PAGE學(xué)校文件規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高學(xué)校工作效率，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工在工作中形成、使用和管理的各類文件。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：學(xué)校文件實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理，明確各部門職責(zé)，避免文件管理混亂。3.高效實(shí)用原則：簡(jiǎn)化文件處理流程，提高文件傳遞和辦理效率，確保文件能夠及時(shí)、有效地發(fā)揮作用。4.安全保密原則：加強(qiáng)文件安全保密工作，防止文件丟失、泄露和損壞，保障學(xué)校信息安全。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括學(xué)校發(fā)布的決定、命令、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等，用于傳達(dá)學(xué)校決策、部署工作、指導(dǎo)業(yè)務(wù)等。2.黨務(wù)文件：涵蓋學(xué)校黨組織發(fā)布的決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等，主要用于加強(qiáng)黨的建設(shè)、開展思想政治工作等。3.教學(xué)文件：如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、教材、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等，是學(xué)校教學(xué)工作的重要依據(jù)。4.科研文件：包括科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、科研成果鑒定材料等，反映學(xué)?？蒲泄ぷ鬟M(jìn)展和成果。5.學(xué)生管理文件：涉及學(xué)生學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲管理、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)等方面的文件，如學(xué)生手冊(cè)、學(xué)籍登記表、獎(jiǎng)懲文件等。6.后勤保障文件：有關(guān)學(xué)校后勤服務(wù)、物資采購(gòu)、校園建設(shè)、安全保衛(wèi)等方面的文件，如后勤工作計(jì)劃、物資采購(gòu)合同、安全管理制度等。（二）文件編號(hào)1.學(xué)校文件編號(hào)采用統(tǒng)一格式，由年份、部門代碼、文件類別代碼和流水號(hào)組成。例如：[年份][部門代碼][文件類別代碼][流水號(hào)]。2.年份：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.部門代碼：根據(jù)學(xué)校各部門的職能和分工，設(shè)定相應(yīng)的代碼。例如，校長(zhǎng)辦公室代碼為“01”，教務(wù)處代碼為“02”等。4.文件類別代碼：按照文件分類，分別設(shè)定行政文件代碼為“A”，黨務(wù)文件代碼為“B”，教學(xué)文件代碼為“C”，科研文件代碼為“D”，學(xué)生管理文件代碼為“E”，后勤保障文件代碼為“F”等。5.流水號(hào)：為每個(gè)文件的順序編號(hào)，從“001”開始依次遞增。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)深入了解文件的背景和目的，收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.起草文件應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式統(tǒng)一。文件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校政策要求，避免出現(xiàn)歧義或矛盾。3.涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)由牽頭部門組織相關(guān)部門共同起草，充分征求意見，確保文件能夠得到各部門的認(rèn)可和執(zhí)行。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件符合本部門工作實(shí)際和學(xué)校整體工作要求，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性負(fù)責(zé)。2.對(duì)于重要文件或涉及學(xué)校全局工作的文件，應(yīng)提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審核。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審核重點(diǎn)關(guān)注文件的政策導(dǎo)向、工作部署和對(duì)學(xué)校發(fā)展的影響，提出修改意見和建議。3.文件審核通過(guò)后，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，確保文件最終稿符合要求。四、文件發(fā)布與存檔（一）文件發(fā)布1.文件審核通過(guò)后，由起草部門按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。行政文件、黨務(wù)文件等重要文件一般通過(guò)學(xué)校辦公系統(tǒng)發(fā)布，同時(shí)可根據(jù)需要印發(fā)紙質(zhì)文件。2.教學(xué)文件、科研文件等專業(yè)性較強(qiáng)的文件，可在學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)站、教學(xué)科研平臺(tái)等特定渠道發(fā)布，也可印發(fā)紙質(zhì)文件供相關(guān)人員查閱。3.文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)明確文件的生效日期、適用范圍和傳達(dá)要求等，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。（二）文件存檔1.文件發(fā)布后，起草部門應(yīng)及時(shí)將文件的電子稿和紙質(zhì)稿進(jìn)行存檔。存檔文件應(yīng)按照文件分類和編號(hào)順序進(jìn)行整理，確保文件存儲(chǔ)有序、便于查找。2.學(xué)校設(shè)立專門的文件檔案室，負(fù)責(zé)集中保管學(xué)校各類重要文件。文件檔案室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保文件存儲(chǔ)安全、完整。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件索引目錄，方便查詢和利用。五、文件傳閱與辦理（一）文件傳閱1.對(duì)于需要傳閱的文件，由文件管理部門按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱。傳閱文件應(yīng)填寫傳閱登記表，注明傳閱人姓名、傳閱時(shí)間等信息。2.傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件傳閱，并簽署意見。如對(duì)文件內(nèi)容有疑問(wèn)或建議，應(yīng)及時(shí)與文件管理部門溝通。3.文件傳閱過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)文件的安全和保密，避免文件丟失或泄露。（二）文件辦理1.文件辦理包括文件的承辦、催辦和反饋等環(huán)節(jié)。承辦部門或人員應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理相關(guān)事項(xiàng)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給文件管理部門。2.文件管理部門應(yīng)對(duì)文件辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件辦理工作按時(shí)完成。對(duì)于逾期未辦理的文件，應(yīng)及時(shí)向承辦部門或人員發(fā)出催辦通知。3.承辦部門或人員應(yīng)將文件辦理結(jié)果以書面形式反饋給文件管理部門，反饋內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，如有需要，應(yīng)附上相關(guān)證明材料。六、文件保密與銷毀（一）文件保密1.學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)文件保密工作，明確文件保密范圍和保密措施。對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露文件內(nèi)容。在文件傳閱、辦理和存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件被非法獲取或傳播。3.對(duì)接觸機(jī)密文件的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，并定期進(jìn)行保密檢查，確保保密工作落實(shí)到位。（二）文件銷毀1.文件在保存期滿或已失去保存價(jià)值后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。文件銷毀前，應(yīng)由文件管理部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)文件，可采用粉碎、焚燒等方式銷毀；對(duì)于電子文件，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并進(jìn)行多次覆蓋，防止數(shù)據(jù)殘留。3.文件銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，應(yīng)填寫文件銷毀登記表，注明銷毀文件的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間和方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。七、文件檢索與利用（一）文件檢索工具1.學(xué)校應(yīng)建立完善的文件檢索工具，方便文件的查詢和利用。文件檢索工具包括紙質(zhì)索引目錄、電子索引數(shù)據(jù)庫(kù)等。2.紙質(zhì)索引目錄應(yīng)按照文件分類和編號(hào)順序編制，注明文件名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息，便于手工查詢。3.電子索引數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)采用專業(yè)的文檔管理軟件進(jìn)行建設(shè)，具備文件全文檢索、分類檢索、關(guān)鍵詞檢索等功能，提高文件檢索效率。文件利用1.學(xué)校教職員工因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱時(shí)間等信息，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。2.文件管理人員應(yīng)根據(jù)借閱人的需求，及時(shí)提供文件查閱服務(wù)。對(duì)于重要文件或限制