PAGE合同收據(jù)領(lǐng)用制度規(guī)范一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同、收據(jù)的管理，規(guī)范合同、收據(jù)的領(lǐng)用流程，確保合同、收據(jù)的安全、準(zhǔn)確使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及合同簽訂、收據(jù)開具的相關(guān)人員。3.基本原則合同、收據(jù)的領(lǐng)用遵循嚴(yán)格審批、限量領(lǐng)用、定期核銷、責(zé)任明確的原則。二、合同、收據(jù)的管理職責(zé)1.行政部門職責(zé)負(fù)責(zé)合同、收據(jù)的統(tǒng)一印制、編號(hào)、保管。建立合同、收據(jù)領(lǐng)用臺(tái)賬，記錄領(lǐng)用日期、部門、領(lǐng)用人、數(shù)量、用途等信息。定期對(duì)合同、收據(jù)的使用情況進(jìn)行檢查、核銷。負(fù)責(zé)對(duì)損壞、作廢的合同、收據(jù)進(jìn)行回收、登記和銷毀。2.業(yè)務(wù)部門職責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫合同、收據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門領(lǐng)用。嚴(yán)格按照合同、收據(jù)的用途使用，不得擅自更改、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓。妥善保管領(lǐng)用的合同、收據(jù)，防止丟失、損壞。及時(shí)將已使用的合同、收據(jù)交回行政部門核銷。3.財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)合同、收據(jù)的開具、使用情況進(jìn)行監(jiān)督。審核合同、收據(jù)的開具內(nèi)容是否符合財(cái)務(wù)規(guī)定。協(xié)助行政部門對(duì)合同、收據(jù)的核銷工作。三、合同領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，需填寫合同領(lǐng)用申請(qǐng)表，詳細(xì)注明合同名稱、合同編號(hào)、對(duì)方單位名稱、合同金額、合同期限、預(yù)計(jì)簽訂日期等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。2.審批流程行政部門收到合同領(lǐng)用申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同內(nèi)容是否符合公司業(yè)務(wù)范圍、合同金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)、預(yù)計(jì)簽訂日期是否合理等。如審核通過，行政部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；如審核不通過，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，說明原因并要求其修改完善。3.領(lǐng)用登記行政部門根據(jù)審批后的合同領(lǐng)用申請(qǐng)表，為業(yè)務(wù)部門辦理合同領(lǐng)用手續(xù)。在合同領(lǐng)用臺(tái)賬上詳細(xì)記錄領(lǐng)用日期、部門、領(lǐng)用人、合同編號(hào)、合同名稱、數(shù)量等信息，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。4.合同簽訂業(yè)務(wù)部門領(lǐng)用人應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批內(nèi)容與對(duì)方單位簽訂合同。合同簽訂過程中，應(yīng)確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或違法違規(guī)條款。簽訂后的合同原件應(yīng)及時(shí)交回行政部門存檔。5.合同變更與解除如合同簽訂后需要變更或解除，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫合同變更申請(qǐng)表或合同解除申請(qǐng)表，詳細(xì)說明變更或解除的原因、內(nèi)容等。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政部門備案。行政部門根據(jù)審批結(jié)果對(duì)合同領(lǐng)用臺(tái)賬進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。四、收據(jù)領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要開具收據(jù)時(shí)，需填寫收據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明收據(jù)編號(hào)（如有）、收款項(xiàng)目、收款金額、預(yù)計(jì)收款日期等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。2.審批流程行政部門收到收據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括收款項(xiàng)目是否符合公司規(guī)定、收款金額是否準(zhǔn)確、預(yù)計(jì)收款日期是否合理等。如審核通過，行政部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；如審核不通過，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，說明原因并要求其修改完善。3.領(lǐng)用登記行政部門根據(jù)審批后的收據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，為業(yè)務(wù)部門辦理收據(jù)領(lǐng)用手續(xù)。在收據(jù)領(lǐng)用臺(tái)賬上詳細(xì)記錄領(lǐng)用日期、部門、領(lǐng)用人、收據(jù)編號(hào)、收款項(xiàng)目、收款金額、數(shù)量等信息，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。4.收據(jù)開具業(yè)務(wù)部門領(lǐng)用人應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)規(guī)定開具收據(jù)。收據(jù)內(nèi)容應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，包括收款單位名稱、收款項(xiàng)目、收款金額、開具日期等。開具后的收據(jù)應(yīng)加蓋公司財(cái)務(wù)專用章，并妥善保管存根聯(lián)。5.收據(jù)核銷業(yè)務(wù)部門應(yīng)在收到款項(xiàng)后及時(shí)將收據(jù)存根聯(lián)交回行政部門核銷。行政部門核對(duì)收據(jù)存根聯(lián)與領(lǐng)用臺(tái)賬記錄的收款項(xiàng)目、收款金額、收款日期等信息是否一致。如一致，在臺(tái)賬上進(jìn)行核銷標(biāo)記；如不一致，查明原因并進(jìn)行處理。五、合同、收據(jù)的保管與使用要求1.保管要求行政部門應(yīng)設(shè)立專門的合同、收據(jù)保管倉庫或?qū)９?，確保合同、收據(jù)存放安全、有序。合同、收據(jù)應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。定期對(duì)合同、收據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。2.使用要求合同、收據(jù)領(lǐng)用人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得用于其他非規(guī)定用途。不得擅自涂改、偽造合同、收據(jù)內(nèi)容。如因填寫錯(cuò)誤或其他原因需要作廢，應(yīng)在合同、收據(jù)上加蓋“作廢”章，并將作廢的合同、收據(jù)交回行政部門。合同、收據(jù)使用過程中應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞。如發(fā)生丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、監(jiān)督與檢查1.定期檢查行政部門定期對(duì)合同、收據(jù)的領(lǐng)用、使用、保管情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括領(lǐng)用臺(tái)賬記錄是否準(zhǔn)確、完整，合同、收據(jù)使用是否符合規(guī)定，保管是否安全等。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)合同、收據(jù)的管理情況進(jìn)行抽查。抽查結(jié)果作為考核各部門合同、收據(jù)管理工作的依據(jù)。3.問題處理對(duì)于檢查或抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，行政部門進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、罰則1.凡違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，給予警告處分，并責(zé)令限期改正：未按規(guī)定填寫合同、收據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表的。未按審批內(nèi)容領(lǐng)用合同、收據(jù)的。未妥善保管合同、收據(jù)，導(dǎo)致丟失、損壞的。2.凡違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，給予記過處分，并處以一定金額的罰款：擅自更改、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓合同、收據(jù)的。擅自涂改、偽造合同、收據(jù)內(nèi)容的。未及時(shí)將已使用的合同、收據(jù)交回行政部門核銷的。3.凡違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，給予撤職處分