯是否嚴密、語言是否通順等。然后提交給部門負責人或相關審核人員進行審核，根據(jù)審核意見進行修改完善。五、公文審核（一）審核內容1.行文理由：審核公文的行文必要性，是否符合工作實際和相關規(guī)定，是否確有必要行文。2.內容準確性：審核公文內容是否真實、準確，數(shù)據(jù)、事實、政策依據(jù)等是否可靠，表述是否清晰、準確，有無歧義。3.格式規(guī)范性：審核公文格式是否符合本制度要求，版頭、主體、版記等要素是否齊全、規(guī)范，字體、字號、排版等是否符合規(guī)定。4.語言表達：審核公文語言是否通順、簡潔、得體，用詞是否恰當，語法是否正確，有無錯別字、語病。5.邏輯結構：審核公文的邏輯結構是否嚴謹，層次是否分明，段落之間的銜接是否自然流暢，觀點與論據(jù)是否一致。6.發(fā)文范圍：審核公文的主送機關、抄送機關是否準確，發(fā)文范圍是否恰當，是否符合行文規(guī)則。（二）審核流程1.初審：公文起草完成后，先由起草部門的負責人進行初審，重點審核行文理由、內容準確性、語言表達等方面，提出初步修改意見。2.復審：初審通過后，將公文提交給公司的綜合管理部門或專門的公文審核機構進行復審。復審人員按照審核內容的要求，對公文進行全面細致的審核，提出詳細的審核意見。3.終審：復審后的公文提交給公司的領導進行終審。領導根據(jù)公司的整體工作部署和要求，對公文進行最后的把關，決定是否簽發(fā)。（三）審核意見處理1.起草人應當根據(jù)審核意見對公文進行認真修改，確保公文質量。修改完成后，再次提交審核，直至審核通過。2.對于審核意見存在較大分歧的情況，起草人應當與審核人員進行溝通協(xié)商，充分聽取各方意見，必要時可以組織專題會議進行討論，達成一致意見后進行修改。六、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權限1.公司的重要公文，由公司主要領導簽發(fā)。2.涉及公司某一領域或某一方面工作的公文，由分管領導簽發(fā)。3.屬于部門職權范圍內的一般性公文，由部門負責人簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.公文審核通過后，起草人將公文呈交相應的簽發(fā)領導。2.簽發(fā)領導對公文進行認真審閱，確認無誤后，在發(fā)文稿紙上簽署姓名和日期。3.如簽發(fā)領導對公文內容有修改意見，起草人應當按照意見進行修改后重新呈交簽發(fā)。七、公文印發(fā)（一）印發(fā)要求1.公文印發(fā)前，應當對公文的格式、內容等進行再次核對，確保準確無誤。2.按照規(guī)定的格式和排版要求進行打印或復印，保證公文的清晰、整潔。3.公文印發(fā)份數(shù)應當根據(jù)工作需要合理確定，避免浪費。（二）印發(fā)流程1.公文經(jīng)簽發(fā)后，由綜合管理部門或專門的文印部門負責印發(fā)。2.文印人員按照簽發(fā)后的公文稿進行排版、打印或復印，對打印或復印好的公文進行整理、裝訂。3.在公文印發(fā)過程中，如發(fā)現(xiàn)問題及時與相關人員溝通協(xié)調，確保公文印發(fā)工作的順利進行。八、公文歸檔與保管（一）歸檔要求1.公文辦理完畢后，應當及時整理歸檔。歸檔范圍包括上級機關來文、本機關發(fā)文、平行機關來文等。2.歸檔的公文應當齊全、完整，能夠準確反映本機關的工作活動和歷史面貌。3.公文歸檔時，應當按照分類標準進行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。（二）保管期限1.公文的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的公文：具有重要查考利用價值的公文，如公司的重大決策、重要法規(guī)、重要會議文件等。長期保管的公文：在較長時間內具有查考利用價值的公文，保管期限一般為16年至50年。短期保管的公文