PAGE規(guī)范建設保密室管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密室的規(guī)范化管理，確保公司各類機密信息的安全與保密，防止信息泄露給公司造成損失，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及機密信息存儲、處理的保密室，以及所有進入保密室的人員和與保密室相關的操作流程。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)保密標準，確保制度的制定與執(zhí)行合法合規(guī)。2.保密性原則：對保密室內(nèi)的信息采取最嚴格的保密措施，防止信息未經(jīng)授權的披露、使用或丟失。3.完整性原則：保證保密室內(nèi)信息的完整性，防止信息被篡改或損壞。4.可追溯性原則：對涉及保密室的所有活動進行記錄，以便在需要時能夠追溯信息的流向和操作過程。二、保密室的設置與布局（一）選址保密室應選擇在公司內(nèi)部相對獨立、安靜且人員流動較少的區(qū)域，遠離公共通道和易受干擾的場所。（二）建筑結構1.保密室的墻體應具備良好的隔音、隔熱性能，采用實體墻結構，防止聲音和熱量的傳播。2.門窗應堅固耐用，具備防盜、防火、隔音功能。窗戶應安裝雙層玻璃并進行密封處理，門應采用防盜鐵門，配備先進的門鎖系統(tǒng)，如電子密碼鎖或指紋識別鎖等。（三）內(nèi)部布局1.區(qū)域劃分：保密室應劃分為存儲區(qū)、處理區(qū)和監(jiān)控區(qū)等不同功能區(qū)域。存儲區(qū)用于存放各類機密文件、資料、存儲設備等；處理區(qū)配備必要的辦公設備，供授權人員進行機密信息的處理；監(jiān)控區(qū)安裝監(jiān)控攝像頭，對保密室的出入口、內(nèi)部活動區(qū)域進行實時監(jiān)控。2.存儲設備：根據(jù)存儲信息的類型和數(shù)量，配備合適的存儲設備，如文件柜、保險柜、磁盤陣列等。文件柜應采用防火、防潮、防蟲的材質(zhì)，保險柜應具備足夠的安全防護等級，磁盤陣列應具備數(shù)據(jù)備份和恢復功能。3.辦公設備：處理區(qū)內(nèi)配備的辦公設備應符合保密要求，如計算機應安裝保密軟件，對存儲的機密信息進行加密處理；打印機、復印機等設備應具備身份認證和數(shù)據(jù)加密功能，防止打印或復印過程中的信息泄露。三、人員管理（一）人員準入1.授權審批：進入保密室的人員必須經(jīng)過嚴格的授權審批，由所在部門負責人提交申請，詳細說明進入保密室的目的、時間、涉及的機密信息等，經(jīng)公司保密管理部門審核批準后方可進入。2.背景審查：對擬進入保密室的人員進行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識，無不良記錄。對于涉及重要機密信息的崗位人員，還應進行定期的背景復查。3.簽訂保密協(xié)議：所有進入保密室的人員必須與公司簽訂保密協(xié)議，明確其在保密方面的權利和義務，以及違反協(xié)議應承擔的法律責任。保密協(xié)議應涵蓋保密信息的范圍、保密期限、保密措施、違約責任等內(nèi)容。（二）人員培訓1.定期培訓：對進入保密室的人員定期進行保密知識培訓，培訓內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術和技能等。培訓頻率至少每年一次，確保人員及時了解和掌握最新的保密要求。2.專項培訓：根據(jù)工作需要，對涉及特定機密信息的人員進行專項保密培訓，如加密技術培訓、信息安全防護培訓等，提高其專業(yè)保密能力。3.培訓記錄：建立完善的培訓記錄檔案，記錄培訓時間地點、培訓內(nèi)容、培訓人員等信息，以便跟蹤和評估人員的保密知識掌握情況。（三）人員監(jiān)督1.日常監(jiān)督：保密管理部門對進入保密室的人員進行日常監(jiān)督，檢查其是否遵守保密制度和操作規(guī)程，是否存在違規(guī)行為。如發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正和處理。2.