PAGE退役軍人會議室制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強退役軍人會議室的管理，提高會議室的使用效率，確保會議的順利進行，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內所有退役軍人會議室的使用、管理及相關活動。（三）基本原則1.高效利用原則：充分發(fā)揮會議室的功能，提高使用效率，避免資源浪費。2.規(guī)范有序原則：明確會議室使用流程和管理要求，確保使用過程規(guī)范、有序。3.安全保障原則：保障會議室設施設備安全，維護會議期間的秩序和安全。二、會議室管理職責（一）行政部門職責1.負責會議室的日常管理工作，包括設施設備的維護、清潔衛(wèi)生等。2.制定會議室使用計劃，合理安排會議室資源，確保各部門會議需求得到滿足。3.對會議室使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。4.負責會議室的鑰匙管理，確保會議室的安全。（二）使用部門職責1.提前預約會議室，填寫《會議室使用申請表》，注明會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。2.按照預約時間使用會議室，不得擅自更改或取消預約。如需變更，應提前通知行政部門。3.愛護會議室設施設備，保持會議室整潔衛(wèi)生。會議結束后，及時清理會議現(xiàn)場，關閉電器設備，歸還借用物品。4.遵守會議室使用規(guī)定，不得在會議室進行與會議無關的活動。（三）技術支持部門職責1.負責會議室音響、燈光、投影儀等設備的安裝、調試和維護，確保設備正常運行。2.定期對會議室設備進行檢查和保養(yǎng)，及時排除設備故障，保障會議的順利進行。3.為會議提供技術支持，協(xié)助使用部門解決設備使用過程中遇到的問題。三、會議室預約與安排（一）預約方式1.使用部門應提前[X]個工作日通過公司/組織內部辦公系統(tǒng)或指定的預約平臺填寫《會議室使用申請表》進行預約。2.申請表應詳細填寫會議主題、時間、預計時長、參會人數(shù)、是否需要特殊設備等信息。（二）預約審核1.行政部門收到預約申請后，應在[X]個工作小時內進行審核。審核內容包括會議室使用時間是否沖突、申請信息是否完整等。2.如預約申請符合要求，行政部門應予以批準，并將預約信息反饋給使用部門。如申請信息不完整或存在時間沖突等問題，行政部門應通知使用部門補充或調整申請信息。（三）優(yōu)先安排原則1.重要會議、緊急會議優(yōu)先安排。2.涉及公司/組織核心業(yè)務、重大決策的會議優(yōu)先安排。3.按照預約時間先后順序安排會議室，如遇特殊情況需調整，應提前與使用部門溝通協(xié)調。（四）臨時會議安排1.對于臨時召開的會議，使用部門應盡量提前[X]個工作小時通知行政部門。行政部門應根據(jù)會議室使用情況，盡量滿足臨時會議的需求。2.如無法及時安排合適的會議室，行政部門應與使用部門協(xié)商，調整會議時間或地點。四、會議室使用規(guī)范（一）使用時間1.使用部門應嚴格按照預約時間使用會議室，不得提前進入或延遲結束。如需延長使用時間，應提前通知行政部門，并經批準后方可延長。2.如因特殊情況未能按時使用會議室，使用部門應提前至少[X]個工作小時通知行政部門取消或變更預約。否則，將按照未使用會議室處理，并承擔相應責任。（二）參會人員管理1.參會人員應按時到達會議室，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假，應提前通知會議組織者。2.參會人員應遵守會議紀律，將手機調至靜音或關機狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、接聽電話或從事與會議無關的事情。3.如需在會議期間使用電子設備，應盡量避免影響他人，如因工作需要必須使用，應提前征得會議組織者同意。（三）設施設備使用1.使用部門應按照操作規(guī)程正確使用會議室的音響、燈光、投影儀等設施設備。如因操作不當導致設備損壞，使用部門應承擔相應的維修費用。2.在使用投影儀時，應提前準備好相關資料，并確保資料格式正確、清晰可讀。如需連接外部設備，應提前通知技術支持部門進行協(xié)助。