PAGE京東物流采購(gòu)制度規(guī)范一、總則（一）目的本采購(gòu)制度規(guī)范旨在確保京東物流采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)范、高效、透明，保障公司運(yùn)營(yíng)的物資供應(yīng)，控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)質(zhì)量，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)公司整體業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于京東物流總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于貨物采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購(gòu)過程中，遵循公平競(jìng)爭(zhēng)的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁，確保采購(gòu)結(jié)果公正合理。3.效益原則：追求采購(gòu)效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效率。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員及相關(guān)參與方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)，維護(hù)公司的良好形象。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)1.采購(gòu)委員會(huì)組成：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。職責(zé)：負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)策略、預(yù)算安排、供應(yīng)商選擇等重大事項(xiàng)，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行宏觀決策和監(jiān)督。2.采購(gòu)項(xiàng)目審批小組組成：根據(jù)具體采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)和規(guī)模，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員等組成。職責(zé)：對(duì)具體采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審批，確保項(xiàng)目符合公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，審核采購(gòu)方案的合理性和可行性。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門1.采購(gòu)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的問題等。崗位設(shè)置及職責(zé)：采購(gòu)經(jīng)理：全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部門的管理工作，制定采購(gòu)策略和計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)完成采購(gòu)任務(wù)，與其他部門協(xié)調(diào)溝通采購(gòu)相關(guān)事宜。采購(gòu)專員：根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)操作，進(jìn)行供應(yīng)商開發(fā)與維護(hù)，收集采購(gòu)信息，協(xié)助采購(gòu)談判和合同簽訂等。2.需求部門職責(zé)：提出準(zhǔn)確的采購(gòu)需求，參與采購(gòu)前期的需求調(diào)研和分析，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和選擇，對(duì)采購(gòu)到貨的物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收和使用反饋。崗位設(shè)置及職責(zé)：需求部門負(fù)責(zé)人：統(tǒng)籌本部門的采購(gòu)需求，審核采購(gòu)申請(qǐng)，協(xié)調(diào)與采購(gòu)部門的工作銜接，對(duì)采購(gòu)結(jié)果負(fù)責(zé)。需求專員：具體提出采購(gòu)需求明細(xì)，配合采購(gòu)部門開展采購(gòu)工作，提供技術(shù)支持和使用反饋等。（三）監(jiān)督部門1.審計(jì)部門職責(zé)：對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行定期審計(jì)和專項(xiàng)審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)成本的合理性、采購(gòu)合同執(zhí)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并監(jiān)督整改落實(shí)。2.法務(wù)部門職責(zé)：為采購(gòu)活動(dòng)提供法律支持和風(fēng)險(xiǎn)防范指導(dǎo)，審核采購(gòu)合同條款，確保合同合法有效，處理采購(gòu)過程中的法律糾紛。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和運(yùn)營(yíng)需要，定期或不定期提出采購(gòu)需求。采購(gòu)需求應(yīng)明確物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.需求部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)注明采購(gòu)項(xiàng)目的緊急程度、預(yù)算金額等內(nèi)容。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)需求進(jìn)行匯總和分析。結(jié)合公司庫存情況、采購(gòu)周期、市場(chǎng)供應(yīng)狀況等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的具體內(nèi)容、采購(gòu)時(shí)間安排、采購(gòu)方式選擇、預(yù)算控制等。采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購(gòu)部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面情況。建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果等。2.供應(yīng)商評(píng)估與選擇根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，從供應(yīng)商信息庫中選取若干潛在供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步評(píng)估。評(píng)估方式包括實(shí)地考察、樣品測(cè)試、問卷調(diào)查、供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等。采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，按照評(píng)估得分確定入圍供應(yīng)商名單。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，需提交采購(gòu)項(xiàng)目審批小組進(jìn)行評(píng)審后確定供應(yīng)商。3.供應(yīng)商管理與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)懲，如調(diào)整采購(gòu)份額、暫停合作等。建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，對(duì)于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨延遲、違反合作協(xié)議等情況的供應(yīng)商，及時(shí)予以淘汰，并從供應(yīng)商信息庫中刪除相關(guān)信息。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判。談判過程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握談判技巧，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門可邀請(qǐng)需求部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同參與談判，確保談判結(jié)果符合公司利益和要求。2.合同簽訂談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（五）采購(gòu)訂單執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等具體要求。采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將訂單信息通知需求部門，以便需求部門做好收貨準(zhǔn)備。2.訂單跟蹤采購(gòu)部門定期跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，了解訂單生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整交貨期、要求供應(yīng)商補(bǔ)貨或換貨等，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。3.到貨驗(yàn)收采購(gòu)物資到貨前，需求部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。