行為規(guī)范：進入保密室的人員應嚴格遵守行為規(guī)范，如不得在保密室內(nèi)吸煙、飲食、大聲喧嘩；不得擅自將無關人員帶入保密室；不得在保密室內(nèi)使用未經(jīng)授權的電子設備等。3.離職管理：對于離職或調(diào)離保密室崗位的人員，所在部門應及時通知保密管理部門，收回其持有的保密室鑰匙、門禁卡等物品，并監(jiān)督其辦理保密信息交接手續(xù)。離職人員應簽訂離職保密承諾書，承諾離職后仍將遵守公司的保密規(guī)定。四,信息管理（一）信息分類與標識1.分類標準：根據(jù)信息的敏感程度和重要性，將公司機密信息分為絕密、機密、秘密三個等級。絕密級信息是指一旦泄露會給公司造成特別重大損失的信息；機密級信息是指一旦泄露會給公司造成重大損失的信息；秘密級信息是指一旦泄露會給公司造成較大損失的信息。2.標識方法：對不同等級的機密信息采用不同的標識進行區(qū)分，如在文件封面加蓋相應等級的保密印章，在存儲設備上粘貼保密標簽等。標識應清晰、醒目，易于識別。（二）信息存儲1.存儲方式：根據(jù)信息的類型和特點，選擇合適的存儲方式。紙質(zhì)文件應存放在專用的文件柜中，按照類別和編號進行分類存放；電子文件應存儲在加密的存儲設備或服務器上，并進行定期備份。2.存儲環(huán)境：保密室應保持適宜的溫度、濕度和通風條件，防止信息因環(huán)境因素受損。存儲設備應放置在干燥、通風的地方，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。3.存儲期限：明確各類機密信息的存儲期限，到期后應按照規(guī)定進行銷毀或存檔處理。對于重要的歷史資料和長期保存的信息，應建立專門的檔案管理制度，確保其安全存儲。（三）信息處理1.處理流程：在保密室內(nèi)處理機密信息時，應嚴格按照規(guī)定的流程進行操作。操作人員應首先進行身份認證，確保其具備處理該信息的權限；處理過程中應采取必要的保密措施，如加密處理、屏蔽顯示等；處理完成后應及時清理相關設備和存儲介質(zhì)，防止信息殘留。2.設備管理：對用于處理機密信息的設備進行嚴格管理，定期進行維護和檢查，確保其性能良好和安全可靠。設備維修時，應選擇具有資質(zhì)的維修單位，并在維修過程中采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.網(wǎng)絡安全：涉及機密信息的網(wǎng)絡連接應采取安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡攻擊和信息泄露。在網(wǎng)絡傳輸過程中，應采用加密技術對信息進行加密傳輸，確保信息的安全性。（四）信息傳輸1.傳輸方式：根據(jù)信息的敏感程度和傳輸需求，選擇合適的信息傳輸方式。對于絕密級信息，應采用專人遞送或加密存儲介質(zhì)傳輸?shù)姆绞剑粚τ跈C密級和秘密級信息，可采用加密網(wǎng)絡傳輸或安全電子郵件等方式，但必須確保傳輸過程的安全性。2.傳輸審批：信息傳輸前，必須經(jīng)過嚴格的審批流程，由信息發(fā)送方填寫信息傳輸申請表，詳細說明傳輸?shù)男畔?nèi)容、接收方、傳輸方式等，經(jīng)公司保密管理部門審核批準后方可進行傳輸。3.傳輸記錄：對所有信息傳輸活動進行記錄，包括傳輸時間、傳輸內(nèi)容、接收方、傳輸方式等信息，以便跟蹤和審計信息的流向。（五）信息銷毀1.銷毀范圍：對于超過存儲期限、已失去使用價值或不再需要保密的機密信息，應及時進行銷毀處理。銷毀范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、存儲設備等。2.銷毀方式：根據(jù)信息的類型和特點，選擇合適的銷毀方式。紙質(zhì)文件可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；電子文件可采用格式化、數(shù)據(jù)擦除等方式進行銷毀；存儲設備可采用物理損壞、數(shù)據(jù)覆蓋等方式進行銷毀。3.銷毀記錄：建立信息銷毀記錄檔案，記錄銷毀的信息內(nèi)容、銷毀時間、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息，確保銷毀過程可追溯。