PAGE工作如何規(guī)范留痕制度一、總則（一）目的為加強公司管理，規(guī)范工作流程，確保各項工作的可追溯性，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本規(guī)范留痕制度。本制度旨在明確工作過程中各類信息的記錄要求、方式及保存期限，以便在需要時能夠準(zhǔn)確、完整地提供相關(guān)工作證據(jù)，保障公司運營的合規(guī)性和穩(wěn)定性。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，涵蓋公司內(nèi)部各個部門及所有業(yè)務(wù)活動，包括但不限于項目管理、行政管理、財務(wù)管理、人力資源管理等各類工作場景。（三）基本原則1.真實性原則：留痕信息必須如實反映工作實際情況，不得虛假記錄或篡改。2.完整性原則：全面記錄工作過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重要信息和決策依據(jù)，確保不留遺漏。3.及時性原則：在工作完成或相應(yīng)事件發(fā)生后，應(yīng)及時進行留痕記錄，避免信息丟失或延誤。4.規(guī)范性原則：留痕記錄應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程，保證記錄的一致性和可讀性。5.保密性原則：對于涉及公司機密或敏感信息的留痕記錄，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。二、留痕內(nèi)容與要求（一）文件資料1.文件起草與審批各類文件（包括報告、通知、方案等）起草過程中，應(yīng)詳細記錄起草時間、起草人、修改內(nèi)容及修改時間等信息。文件審批環(huán)節(jié)，需記錄審批人、審批意見、審批時間等，確保審批流程清晰可查。文件最終版本應(yīng)明確標(biāo)注版本號、發(fā)布時間、發(fā)布部門等信息，并妥善保存電子及紙質(zhì)文檔。2.合同管理合同簽訂前，應(yīng)對合同條款進行嚴(yán)格審核，記錄審核過程中的意見、修改建議及協(xié)商結(jié)果等。合同簽訂時，需留存雙方簽字蓋章的原件及掃描件，同時記錄簽訂時間、簽訂地點、合同編號等關(guān)鍵信息。合同履行過程中，要記錄合同執(zhí)行情況，包括款項支付、交付進度、變更事項等，如有違約情況，應(yīng)詳細記錄違約事實及處理過程。合同終止時，應(yīng)記錄終止原因、終止時間及相關(guān)后續(xù)處理情況。（二）會議記錄1.會議籌備記錄會議發(fā)起時間、發(fā)起部門、會議主題、參會人員范圍等信息。準(zhǔn)備會議議程，明確各項議題的討論順序和時間安排，并留存?zhèn)浒浮?.會議過程詳細記錄會議討論內(nèi)容，包括發(fā)言要點、提出的問題、解決方案及決策結(jié)果等。對于重要決策，應(yīng)明確決策依據(jù)和表決情況。如有會議紀(jì)要，應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，經(jīng)會議主持人審核確認(rèn)后發(fā)布，并記錄發(fā)布時間和發(fā)布人。3.會議跟進記錄會議決議的執(zhí)行情況，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保決議得到有效落實。對于未按時完成的事項，要記錄原因及后續(xù)跟進措施。（三）工作任務(wù)與執(zhí)行1.任務(wù)分配明確工作任務(wù)的下達時間、任務(wù)內(nèi)容、責(zé)任人及預(yù)期完成時間等信息，并以書面或電子形式進行記錄。對于跨部門協(xié)作的任務(wù)，需記錄任務(wù)交接過程中的溝通情況，包括交接時間、交接內(nèi)容、接收人確認(rèn)等。2.任務(wù)執(zhí)行責(zé)任人應(yīng)定期記錄工作進展情況，包括已完成的工作內(nèi)容、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。通過工作日報、周報、月報等形式進行匯報，報告內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、詳細，并按照規(guī)定的格式和時間要求提交。