PAGE合同歸檔制度流程規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司合同歸檔流程，確保合同文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于合同的查詢、使用和管理，為公司的決策提供可靠依據(jù)，同時(shí)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同歸檔工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同的簽訂、履行和歸檔符合法律要求。2.真實(shí)完整原則：合同歸檔應(yīng)保證合同文件的真實(shí)性、完整性，不得遺漏重要條款和信息。3.分類清晰原則：按照合同的性質(zhì)、類別、時(shí)間等因素進(jìn)行分類歸檔，便于查找和管理。4.安全保密原則：加強(qiáng)合同檔案的安全管理，確保合同信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密。二、合同簽訂與審批（一）合同起草1.合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，應(yīng)明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免模糊不清或歧義性條款。（二）合同審核1.合同起草完成后，應(yīng)提交至相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)從法律合規(guī)、業(yè)務(wù)合理性、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等方面進(jìn)行審查。2.法律部門負(fù)責(zé)審核合同的合法性，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。3.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的業(yè)務(wù)條款，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求，能夠有效保障公司利益。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，包括價(jià)款支付方式、結(jié)算周期、稅務(wù)處理等，確保合同的財(cái)務(wù)安排合理可行。（三）合同審批1.審核通過的合同應(yīng)提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)公司的政策、制度和實(shí)際情況，對合同進(jìn)行全面審查，并簽署審批意見。2.重大合同或涉及重要事項(xiàng)的合同，應(yīng)提交公司管理層會議審議通過。（四）合同簽訂1.經(jīng)審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，并確保合同文本的一致性。2.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批意見執(zhí)行，不得擅自變更合同條款。如有特殊情況需要變更，應(yīng)重新履行審核和審批程序。三、合同歸檔流程（一）合同編號1.合同簽訂后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)為合同編制唯一的編號。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編排，以便于識別和管理。2.合同編號應(yīng)包含合同簽訂年份、業(yè)務(wù)類型、順序號等信息，例如：20XX[業(yè)務(wù)類型代碼][001]。（二）合同整理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)對合同文件進(jìn)行整理，確保合同文本及相關(guān)附件齊全、完整。2.整理后的合同文件應(yīng)包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、授權(quán)委托書、資質(zhì)證明文件、往來信函、會議紀(jì)要等相關(guān)資料。（三）合同掃描1.將整理好的合同文件進(jìn)行掃描，形成電子文檔。掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映合同內(nèi)容。2.電子文檔的格式應(yīng)統(tǒng)一為PDF格式，以便于長期保存和查閱。（四）合同分類1.根據(jù)合同的性質(zhì)、類別、業(yè)務(wù)領(lǐng)域等因素，對合同進(jìn)行分類。常見的合同分類包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。2.每類合同下可根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況進(jìn)一步細(xì)分，例如采購合同可分為原材料采購合同、設(shè)備采購合同等。（五）合同存儲1.將掃描后的合同電子文檔按照分類存儲至公司指定的合同管理系統(tǒng)或存儲設(shè)備中。存儲路徑應(yīng)清晰明確，便于查找和管理。2.同時(shí)，為每份合同建立紙質(zhì)檔案，并按照分類順序存放于專門的檔案柜中。檔案柜應(yīng)進(jìn)行編號，以便于標(biāo)識和管理。（六）合同索引建立1.為便于合同的查詢和檢索，應(yīng)建立合同索引。索引內(nèi)容應(yīng)包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、對方當(dāng)事人、合同金額、合同分類等關(guān)鍵信息。2.索引可采用電子表格或數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行管理，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。四、合同保管與借閱（一）合同保管1.合同檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。2.檢查內(nèi)容包括合同文件是否齊全、完整，存儲設(shè)備是否正常，檔案柜是否完好等。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.合同檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況。（二）合同借閱1.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同借閱申請表》，注明借閱合同的編號、名稱、借閱目的、借閱期限等信息。2.《合同借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交合同檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.合同檔案管理人員應(yīng)在借閱登記本上記錄借閱人的姓名、部門、借閱合同編號、名稱、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的合同檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失。如因特殊原因需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還合同檔案時(shí)，合同檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后在借閱登記本上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。五、合同變更與終止（一）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出變更申請，并填寫《合同變更申請表》。2.《合同變更申請表》應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等情況，并附上相關(guān)證明材料。3.合同變更申請經(jīng)相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人簽訂合同變更協(xié)議。4.合同變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照合同歸檔流程進(jìn)行歸檔，確保變更后的合同文件完整保存。（二）合同終止1.合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并填寫《合同終止申請表》。2.《合同終止申請表》應(yīng)注明合同終止的原因、時(shí)間、后續(xù)處理措施等信息。3.合同終止申請經(jīng)相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理合同終止手續(xù)，并對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評估。4.合同終止后，應(yīng)按照合同歸檔流程對合同文件進(jìn)行整理和歸檔，注明合同終止日期和原因。六、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同檔案已超過保存期限，且公司不再需要留存相關(guān)資料的，可以進(jìn)行銷毀。2.合同檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以銷毀。（二）銷毀程序1.合同檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行清查，確定需要銷毀的合同檔案清單。2.銷毀清單經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.合同檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保合同信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)與合同檔案銷毀清單一并保存，以備查閱。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對合同歸檔制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同歸檔工作符合制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂與審批流程的執(zhí)行情況、合同歸檔流程的規(guī)范性、合同保管與借閱的安全性等方面。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評價(jià)1.將合同歸檔工作納入公司績效考核體系，對相關(guān)部門和人員的合同歸檔工作進(jìn)行考核評價(jià)。