PAGE如何規(guī)范清款工作制度一、總則（一）目的為加強公司財務管理，規(guī)范清款工作流程，確保公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及款項收付及清款工作的部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：清款工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保各項操作合法合規(guī)。2.準確性原則：清款數據要準確無誤，避免因數據錯誤導致的工作失誤和經濟損失。3.及時性原則：及時進行款項的催收和清理，避免逾期款項的產生，降低資金風險。4.責任明確原則：明確各部門及人員在清款工作中的職責，做到責任到人。二、清款工作流程（一）款項發(fā)生前1.業(yè)務部門在開展業(yè)務活動前，應充分評估客戶的信用狀況，對于信用不佳或存在潛在風險的客戶，應采取相應的風險防范措施，如要求提供擔保、增加預付款比例等。2.簽訂合同或協(xié)議時，應明確款項的支付方式、支付時間、違約責任等條款，確保合同條款清晰、明確，具有可操作性。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本提交給財務部門備案。（二）款項收付過程中1.財務部門應根據合同約定，及時跟蹤款項的收付情況。在款項到賬前，應與客戶保持溝通，確認款項的來源和性質，確?？铐棞蚀_無誤到賬。2.對于已到賬的款項，財務部門應及時進行核對和入賬處理，并按照規(guī)定的會計科目進行核算。同時，應定期與業(yè)務部門核對款項收付情況，確保雙方數據一致。3.在款項支付環(huán)節(jié)，財務部門應嚴格按照審批流程進行操作。付款申請必須經過相關部門負責人和財務負責人的審批，確保付款依據充分、手續(xù)齊全。對于大額款項的支付，應實行集體決策制度，確保資金支付的安全性。（三）款項逾期后1.當款項逾期未付時，財務部門應及時向業(yè)務部門發(fā)出催款通知，并協(xié)助業(yè)務部門了解款項逾期的原因。業(yè)務部門應在接到催款通知后，及時與客戶溝通，了解客戶的付款計劃和困難，制定相應的催款策略。2.根據客戶的實際情況，催款方式可分為電話催款、郵件催款、上門催款等。對于多次催款仍未取得成效的客戶，應及時啟動法律程序，通過法律手段維護公司的合法權益。3.在催款過程中，業(yè)務部門和財務部門應密切配合，及時共享信息。財務部門應提供準確的款項數據和相關財務信息，協(xié)助業(yè)務部門分析客戶的財務狀況和還款能力。業(yè)務部門應及時向財務部門反饋催款進展情況，共同制定下一步的催款措施。三、清款工作責任分工（一）業(yè)務部門職責1.負責客戶信用評估，在業(yè)務開展前對客戶的信用狀況進行調查和評估，為公司決策提供依據。2.簽訂合同或協(xié)議，確保合同條款符合公司利益，明確款項支付方式、時間等關鍵條款。3.跟蹤業(yè)務進展，及時了解客戶付款情況，對于款項逾期未付的情況，負責與客戶溝通協(xié)調，制定催款方案并組織實施。4.協(xié)助財務部門進行清款工作，提供與業(yè)務相關的信息和資料，配合財務部門進行款項核對和催收。（二）財務部門職責1.負責款項的收付核算，按照國家財務制度和公司規(guī)定，及時、準確地記錄款項的收付情況，確保財務數據的真實性和完整性。2.監(jiān)控款項逾期情況，并及時向業(yè)務部門發(fā)出催款通知。3.協(xié)助業(yè)務部門制定催款策略，提供財務分析和建議，為催款工作提供支持。4.負責與外部審計機構、稅務部門等相關單位溝通協(xié)調，處理與清款工作有關的數據查詢、審計等事宜。（三）法務部門職責1.審核合同或協(xié)議中的法律條款，確保合同的合法性和有效性，防范法律風險。2.對于款項逾期且通過其他方式無法解決的情況，提供法律支持，協(xié)助制定法律解決方案，如起草律師函、提起訴訟等。3.參與公司清款工作的相關法律培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力。（四）其他部門職責其他部門應根據公司清款工作的需要，提供必要的協(xié)助和支持。例如，人力資源部門負責對涉及清款工作的員工進行績效考核，將清款工作業(yè)績納入績效考核體系；行政部門負責提供必要的辦公設備和資源，保障清款工作的正常開展。四、清款工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內部審計部門定期對清款工作進行審計監(jiān)督，檢查清款工作流程是否合規(guī)、款項收付是否準確、催款措施是否有效等。對于審計中發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.建立清款工作定期匯報制度，業(yè)務部門和財務部門應定期向公司管理層匯報清款工作進展情況，包括款項逾期情況、催款措施及效果、存在的問題及解決方案等。公司管理層應及時了解清款工作動態(tài)，協(xié)調解決工作中出現的問題。（二）考核指標1.款項回收率：考核清款工作的最終成效，計算公式為：款項回收率=實際收回款項金額/應收回款項金額×100%。2.逾期款項發(fā)生率：反映款項逾期情況，計算公式為：逾期款項發(fā)生率=逾期未付的款項筆數或金額/總款項筆數或金額×100%。3.催款及時率：考核催款工作的及時性，計算公式為：催款及時率=在規(guī)定時間內發(fā)出催款通知的款項筆數或金額/應發(fā)出催款通知的款項筆數或金額×100%。（三）考核辦法1.根據清款工作考核指標，對業(yè)務部門、財務部門及相關人員進行年度考核?？己私Y果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.對于考核結果為優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽證書等；對于考核結果為不合格的部門和個人，進行批評教育，并根據情節(jié)輕重給予相應的處罰，如扣發(fā)獎金、調整崗位等。3.將清款工作考核結果與員工的薪酬、晉升、績效獎金等掛鉤，充分調動員工的積極性和主動性，確保清款工作順利開展。五、清款工作檔案管理（一）檔案內容清款工作檔案應包括以下內容：1.客戶信用評估資料，如客戶營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、財務報表、信用評級報告等。2.合同或協(xié)議副本，包括合同簽訂審批表、合同文本、補充協(xié)議等。3.款項收付憑證，如發(fā)票、收據、銀行對賬單、付款申請單、審批文件等。4.催款記錄，如催款通知、溝通記錄、會議紀要、律師函、訴訟文件等。5.其他與清款工作相關的資料，如客戶還款計劃、擔保文件等。（二）檔案整理與歸檔1.業(yè)務部門和財務部門應指定專人負責清款工作檔案的整理和歸檔。檔案管理人員應按照檔案管理的要求，對各類資料進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.清款工作檔案應按照年度進行歸檔，每年結束后，檔案管理人員應將本年度的清款工作檔案整理成冊，妥善保管。檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（三）檔案查閱與使用1.公司內部人員因工作需要查閱清款工作檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應按照規(guī)定提供查閱服務，并做好查閱記錄。2.涉及公司商業(yè)機密或法律糾紛的清款工作檔案，未經公司管理層批準，不得對外提供查閱或復印。如需對外提供相關資料，應按照公司保密制度和法律程序辦理。六、附則（一）解釋權本制度由公司財務部門負責解釋。在執(zhí)行