PAGE高鐵站檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)高鐵站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在高鐵站運(yùn)營、管理、決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于高鐵站各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：高鐵站檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映高鐵站各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：確保檔案的全面性和系統(tǒng)性，涵蓋高鐵站運(yùn)營管理的各個(gè)方面。4.保密性原則：對涉及高鐵站機(jī)密、敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善高鐵站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)高鐵站各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作。3.對檔案進(jìn)行科學(xué)保管，確保檔案的安全，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，監(jiān)督借閱人員的檔案使用情況。6.組織開展檔案鑒定工作，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀，對已到保管期限的檔案提出處置意見。7.參與高鐵站重大活動(dòng)、項(xiàng)目建設(shè)等工作，及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性。8.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類高鐵站檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括高鐵站行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.運(yùn)營管理類：涵蓋行車組織、客運(yùn)組織、票務(wù)管理、安全管理、設(shè)備維護(hù)等運(yùn)營相關(guān)的檔案。3.工程建設(shè)類：包含高鐵站新建、擴(kuò)建、改建等工程項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)形成的檔案。4.財(cái)務(wù)管理類：涉及高鐵站財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等檔案。5.市場營銷類：包括高鐵站客運(yùn)市場調(diào)研、營銷策劃、廣告宣傳等方面的檔案。6.教育培訓(xùn)類：有關(guān)員工培訓(xùn)計(jì)劃、教材、考核記錄等檔案。7.黨群工作類：黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案。8.其他類：上述各類未涵蓋的其他檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類編號(hào)法，按照檔案分類類別依次進(jìn)行編號(hào)。2.每大類檔案給予一個(gè)一級(jí)編號(hào)，用大寫字母表示，如行政管理類為“A”，運(yùn)營管理類為“B”等。3.每大類下的二級(jí)類目給予兩位數(shù)字編號(hào)，如行政管理類下的行政文件為“A01”，會(huì)議記錄為“A02”等。4.二級(jí)類目下的具體檔案再根據(jù)順序給予三位數(shù)字編號(hào)，如“A01001”表示行政管理類行政文件中的第一份文件。5.編號(hào)應(yīng)保持唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與高鐵站相關(guān)的文件、通知、指示等。3.高鐵站與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。4.員工個(gè)人在工作中產(chǎn)生的重要業(yè)務(wù)資料、成果報(bào)告等。5.反映高鐵站發(fā)展歷程、重大事件、重要活動(dòng)的照片、錄像、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案資料移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等。3.去除檔案中的金屬物，對破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，對紙張規(guī)格不一致的檔案進(jìn)行折疊或裱糊。4.將整理好的檔案按照編號(hào)順序裝入檔案盒，排列上架。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，確保檔案存放整齊、有序。3.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，便于查找和利用；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新。2.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。3.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，定期進(jìn)行核對，確保賬目與實(shí)際檔案相符。（三）安全管理1.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮等安全設(shè)施，如滅火器、防盜報(bào)警裝置、防蟲藥品、除濕設(shè)備等。2.嚴(yán)格檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。3.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。六、檔案利用（一）利用范圍1.高鐵站內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因業(yè)務(wù)往來、合作交流等需要查閱高鐵站相關(guān)檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他檔案利用情況。（二）利用手續(xù)1.高鐵站內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和用途，經(jīng)高鐵站相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并辦理查閱登記手續(xù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。4.如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案查閱、借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、歸還情況等信息，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。3.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清冊》報(bào)高鐵站主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立高鐵站檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.按照檔案分類編號(hào)規(guī)則，對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無誤。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常工作。2.提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，提高檔案查詢的準(zhǔn)確性和效率。3.具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作需要授予相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.建立電子檔案數(shù)據(jù)