PAGE公文制度撰寫規(guī)范要求一、總則（一）目的為了規(guī)范公司公文的撰寫，提高公文質(zhì)量和處理效率，確保公司各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本規(guī)范要求。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有公文的撰寫、審核、發(fā)布、存檔等工作，包括但不限于通知、報告、請示、批復、函等各類公文形式。（三）基本原則1.合法性原則：公文內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，不得違反相關(guān)規(guī)定。2.準確性原則：公文表述應準確無誤，避免模糊、歧義或錯誤信息，確保傳達的內(nèi)容清晰明確。3.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的公文格式、語言風格和撰寫規(guī)范，保證公文的規(guī)范性和一致性。4.時效性原則：根據(jù)工作需要及時撰寫、審核和發(fā)布公文，確保信息傳遞的及時性和有效性。5.實用性原則：公文應具有實際應用價值，能夠解決實際問題，指導工作實踐。二、公文格式（一）頁面設置1.紙張規(guī)格：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距各為2.54cm，左、右頁邊距各為3.17cm。（二）字體字號1.標題：一般用二號宋體字，加粗，居中排列。2.主送機關(guān)：一般用三號仿宋體字，頂格書寫，回行時仍頂格。3.正文：一般用三號仿宋體字，每自然段左空二字，回行頂格。4.附件說明：一般用三號仿宋體字，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]”）。5.發(fā)文機關(guān)署名：一般用三號仿宋體字，在正文或附件說明下空一行右空二字編排。6.成文日期：一般用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），在發(fā)文機關(guān)署名下一行，右空四字編排。7.印章：單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)；聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（三）段落格式1.行距：一般采用固定值28磅，以保證文檔的清晰易讀。2.縮進：正文段落首行縮進2個字符。（四）頁碼一般用四號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。三、公文內(nèi)容（一）標題1.標題應準確概括公文的主要內(nèi)容：簡潔明了地反映公文的核心主題，避免冗長、模糊或歧義的表述。2.標題結(jié)構(gòu)應完整：一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。例如“[公司名稱]關(guān)于[具體事由]的[文種]”。在實際撰寫中，可根據(jù)具體情況省略發(fā)文機關(guān)名稱，但事由和文種必須明確。3.標題用詞應規(guī)范：使用準確、恰當?shù)脑~匯，避免生僻、晦澀或口語化的表述。（二）主送機關(guān)1.主送機關(guān)應明確：指公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。2.主送機關(guān)的位置和格式應符合要求：頂格書寫在標題下空一行位置，回行時仍頂格。（三）正文1.開頭：應簡潔明了地引出公文的主題，說明發(fā)文的目的、依據(jù)或背景等。2.主體：詳細闡述公文的主要內(nèi)容，應條理清晰、邏輯嚴密。根據(jù)內(nèi)容的不同，可采用分段、分條列項等方式進行組織。每段開頭應空兩格，段落之間應保持適當?shù)拈g距。3.結(jié)尾：根據(jù)公文的性質(zhì)和內(nèi)容，結(jié)尾可采用不同的方式。如請求批準的公文，可使用“妥否，請批示”等結(jié)束語；告知性公文，可使用“特此通知”等結(jié)束語。結(jié)束語應簡潔得體，符合公文的風格。（四）附件說明1.附件應與正文相關(guān)：是對正文內(nèi)容的補充、說明或佐證材料。2.附件說明應準確標注附件的名稱和順序號：按照附件在正文中出現(xiàn)的先后順序依次標注，附件名稱應完整、準確。（五）發(fā)文機關(guān)署名1.