物資到貨后，需求部門按照驗(yàn)收方案對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并辦理入庫手續(xù)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（六）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)單，注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、合同金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后，提交至公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。3.財(cái)務(wù)部門按照公司資金管理制度和審批結(jié)果，辦理采購(gòu)付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合合同約定，確保資金支付安全、準(zhǔn)確。四、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)1.適用范圍：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目，如大型設(shè)備采購(gòu)、工程建設(shè)項(xiàng)目等。2.招標(biāo)流程：采購(gòu)部門編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。招標(biāo)公告應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)行業(yè)網(wǎng)站等媒體上發(fā)布。接收供應(yīng)商的投標(biāo)文件，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行初步評(píng)審，篩選出符合要求的供應(yīng)商進(jìn)入詳細(xì)評(píng)審環(huán)節(jié)。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。發(fā)布中標(biāo)公告，向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（二）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)1.適用范圍：適用于招標(biāo)時(shí)間不足、采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜且有特殊要求、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不充分等情況的采購(gòu)項(xiàng)目。2.談判流程：采購(gòu)部門確定參與談判的供應(yīng)商名單，并向其發(fā)出談判邀請(qǐng)書。組織談判會(huì)議，與供應(yīng)商就采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、價(jià)格等進(jìn)行談判。談判過程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，爭(zhēng)取達(dá)成最優(yōu)采購(gòu)方案。根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。（三）詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：適用于采購(gòu)標(biāo)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，如辦公用品、通用設(shè)備等。2.詢價(jià)流程：采購(gòu)部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，明確采購(gòu)標(biāo)的的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)。收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件，對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（四）單一來源采購(gòu)1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)、必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套性等情況的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)流程：采購(gòu)部門填寫單一來源采購(gòu)申請(qǐng)表，說明采用單一來源采購(gòu)的原因、擬采購(gòu)的供應(yīng)商名稱等內(nèi)容。單一來源采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)采購(gòu)項(xiàng)目審批小組審核通過后，報(bào)采購(gòu)委員會(huì)批準(zhǔn)。與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同。五、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)等因素，編制采購(gòu)預(yù)算草案。2.采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、預(yù)算金額、資金來源等內(nèi)容，并按季度或月度進(jìn)行分解。3.采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，提交至公司管理層審批。審批通過后的采購(gòu)預(yù)算作為公司年度采購(gòu)活動(dòng)的控制依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購(gòu)部門嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差，并向采購(gòu)部門反饋。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)反饋意見采取相應(yīng)的措施，確保采購(gòu)預(yù)算的順利執(zhí)行。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)出現(xiàn)市場(chǎng)價(jià)格大幅波動(dòng)、采購(gòu)需求變更、政策調(diào)整等原因?qū)е略少?gòu)預(yù)算無法滿足實(shí)際采購(gòu)需求時(shí)，采購(gòu)部門可提出采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司管理層審批。3.經(jīng)審批同意的采購(gòu)預(yù)算調(diào)整，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和合同執(zhí)行情況，確保采購(gòu)活動(dòng)與調(diào)整后的預(yù)算保持一致。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門會(huì)同審計(jì)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋采購(gòu)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)訂單執(zhí)行、采購(gòu)付款等。2.評(píng)估采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)制定針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，通過實(shí)地考察、供應(yīng)商資質(zhì)審核、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等方式，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，約束供應(yīng)商行為。建立供應(yīng)商備用機(jī)制，對(duì)于關(guān)鍵物資或服務(wù)的供應(yīng)商，尋找備選供應(yīng)商，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的供應(yīng)中斷情況。2.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)采購(gòu)合同由法務(wù)部門審核，確保合同條款合法有效，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)機(jī)制。在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定履行各自的責(zé)任和義務(wù)，及時(shí)處理合同變更、違約等情況。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)和分析，及時(shí)掌握價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)，合理安排采購(gòu)時(shí)機(jī)，降低價(jià)格上漲風(fēng)險(xiǎn)。在采購(gòu)談判中，爭(zhēng)取有利的價(jià)格條款，如采用固定價(jià)格、價(jià)格調(diào)整機(jī)制等，降低價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。4.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)明確采購(gòu)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并在采購(gòu)合同中約定質(zhì)量驗(yàn)收條款和違約責(zé)任。加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于不合格物資及時(shí)要求供應(yīng)商處理。定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于質(zhì)量不穩(wěn)定的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的措施，如減少采購(gòu)份額、暫停合作等。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)