PAGE會(huì)議記錄規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)議記錄工作，確保會(huì)議信息準(zhǔn)確、完整、及時(shí)地記錄與傳達(dá)，提高會(huì)議效率和決策質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)會(huì)議、管理層會(huì)議、部門例會(huì)、專題會(huì)議等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：會(huì)議記錄應(yīng)如實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確無誤，不得歪曲或遺漏重要信息。2.完整性原則：全面記錄會(huì)議討論的事項(xiàng)、決議、行動(dòng)方案等，保證記錄內(nèi)容完整，能夠反映會(huì)議全貌。3.及時(shí)性原則：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)盡快完成會(huì)議記錄的整理與歸檔，確保信息及時(shí)傳達(dá)。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密，按照公司保密制度進(jìn)行管理。二、會(huì)議記錄人員職責(zé)（一）記錄人員安排1.公司設(shè)立專職會(huì)議記錄員，負(fù)責(zé)重要會(huì)議的記錄工作。對(duì)于一般性會(huì)議，可根據(jù)會(huì)議主持者的要求，指定相關(guān)人員擔(dān)任記錄員。2.記錄員應(yīng)具備良好的文字表達(dá)能力、速記能力和溝通能力，熟悉公司業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)章制度。（二）記錄員職責(zé)1.提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場，準(zhǔn)備好會(huì)議記錄所需的工具，如筆記本、錄音設(shè)備等。2.認(rèn)真傾聽會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論的事項(xiàng)、發(fā)言要點(diǎn)、決議結(jié)果等，確保記錄內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)于會(huì)議中的重要觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、決策等，應(yīng)重點(diǎn)標(biāo)注，以便后續(xù)整理和查閱。4.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理、核對(duì)和補(bǔ)充，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。5.將整理好的會(huì)議記錄按照規(guī)定的格式和流程進(jìn)行歸檔，并及時(shí)發(fā)送給相關(guān)人員。6.負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的保密工作，不得擅自將會(huì)議記錄內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。三、會(huì)議記錄內(nèi)容要求（一）會(huì)議基本信息1.會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員名單等。2.會(huì)議主持人、記錄員姓名。（二）會(huì)議議程1.記錄會(huì)議議程的各項(xiàng)內(nèi)容，包括議題名稱、匯報(bào)人、討論時(shí)間等。（三）會(huì)議討論內(nèi)容1.詳細(xì)記錄每位發(fā)言人的發(fā)言內(nèi)容，包括發(fā)言主題、觀點(diǎn)闡述、提出的問題、建議等。2.對(duì)于會(huì)議中的討論過程和爭議點(diǎn)，應(yīng)如實(shí)記錄各方觀點(diǎn)和理由。3.記錄會(huì)議中涉及的重要數(shù)據(jù)、事實(shí)依據(jù)等。（四）會(huì)議決議1.明確記錄會(huì)議達(dá)成的決議內(nèi)容，包括決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時(shí)間等。2.對(duì)于決議的執(zhí)行情況跟蹤要求，應(yīng)詳細(xì)記錄，確保決議能夠得到有效落實(shí)。（五）其他事項(xiàng)1.記錄會(huì)議中提出的需要進(jìn)一步研究或協(xié)調(diào)的事項(xiàng)。2.記錄會(huì)議中的重要提示、注意事項(xiàng)等。四、會(huì)議記錄格式規(guī)范（一）標(biāo)題采用“[會(huì)議名稱]會(huì)議記錄”的格式，如“董事會(huì)會(huì)議記錄”“部門例會(huì)會(huì)議記錄”等。（二）正文1.按照會(huì)議議程順序，依次記錄各項(xiàng)議題的討論內(nèi)容和決議結(jié)果。2.發(fā)言內(nèi)容應(yīng)采用分段記錄的方式，注明發(fā)言人姓名和發(fā)言時(shí)間。3.對(duì)于重要決議，應(yīng)單獨(dú)列出，明確決議事項(xiàng)、責(zé)任部門和完成時(shí)間。（三）結(jié)尾1.注明記錄員姓名和記錄日期。2.如有附件，應(yīng)在結(jié)尾處注明附件名稱和數(shù)量。五、會(huì)議記錄整理與歸檔（一）整理要求1.會(huì)議結(jié)束后，記錄員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，核對(duì)記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行分類、編號(hào)，使其條理清晰，便于查閱。3.對(duì)于會(huì)議記錄中的錯(cuò)別字、語病等進(jìn)行修改，確保記錄內(nèi)容規(guī)范、通順。（二）歸檔流程1.整理好的會(huì)議記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。2.電子檔案應(yīng)按照年度、會(huì)議類型等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于檢索和查詢。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，加蓋檔案章，并在檔案盒上注明檔案名稱、年度、會(huì)議類型等信息。4.歸檔后的會(huì)議記錄應(yīng)妥善保管，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案丟失或損壞。六、會(huì)議記錄查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)議記錄的，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。非相關(guān)人員未經(jīng)授權(quán)不得查閱會(huì)議記錄。2.涉及公司機(jī)密的會(huì)議記錄，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露會(huì)議記錄內(nèi)容。（二）使用規(guī)定1.查閱會(huì)議記錄的人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將會(huì)議記錄帶出公司。2.如需引用會(huì)議記錄中的內(nèi)容，應(yīng)注明出處，確保引用內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.會(huì)議記錄僅供公司內(nèi)部工作參考使用，未經(jīng)公司同意，不得用于其他任何用途。七、會(huì)議記錄的保密與安全（一）保密措施1.會(huì)議記錄涉及公司機(jī)密信息的，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保信息安全。2.記錄員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露會(huì)議記錄內(nèi)容。3.對(duì)于因工作需要接觸會(huì)議記錄的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.定期對(duì)會(huì)議記錄的電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.加強(qiáng)對(duì)會(huì)議記錄存儲(chǔ)設(shè)備的管理，確保設(shè)備安全，防止被盜、損壞或丟失。3.如發(fā)現(xiàn)會(huì)議記錄存在安全隱患或泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。八、會(huì)議記錄的審核與監(jiān)督（一）審核機(jī)制1.重要會(huì)議的會(huì)議記錄應(yīng)在整理完成后提交給會(huì)議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)會(huì)議記錄內(nèi)容，確保記錄準(zhǔn)確、完整，符合會(huì)議實(shí)際情況。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核人員應(yīng)及時(shí)與記錄員溝通，要求其進(jìn)行修改和完善。（二）監(jiān)督檢查1.公司行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議記錄工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保會(huì)議記錄制度的有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性、歸檔情況等。3.對(duì)于違反會(huì)議記錄規(guī)范管理