發(fā)文機關(guān)署名應使用全稱或規(guī)范化簡稱：與公司注冊登記的名稱一致。2.發(fā)文機關(guān)署名的位置應符合格式要求：在正文或附件說明下空一行右空二字編排。（六）成文日期1.成文日期應以負責人簽發(fā)的日期為準：聯(lián)合行文時，以最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期為準。2.成文日期應使用阿拉伯數(shù)字準確標注年、月、日：年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（七）印章1.印章是公文生效的標志：除會議紀要和以電報形式發(fā)出的公文外，應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章。2.印章的加蓋應符合規(guī)定：單一機關(guān)行文時，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期；聯(lián)合行文時，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。四、公文撰寫要求（一）語言表達1.語言應準確規(guī)范：使用標準的漢字、標點符號和語法規(guī)則，避免錯別字、語病和標點符號使用不當?shù)葐栴}。2.語言應簡潔明了：避免冗長、復雜的句子結(jié)構(gòu)和表述方式，用簡潔的語言表達豐富的內(nèi)容，提高公文的可讀性和傳達效率。3.語言應莊重得體：符合公文的性質(zhì)和場合，使用正式、規(guī)范的詞匯和語氣，避免使用口語化、隨意性或不恰當?shù)谋硎?。（二）?nèi)容要求1.主題明確：公文應圍繞一個明確的主題展開，避免主題分散或模糊不清。2.內(nèi)容完整：涵蓋公文所涉及的各個方面，包括背景、目的、措施、要求等，確保信息的全面性。3.邏輯嚴密：內(nèi)容的組織和闡述應符合邏輯順序，層次分明，條理清晰，使讀者能夠輕松理解公文的主旨和要點。4.數(shù)據(jù)準確：涉及數(shù)據(jù)、事實等內(nèi)容應準確無誤，可引用權(quán)威資料或經(jīng)過核實的數(shù)據(jù)，避免虛假或誤導性信息。（三）格式規(guī)范1.嚴格按照規(guī)定的公文格式進行撰寫：包括頁面設置、字體字號、段落格式、頁碼等，確保公文的規(guī)范性和一致性。2.注意格式的細節(jié)：如標題的排版、主送機關(guān)的頂格書寫、正文的縮進、附件說明的標注等，都應嚴格按照要求執(zhí)行。（四）審核修改1.公文撰寫完成后，應進行認真審核：審核內(nèi)容包括語言表達、內(nèi)容準確性、格式規(guī)范等方面，確保公文質(zhì)量。2.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題應及時修改：修改后再次進行審核，直至公文符合規(guī)范要求。五、公文處理流程（一）起草1.公文起草應根據(jù)工作需要和領(lǐng)導要求進行：明確公文的主題、目的、內(nèi)容要點等，確保公文具有針對性和實用性。2.起草人員應熟悉相關(guān)政策法規(guī)和業(yè)務知識：準確把握公文的撰寫要求，保證公文內(nèi)容合法合規(guī)、準確無誤。3.起草過程中應注重調(diào)查研究：收集相關(guān)資料和信息，為公文的撰寫提供充分依據(jù)。（二）審核1.公文起草完成后，應提交審核：審核人員應對公文的內(nèi)容、格式、語言表達等進行全面審核，提出修改意見。2.審核重點包括：是否符合法律法規(guī)和政策要求，內(nèi)容是否準確、完整、邏輯嚴密，格式是否規(guī)范，語言表達是否恰當?shù)取?.審核人員應認真負責：對審核意見負責，確保審核工作的質(zhì)量和效果。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的公文，應提交領(lǐng)導簽發(fā)：領(lǐng)導根據(jù)公文內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定進行簽發(fā)，決定公文的發(fā)布和執(zhí)行。2.簽發(fā)人應明確簽署意見：如“同意發(fā)布”、“請[相關(guān)部門]辦理”等，并簽署姓名和日期。（四）印發(fā)1.公文經(jīng)簽發(fā)后，由辦公室負責印發(fā)：按照規(guī)定的格式和份數(shù)進行排版、印刷，并加蓋印章。2.印發(fā)過程中應注意保密：確保公文在傳遞和分發(fā)過程中的安全性和保密性。