PAGE高校外事辦工作制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)我校外事工作的規(guī)范化管理，提高外事工作水平，促進(jìn)國際交流與合作的健康發(fā)展，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本工作制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于我校外事辦全體工作人員以及參與外事活動的校內(nèi)各單位和人員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和外事紀(jì)律，維護(hù)國家主權(quán)、安全和利益。2.服務(wù)學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略，積極拓展國際交流與合作，提升學(xué)校的國際影響力。3.規(guī)范有序、高效務(wù)實(shí)，確保外事工作的科學(xué)性、合理性和有效性。4.尊重國際慣例，遵循平等互利、友好協(xié)商的原則開展對外交流活動。二、外事辦工作職責(zé)（一）政策研究與規(guī)劃1.跟蹤研究國家外事政策、法規(guī)以及國際教育交流與合作的動態(tài)和趨勢，為學(xué)校外事工作提供政策咨詢和建議。2.根據(jù)學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略，制定并完善學(xué)校外事工作規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，明確工作目標(biāo)和重點(diǎn)任務(wù)。（二）外事活動組織與協(xié)調(diào)1.負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)學(xué)校與國（境）外高校、科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)等的交流與合作項(xiàng)目，包括來訪接待、出訪安排、合作協(xié)議簽訂等。2.策劃和舉辦各類國際會議、學(xué)術(shù)講座、文化交流等活動，搭建國際交流平臺，促進(jìn)師生的國際交流與合作。3.協(xié)調(diào)校內(nèi)各單位參與外事活動，明確職責(zé)分工，確保外事工作的順利開展。（三）外事人員管理1.負(fù)責(zé)外事工作人員的選拔、培訓(xùn)和考核，提高外事人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和外事工作能力。2.指導(dǎo)和監(jiān)督校內(nèi)各單位外事聯(lián)絡(luò)員的工作，定期組織培訓(xùn)和交流活動。（四）外事項(xiàng)目管理1.負(fù)責(zé)各類外事項(xiàng)目的申報、審批、實(shí)施和驗(yàn)收工作，確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行和預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。2.加強(qiáng)外事項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的管理，嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、合規(guī)、透明。（五）外事信息管理1.建立和完善外事信息管理系統(tǒng)，及時收集、整理、發(fā)布外事工作動態(tài)和信息。2.負(fù)責(zé)外事檔案的管理，做好外事文件、資料、協(xié)議等的歸檔和保管工作。（六）對外宣傳與聯(lián)絡(luò)1.加強(qiáng)學(xué)校外事工作的對外宣傳，展示學(xué)校的辦學(xué)特色和國際交流成果，提升學(xué)校的國際知名度和美譽(yù)度。2.拓展對外聯(lián)絡(luò)渠道，加強(qiáng)與國（境）外相關(guān)機(jī)構(gòu)和人士的聯(lián)系與溝通，建立良好的合作關(guān)系。三、外事審批與備案制度（一）審批原則1.嚴(yán)格遵守國家外事政策和法律法規(guī)，確保外事活動符合國家利益和學(xué)校發(fā)展需要。2.堅(jiān)持“誰派出、誰負(fù)責(zé)，誰接待、誰負(fù)責(zé)”的原則，明確派出單位和接待單位的責(zé)任。3.注重效益，合理安排外事活動，避免不必要的出訪和接待。（二）審批流程1.出訪審批校內(nèi)人員因公出訪，需填寫《因公出國（境）審批表》，詳細(xì)說明出訪目的、行程安排、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。所在單位審核同意后，報外事辦初審。外事辦根據(jù)出訪任務(wù)的必要性、合規(guī)性等進(jìn)行初審，并提出意見。初審?fù)ㄟ^后，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)學(xué)校外事工作規(guī)劃和實(shí)際情況進(jìn)行審批。獲得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，出訪人員持審批表到相關(guān)部門辦理出國（境）手續(xù)。2.來訪接待審批國（境）外單位或個人來訪，接待單位需填寫《外事來訪接待審批表》，明確來訪人員信息、來訪目的、接待安排等內(nèi)容，并提交相關(guān)背景資料。接待單位審核同意后，報外事辦初審。外事辦根據(jù)來訪人員的身份、來訪目的等進(jìn)行初審，并提出意見。初審?fù)ㄟ^后，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)學(xué)校外事工作安排和實(shí)際情況進(jìn)行審批。獲得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，接待單位按照審批意見做好接待工作。（三）備案制度1.外事活動結(jié)束后，出訪人員和接待單位需及時向外事辦提交總結(jié)報告，包括活動成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等內(nèi)容。2.外事辦負(fù)責(zé)對學(xué)校外事活動進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和備案，建立外事工作檔案，為學(xué)校外事工作的決策和管理提供依據(jù)。四、外事經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.