PAGE關(guān)于規(guī)范對(duì)外聯(lián)系制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織與外部機(jī)構(gòu)、單位及個(gè)人的聯(lián)系與溝通，規(guī)范對(duì)外聯(lián)系行為，確保信息傳遞準(zhǔn)確、高效，維護(hù)公司/組織的良好形象和合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門、各崗位與外部機(jī)構(gòu)、單位及個(gè)人進(jìn)行的各類聯(lián)系活動(dòng)，包括但不限于業(yè)務(wù)洽談、合作交流、信息咨詢、投訴處理等。（三）基本原則1.合法性原則：對(duì)外聯(lián)系活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得從事違法違規(guī)行為。2.真實(shí)性原則：提供的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隱瞞或虛假陳述。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行對(duì)外聯(lián)系，確保行為規(guī)范、有序。4.保密性原則：妥善保管涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等，防止泄露。5.高效性原則：以提高工作效率、促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展為目標(biāo)，及時(shí)、有效地處理對(duì)外聯(lián)系事項(xiàng)。二、對(duì)外聯(lián)系職責(zé)分工（一）公司/組織高層1.負(fù)責(zé)與重要外部機(jī)構(gòu)、單位及個(gè)人進(jìn)行戰(zhàn)略性溝通與合作，把握對(duì)外聯(lián)系的方向和重點(diǎn)。2.審批重大對(duì)外聯(lián)系事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決對(duì)外聯(lián)系過程中的重大問題。（二）各部門負(fù)責(zé)人1.根據(jù)部門職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，制定本部門對(duì)外聯(lián)系計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)與對(duì)口外部機(jī)構(gòu)、單位及個(gè)人的日常聯(lián)系與溝通，及時(shí)反饋業(yè)務(wù)進(jìn)展和問題。3.審核本部門對(duì)外聯(lián)系文件、資料等，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、合規(guī)。（三）具體經(jīng)辦人員1.按照規(guī)定流程和要求，具體負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)系的各項(xiàng)事務(wù)，包括信息收集、溝通協(xié)調(diào)、文件起草等。2.及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)對(duì)外聯(lián)系工作進(jìn)展情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見和要求調(diào)整工作方案。3.妥善保管對(duì)外聯(lián)系過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，做好歸檔工作。三、對(duì)外聯(lián)系流程（一）聯(lián)系發(fā)起1.各部門或個(gè)人因工作需要發(fā)起對(duì)外聯(lián)系時(shí)，應(yīng)填寫《對(duì)外聯(lián)系申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明聯(lián)系事項(xiàng)的背景、目的、內(nèi)容、對(duì)象等信息。2.將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)情況和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，申請(qǐng)表返回發(fā)起部門，由具體經(jīng)辦人員按照審批意見開展對(duì)外聯(lián)系工作。（二）聯(lián)系實(shí)施1.經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，制定詳細(xì)的聯(lián)系方案，明確聯(lián)系方式、時(shí)間安排、溝通要點(diǎn)等。2.通過電話、郵件、信函、會(huì)議等方式與外部對(duì)象進(jìn)行聯(lián)系，確保信息傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)。3.在聯(lián)系過程中，如涉及重要事項(xiàng)或需要變更聯(lián)系內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并重新履行審批手續(xù)。（三）信息反饋1.對(duì)外聯(lián)系工作結(jié)束后，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)整理聯(lián)系過程中的相關(guān)信息，形成書面報(bào)告，向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)聯(lián)系結(jié)果。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)聯(lián)系結(jié)果，評(píng)估工作成效，如有需要，組織相關(guān)人員進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)措施和建議。3.對(duì)于涉及公司/組織重要決策或業(yè)務(wù)合作的對(duì)外聯(lián)系事項(xiàng)，應(yīng)將相關(guān)信息及時(shí)反饋至公司/組織高層。（四）文件管理1.對(duì)外聯(lián)系過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如合同、協(xié)議、信函、報(bào)告等，經(jīng)辦人員應(yīng)按照公司/組織文件管理規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔。2.文件歸檔應(yīng)確保資料完整、準(zhǔn)確，便于查閱和追溯。重要文件應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。3.涉及商業(yè)秘密、敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行保管，限制查閱范圍。