PAGE公司零星采購制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司零星采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因日常辦公、生產(chǎn)經(jīng)營等需要進行的零星采購活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.及時性原則：根據(jù)實際需求及時進行采購，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動不受影響。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.負責(zé)制定零星采購計劃，根據(jù)各部門需求匯總編制月度采購計劃。2.組織實施零星采購活動，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。3.負責(zé)采購訂單的下達、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和管理。5.負責(zé)采購成本的控制和核算，分析采購價格變動趨勢。（二）需求部門職責(zé)1.根據(jù)實際工作需要，提出零星采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程中的供應(yīng)商選擇、合同評審等工作。3.負責(zé)驗收采購物資，對驗收結(jié)果負責(zé)。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.審核采購申請和采購合同，確保采購資金的合理性和合規(guī)性。2.負責(zé)采購款項的支付和核算，對采購成本進行監(jiān)督和分析。3.協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商的財務(wù)狀況評估。（四）審計部門職責(zé)1.對零星采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況。2.審查采購合同的合法性、合規(guī)性和效益性。3.對采購過程中的違規(guī)行為提出處理建議。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要填寫《零星采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購金額、申請采購日期等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認。2.對于金額較大或特殊的采購申請，需求部門應(yīng)提供詳細的采購說明和預(yù)算分析。（二）采購審批1.《零星采購申請表》提交至采購部門，采購部門對申請內(nèi)容進行審核，包括采購需求的合理性、采購時間的緊迫性等。2.采購部門審核通過后，將申請表依次提交至財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。財務(wù)部門主要審核采購資金的安排是否合理，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況進行最終審批。對于預(yù)算內(nèi)的采購申請，審批流程應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成。對于超出預(yù)算的采購申請，需額外提交詳細的預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)公司預(yù)算管理部門審核通過后，再按審批流程進行審批。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購物資的特點和需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如供應(yīng)商庫、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽狀況、售后服務(wù)等方面。3.選擇至少[X]家符合要求的供應(yīng)商進行詢價，獲取報價單，并要求供應(yīng)商提供詳細的產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等信息。4.采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，需提交至財務(wù)部門和法務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門審核合同中的付款條款是否符合公司財務(wù)規(guī)定，法務(wù)部門審核合同的合法性和合規(guī)性。3.采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部門負責(zé)人簽字并加蓋公司合同專用章，供應(yīng)商簽字蓋章確認。（五）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同下達采購訂單，明確采購物資的具體要求和交貨時間，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，采購部門及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.對于緊急采購需求，采購部門應(yīng)采取特事特辦的方式，優(yōu)先滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，但仍需按照規(guī)定的審批流程進行操作。（六）驗收付款1.采購物資到貨后，需求部門負責(zé)組織驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行檢查，填寫《物資驗收單》。2.驗收合格的物資，需求部門在《物資驗收單》上簽字確認，并提交至采購部門。采購部門根據(jù)驗收結(jié)果和采購合同辦理付款申請手續(xù)。3.財務(wù)部門審核付款申請，核對采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保信息一致無誤后，按照公司付款流程安排付款。4.對于驗收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結(jié)果。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度工作計劃和各部門需求預(yù)測，編制年度零星采購預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括采購項目、采購金額、采購時間等。2.年度零星采購預(yù)算編制完成后，提交至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門結(jié)合公司年度財務(wù)預(yù)算，對采購預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性進行審核，并提出調(diào)整建議。3.采購部門根據(jù)財務(wù)部門的審核意見，對采購預(yù)算進行調(diào)整完善，經(jīng)公司預(yù)算管理部門審核通過后，報公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進行申請和審批。2.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差，并向采購部門反饋。采購部門應(yīng)針對偏差原因采取相應(yīng)的措施進行調(diào)整。（三）預(yù)算考核1.公司建立采購預(yù)算考核制度，對采購部門的預(yù)算執(zhí)行情況進行考核評價。考核指標(biāo)包括預(yù)算執(zhí)行率、采購成本控制情況等。2.采購預(yù)算考核結(jié)果與采購部門的績效掛鉤，對于預(yù)算執(zhí)行情況良好的部門給予獎勵，對于預(yù)算執(zhí)行不力的部門進行相應(yīng)的處罰。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.基本條件：供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資格，具有良好的商業(yè)信譽和財務(wù)狀況，能夠提供符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品或服務(wù)。2.資質(zhì)證明：供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證明文件。3.實地考察：對于新申請的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等。4.供應(yīng)商評估：采購部門建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行評估，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。（二）供應(yīng)商分類管理1.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A、B、C三類。A類供應(yīng)商為優(yōu)秀供應(yīng)商，合作關(guān)系穩(wěn)定，優(yōu)先選擇合作。B類供應(yīng)商為良好供應(yīng)商，保持正常合作關(guān)系，定期進行評估。C類供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，加強監(jiān)督管理，如出現(xiàn)問題及時調(diào)整合作策略。對于不合格供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時終止合作，并將其從供應(yīng)商庫中刪除。2.針對不同類別的供應(yīng)商，采購部門采取不同的管理措施，如增加或減少采購份額、加強質(zhì)量檢驗等。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.激勵措施：對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司給予一定的獎勵，如優(yōu)先采購、延長付款期限、提供合作機會等。2.約束措施：對于違反采購合同或出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，公司采取相應(yīng)的約束措施，如扣除貨款、罰款、暫停合作、終止合作等。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其可能產(chǎn)生的原因和影響程度。（二）風(fēng)險評估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對采購風(fēng)險進行評估。評估指標(biāo)包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、風(fēng)險影響的嚴(yán)重程度等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將采購風(fēng)險分為高、中、低三個等級。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.風(fēng)險規(guī)避：對于高風(fēng)險事件，如供應(yīng)商破產(chǎn)、重大質(zhì)量問題等，采取風(fēng)險規(guī)避措施，如更換供應(yīng)商、取消采購計劃等。2.風(fēng)險降低：對于中等風(fēng)險事件，如價格波動、合同糾紛等，采取風(fēng)險降低措施，如與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款、加強合同管理等。3.風(fēng)險接受：對于低風(fēng)險事件，如一般性質(zhì)量問題、交貨延遲等，采取風(fēng)險接受措施，如加強檢驗、督促供應(yīng)商改進等。（四）風(fēng)險監(jiān)控1.建立采購風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.采購部門根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控結(jié)果，及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略，確保采購活動的順利進行。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.審計部門定期對公司零星采購活動進行審計，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門對采購資金的支付進行審核，確保資金支付的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。2.財務(wù)部門定期對采購成本進行分析，檢查采購成本控制情況，發(fā)現(xiàn)異常情況及時向采購部門反饋。（三）采購部門自查1.采購部門定期對自身采購活動進行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同的簽訂與履行情況等。2.采購部門對自查過程中