3.使用完畢后，應及時關閉設施設備電源，將設備恢復至初始狀態(tài)。（四）衛(wèi)生與安全1.使用部門應保持會議室整潔衛(wèi)生，會議結束后，及時清理會議現(xiàn)場，將垃圾帶走，保持桌面、地面、座椅等清潔干凈。2.不得在會議室吸煙、使用明火或存放易燃易爆物品，確保會議室安全。3.如發(fā)現(xiàn)會議室設施設備存在安全隱患，應及時通知行政部門或技術支持部門進行處理。五、會議室設施設備管理（一）設施設備清單行政部門應建立會議室設施設備清單，詳細記錄會議室的音響、燈光、投影儀、桌椅、空調等設備的型號、數(shù)量、購置時間、維護記錄等信息。（二）定期維護1.技術支持部門應定期對會議室設施設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。維護保養(yǎng)內容包括設備清潔、檢查、調試、更換零部件等。2.每月至少對會議室設施設備進行一次全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除設備故障和安全隱患。3.對于重要會議或活動前，應提前對設施設備進行調試和檢查，確保設備在會議期間正常使用。（三）故障維修1.如會議室設施設備出現(xiàn)故障，使用部門應及時通知行政部門或技術支持部門。技術支持部門應在接到通知后[X]個工作小時內到達現(xiàn)場進行維修。2.對于一般性故障，技術支持部門應在[X]個工作日內修復；對于較為復雜的故障，應盡快組織維修，盡量縮短維修時間，確保不影響正常會議使用。3.維修完成后，技術支持部門應填寫維修記錄，詳細記錄故障原因、維修過程、更換零部件等信息。（四）設備更新與報廢1.隨著技術的不斷發(fā)展和公司/組織業(yè)務的需要，行政部門應定期評估會議室設施設備的性能和使用情況，及時提出設備更新建議。2.對于已損壞無法修復或已達到報廢年限的設備，行政部門應按照公司/組織固定資產管理規(guī)定辦理報廢手續(xù)。3.設備更新或報廢后，行政部門應及時更新會議室設施設備清單。六、會議室清潔與消毒（一）日常清潔1.行政部門應安排專人負責會議室的日常清潔工作，每天會議結束后，對會議室進行全面清潔，包括桌面、地面、座椅、門窗等的擦拭，確保會議室整潔衛(wèi)生。2.定期對會議室的地毯、窗簾等進行清洗，保持室內環(huán)境干凈整潔。（二）消毒管理1.在疫情防控期間或根據(jù)相關衛(wèi)生要求，應對會議室進行定期消毒。消毒工作應按照衛(wèi)生防疫部門的規(guī)定和標準進行操作。2.消毒范圍包括會議室的地面、桌面、座椅、門把手、電器設備等表面。消毒方式可采用噴灑消毒劑、擦拭消毒等方法。3.每次消毒后，應做好消毒記錄，包括消毒時間、消毒人員、消毒藥劑名稱及濃度等信息。七、會議服務管理（一）茶水服務1.根據(jù)會議需求，行政部門可安排專人提供茶水服務。茶水服務人員應在會議開始前[X]分鐘將茶水準備好，并放置在會議室指定位置。2.茶水服務應使用干凈、衛(wèi)生的茶具，確保茶水溫度適宜、水質良好。3.在會議期間，茶水服務人員應適時為參會人員續(xù)水，保持茶水供應充足。（二）其他服務1.根據(jù)會議需要，行政部門可提供會議記錄、文件復印、資料整理等其他服務。2.如需提供餐飲服務，應提前與相關供應商聯(lián)系，確保餐飲質量和供應時間。餐飲服務應符合衛(wèi)生標準，不得影響會議正常進行。八、會議室違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定預約會議室，擅自使用會議室。2.未按預約時間使用會議室，或未經批準延長使用時間。3.在會議室進行與會議無關的活動，影響會議秩序。4.損壞會議室設施設備，未按規(guī)定承擔維修費用。5.未保持會議室整潔衛(wèi)生，違反衛(wèi)生與安全規(guī)定。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)行為，行政部門應給予口頭警告，并要求違規(guī)部門或個人立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的行為，行政部門應視情況給予書面警告、通報批評、限制使用會議室等處理措施，并可根據(jù)公司/組織相關規(guī)