銷毀記錄應保存一定期限，以備查閱。五、安全管理（一）安全設施1.監(jiān)控系統(tǒng)：在保密室出入口、內(nèi)部活動區(qū)域等關鍵位置安裝監(jiān)控攝像頭，對保密室的人員出入和活動情況進行實時監(jiān)控。監(jiān)控錄像應保存一定期限，以便在需要時進行查閱。2.報警系統(tǒng)：配備先進的報警系統(tǒng)，如入侵報警裝置、煙霧報警裝置等，確保在發(fā)生異常情況時能夠及時發(fā)出警報。報警系統(tǒng)應與公司安全管理部門或相關應急響應機構聯(lián)網(wǎng)，以便及時采取應對措施。3.門禁系統(tǒng)：安裝先進的門禁系統(tǒng)，對進入保密室的人員進行身份識別和權限控制。門禁系統(tǒng)應具備多種身份認證方式，如密碼、指紋、刷卡等，并可設置不同的權限級別，限制人員進入相應區(qū)域。（二）安全檢查1.定期檢查：保密管理部門定期對保密室的安全設施、信息存儲和處理情況等進行檢查，確保安全制度的有效執(zhí)行和保密措施的落實。檢查頻率至少每月一次。2.專項檢查：根據(jù)實際情況，對保密室進行專項安全檢查，如在重要活動前、信息系統(tǒng)升級后等，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.檢查記錄：建立安全檢查記錄檔案，記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等信息，以便跟蹤和評估保密室的安全狀況。（三）應急管理1.應急預案：制定完善的保密室應急預案，明確在發(fā)生火災、水災、信息泄露等緊急情況時的應急處置流程和責任分工。應急預案應定期進行演練，確保相關人員熟悉應急處置程序。2.應急處置：在緊急情況下，相關人員應按照應急預案迅速采取措施，保護機密信息的安全。如發(fā)生火災時，應立即組織人員疏散，使用滅火設備進行滅火，并及時通知消防部門；發(fā)生信息泄露時，應立即啟動應急響應機制，采取措施防止信息進一步擴散，并進行調(diào)查和處理。3.事后恢復：緊急情況處理完畢后，應及時組織對保密室的設施設備、信息數(shù)據(jù)等進行恢復和重建工作，確保保密室能夠盡快恢復正常運行。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.保密管理部門職責：公司保密管理部門負責對保密室管理制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查，定期對保密室的安全狀況、信息管理情況等進行評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對保密室進行審計，檢查保密制度的執(zhí)行情況、信息安全管理情況等，確保保密室的管理工作符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。3.員工監(jiān)督：鼓勵公司員工對保密室的管理情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為可及時向保密管理部門報告。對舉報屬實的員工給予適當獎勵。（二）外部檢查1.接受監(jiān)管：積極接受國家相關保密管理部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關資料和信息，配合做好各項檢查工作。2.聘請專業(yè)機構：定期聘請專業(yè)的保密咨詢機構或安全評估機構對公司保密室進行全面評估，根據(jù)評估結果及時改進和完善保密管理制度和措施。七、獎懲制度（一）獎勵1.獎勵標準：對在保密工作中表現(xiàn)突出的個人或部門，給予相應的獎勵。獎勵標準包括但不限于及時發(fā)現(xiàn)并阻止信息泄露事件、提出創(chuàng)新性的保密管理建議并取得顯著成效、嚴格遵守保密制度且工作成績突出等。2.獎勵方式：獎勵方式包括榮譽表彰、物質(zhì)獎勵等。榮譽表彰如頒發(fā)“保密工作先進個人”“保密工作先進集體”等榮譽稱號；物質(zhì)獎勵如給予獎金、獎品等。（二）懲罰1.懲罰標準：對違反保密室管理制