外事辦根據(jù)學(xué)校外事工作規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，編制外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算，明確經(jīng)費(fèi)來源、支出項(xiàng)目和金額。2.外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算需報學(xué)校財務(wù)部門審核，并經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）經(jīng)費(fèi)使用原則1.嚴(yán)格執(zhí)行國家財務(wù)制度和外事經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定，確保經(jīng)費(fèi)使用合法、合規(guī)、合理。2.堅(jiān)持勤儉節(jié)約的原則，合理控制外事經(jīng)費(fèi)支出，提高經(jīng)費(fèi)使用效益。3.外事經(jīng)費(fèi)專款專用，不得挪作他用。（三）經(jīng)費(fèi)報銷1.出訪人員和接待單位應(yīng)按照學(xué)校財務(wù)制度的規(guī)定，及時辦理外事經(jīng)費(fèi)報銷手續(xù)。2.報銷時需提供合法有效的票據(jù)，并填寫報銷審批表，注明經(jīng)費(fèi)來源、支出項(xiàng)目、金額等內(nèi)容。3.外事辦負(fù)責(zé)對報銷票據(jù)進(jìn)行審核，審核通過后報學(xué)校財務(wù)部門審批報銷。（四）經(jīng)費(fèi)監(jiān)督1.學(xué)校財務(wù)部門負(fù)責(zé)對外事經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保經(jīng)費(fèi)使用規(guī)范、透明。2.外事辦定期對外事經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。五、外事人員行為規(guī)范（一）政治素質(zhì)1.外事人員應(yīng)具備堅(jiān)定的政治立場，熱愛祖國，忠誠于教育事業(yè)，堅(jiān)決維護(hù)國家主權(quán)、安全和利益。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)國家外事政策和法律法規(guī)，增強(qiáng)政治意識、大局意識和責(zé)任意識。（二）業(yè)務(wù)能力1.具備扎實(shí)的外事業(yè)務(wù)知識和技能，熟悉國際教育交流與合作的規(guī)則和程序。2.不斷提高外語水平和溝通能力，能夠熟練運(yùn)用外語進(jìn)行對外交流和業(yè)務(wù)洽談。3.具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和應(yīng)急處理能力，能夠妥善處理外事活動中的各種問題。（三）職業(yè)道德1.遵守外事工作紀(jì)律，保守國家秘密和學(xué)校機(jī)密，不得泄露外事工作中的敏感信息。2.誠實(shí)守信，廉潔奉公，不得利用外事工作謀取私利。3.尊重他人，禮貌待人，樹立良好的外事形象。（四）外事禮儀1.外事人員應(yīng)熟悉并遵守國際禮儀規(guī)范，注重儀表儀態(tài)，言行舉止得體。2.在對外交往中，尊重對方的文化習(xí)俗和宗教信仰，避免因文化差異產(chǎn)生誤解和沖突。六、外事檔案管理辦法（一）檔案范圍外事檔案包括學(xué)校與國（境）外高校、科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)等簽訂的合作協(xié)議、備忘錄、意向書等文件；學(xué)校外事活動的計(jì)劃、方案、總結(jié)、報告等材料；外事人員的出國（境）審批表、護(hù)照、簽證等相關(guān)資料；外事來訪人員的邀請函、接待安排等文件；以及其他與外事工作相關(guān)的重要文件和資料。（二）檔案整理1.外事辦指定專人負(fù)責(zé)外事檔案的整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案形成的時間順序和類別，對外事檔案進(jìn)行分類整理，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。（三）檔案保管1.外事檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜中，確保檔案的安全和完整。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或霉變。（四）檔案查閱1.校內(nèi)各單位和人員因工作需要查閱外事檔案，需填寫《外事檔案查閱申請表》，經(jīng)外事辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。3.涉及國家秘密和學(xué)校機(jī)密的外事檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（五）檔案移交1.外事檔案管理人員工作變動時，應(yīng)及時辦理檔案移交手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。2.外事檔案保管期限屆滿后，按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好記錄。七、外事安全管理規(guī)定（一）安全責(zé)任1.外事辦負(fù)責(zé)制定外事安全工作制度和應(yīng)急預(yù)案，明確安全責(zé)任，確保外事活動的安全進(jìn)行。2.出訪人員和接待單位應(yīng)嚴(yán)格遵守外事安全規(guī)定，落實(shí)安全措施，保障人員和財產(chǎn)安全。（二）安全教育1.外事辦定期組織外事人員參加安全教育培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。2.在組織外事活動前，應(yīng)對參與人員進(jìn)行安全提醒，強(qiáng)調(diào)安全注意事項(xiàng)。（三）安全防范措施1.加強(qiáng)外事活動場所的安全管理，確保場所設(shè)施安全可靠，配備必要的安全設(shè)備和消防器材。2.對出訪人員進(jìn)行行前安全培訓(xùn)，包括交通安全、人身安全、財產(chǎn)安全等方面的知識和技能。3.在對外交往中，注意防范各種安全風(fēng)險，如政治風(fēng)險、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、文化風(fēng)險等，確保外事活動的順利進(jìn)行（四）應(yīng)急處置1.制