四、對(duì)外聯(lián)系溝通規(guī)范（一）語言表達(dá)1.對(duì)外聯(lián)系時(shí)應(yīng)使用規(guī)范、禮貌、清晰的語言，避免使用模糊、歧義或不當(dāng)?shù)脑~匯。2.表述內(nèi)容應(yīng)邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰，能夠準(zhǔn)確傳達(dá)公司/組織的意圖和要求。3.注意語氣和態(tài)度，保持熱情、誠(chéng)懇、專業(yè)，展現(xiàn)良好的職業(yè)素養(yǎng)。（二）溝通方式1.根據(jù)對(duì)外聯(lián)系事項(xiàng)的性質(zhì)和緊急程度，選擇合適的溝通方式。一般事項(xiàng)可優(yōu)先采用電話、郵件等方式進(jìn)行溝通；重要事項(xiàng)或需要深入討論的問題，可安排面對(duì)面會(huì)議或洽談。2.電話溝通時(shí)，應(yīng)主動(dòng)表明身份和來意，簡(jiǎn)潔明了地說明問題，認(rèn)真傾聽對(duì)方意見，做好記錄。結(jié)束通話時(shí)，應(yīng)禮貌道別。3.郵件溝通時(shí)，應(yīng)注意郵件格式規(guī)范，主題明確，正文內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。重要郵件應(yīng)在發(fā)送前進(jìn)行審核，確保信息無誤。同時(shí)，及時(shí)關(guān)注對(duì)方的回復(fù)，如有需要，進(jìn)行進(jìn)一步溝通。4.面對(duì)面溝通時(shí)，應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，明確溝通目的和要點(diǎn)。注意儀表儀態(tài)，準(zhǔn)時(shí)到達(dá)約定地點(diǎn)。在溝通中，尊重對(duì)方意見，積極互動(dòng)，達(dá)成共識(shí)后及時(shí)形成書面記錄。（三）信息保密1.對(duì)外聯(lián)系過程中，涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等，經(jīng)辦人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無關(guān)人員。2.對(duì)于需要提供給外部對(duì)象的信息，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保不涉及保密內(nèi)容。如確實(shí)需要提供部分保密信息，應(yīng)與對(duì)方簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.嚴(yán)禁在公共場(chǎng)合或非工作需要的情況下談?wù)摴?組織的保密信息，妥善保管涉及保密信息的文件、資料等。五、對(duì)外聯(lián)系活動(dòng)管理（一）業(yè)務(wù)洽談1.業(yè)務(wù)洽談前，經(jīng)辦人員應(yīng)充分了解對(duì)方情況和業(yè)務(wù)需求，收集相關(guān)資料，制定詳細(xì)的洽談方案。2.在洽談過程中，應(yīng)準(zhǔn)確介紹公司/組織的業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)、產(chǎn)品或服務(wù)特點(diǎn)等，積極傾聽對(duì)方意見和建議，尋求合作機(jī)會(huì)和利益契合點(diǎn)。3.涉及合同簽訂的業(yè)務(wù)洽談，應(yīng)嚴(yán)格按照合同管理規(guī)定進(jìn)行操作，確保合同條款合法、合規(guī)、明確，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。（二）合作交流1.積極參與各類行業(yè)合作交流活動(dòng)，展示公司/組織的形象和實(shí)力，拓展業(yè)務(wù)渠道和合作資源。2.在合作交流活動(dòng)中，與其他機(jī)構(gòu)、單位及個(gè)人建立良好的合作關(guān)系，加強(qiáng)信息共享和經(jīng)驗(yàn)交流，共同推動(dòng)行業(yè)發(fā)展。3.對(duì)于合作交流活動(dòng)中達(dá)成的合作意向或協(xié)議，應(yīng)及時(shí)按照規(guī)定程序進(jìn)行跟進(jìn)和落實(shí)。（三）信息咨詢1.及時(shí)、準(zhǔn)確地回復(fù)外部機(jī)構(gòu)、單位及個(gè)人的信息咨詢，提供專業(yè)、權(quán)威的解答。2.對(duì)于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)或敏感信息的咨詢，應(yīng)謹(jǐn)慎處理，必要時(shí)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后再進(jìn)行回復(fù)。3.建立信息咨詢臺(tái)賬，記錄咨詢內(nèi)容、回復(fù)情況等，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和總結(jié)。（四）投訴處理1.認(rèn)真對(duì)待外部機(jī)構(gòu)、單位及個(gè)人的投訴，及時(shí)受理并進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.根據(jù)投訴內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定，制定解決方案，明確責(zé)任部門和處理時(shí)限，確保投訴得到妥善處理。3.在投訴處理過程中，保持與投訴方的溝通，及時(shí)反饋處理進(jìn)展情況，直至投訴問題得到徹底解決。同時(shí)，對(duì)投訴處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，防止類似問題再次發(fā)生。六、對(duì)外聯(lián)系監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)對(duì)外聯(lián)系制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括對(duì)外聯(lián)系流程的執(zhí)行情況、溝通規(guī)范的遵守情況、信息保密情況、文件管理情況等。3.定期對(duì)各部門對(duì)外聯(lián)系工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并將監(jiān)督檢查結(jié)果納入部門績(jī)效考核體系。（二）外部反饋1.關(guān)注外部機(jī)構(gòu)、單位及個(gè)人對(duì)公司/組織對(duì)外聯(lián)系工作的反饋意見，及時(shí)收集整理。2.對(duì)于外部反饋的問題，認(rèn)真分析原因，采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，并將改進(jìn)情況及時(shí)反饋給相關(guān)方。3.通過定期回訪、滿意度調(diào)查等方