3.任務(wù)驗收任務(wù)完成后，由任務(wù)下達部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人進行驗收。記錄驗收時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收結(jié)果及驗收意見等信息。如驗收不合格，應(yīng)記錄整改要求和整改期限，跟蹤整改情況直至任務(wù)最終通過驗收。（四）溝通交流1.內(nèi)部溝通公司內(nèi)部郵件溝通時，應(yīng)保留郵件正文、附件及往來回復(fù)記錄，郵件主題應(yīng)清晰明確，便于后續(xù)查找。即時通訊工具（如微信、QQ等）溝通涉及工作重要事項時，應(yīng)及時將聊天記錄進行截圖保存，并整理成文檔，注明溝通時間、參與人員、主要內(nèi)容等。面對面溝通涉及重要決策或工作安排的，可通過會議紀(jì)要或工作記錄的方式進行留痕，確保溝通內(nèi)容準(zhǔn)確記錄。2.外部溝通與客戶、合作伙伴等外部機構(gòu)溝通時，電話溝通應(yīng)做好通話記錄，包括通話時間、對方聯(lián)系人、溝通內(nèi)容等；如有必要，可進行電話錄音，并妥善保存。外部來訪接待應(yīng)記錄來訪人員信息、來訪目的、接待過程及溝通結(jié)果等，形成接待記錄。對外發(fā)送的函件、傳真等，應(yīng)留存原件及發(fā)送記錄，記錄發(fā)送時間、收件人、函件內(nèi)容等信息。（五）財務(wù)信息1.費用報銷員工費用報銷時，應(yīng)詳細填寫報銷事由、金額、發(fā)票信息等內(nèi)容，并提供相關(guān)證明材料（如發(fā)票、收據(jù)、出差審批單等）。財務(wù)部門對報銷申請進行審核，記錄審核意見、審核時間及報銷支付情況等信息。定期對費用報銷情況進行統(tǒng)計分析，留存相關(guān)報表和分析報告，以便進行成本控制和財務(wù)管理。2.資金收付記錄每一筆資金收入和支出的時間、金額、來源或去向、業(yè)務(wù)內(nèi)容等詳細信息，確保資金流向清晰可查。銀行對賬單、現(xiàn)金日記賬等財務(wù)賬目應(yīng)定期核對，保證賬實相符，并留存核對記錄。財務(wù)報表編制過程中，要記錄數(shù)據(jù)來源、計算方法、審核過程等信息，確保報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。（六）人力資源管理1.員工入職記錄員工入職時間、入職崗位、薪資待遇、試用期期限等信息，并留存員工入職申請表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、勞動合同等相關(guān)資料。新員工培訓(xùn)記錄應(yīng)包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、考核結(jié)果等信息，作為員工培訓(xùn)檔案的重要組成部分。2.員工考勤采用打卡、簽到等方式記錄員工出勤情況，明確出勤時間、缺勤原因（如請假、曠工等）及審批情況。定期統(tǒng)計員工考勤數(shù)據(jù)，生成考勤報表，記錄遲到、早退、曠工等異常情況的處理結(jié)果，并留存員工請假申請及審批記錄。3.員工績效評估制定明確的績效評估指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，記錄員工績效評估周期、評估過程、評估結(jié)果及反饋情況。員工績效面談記錄應(yīng)詳細記載面談時間、面談人、面談內(nèi)容及員工改進計劃等信息，為員工職業(yè)發(fā)展提供依據(jù)。4.員工離職記錄員工離職時間、離職原因、離職手續(xù)辦理情況等信息，并留存離職申請表、工作交接清單、離職證明存根等相關(guān)資料。對離職員工的薪酬結(jié)算、福利清算等情況進行詳細記錄，確保離職手續(xù)辦理完整無誤。三、留痕方式與工具（一）紙質(zhì)記錄對于一些重要文件、合同原件、手寫審批意見等，應(yīng)采用紙質(zhì)形式進行記錄，并按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂和存放。紙質(zhì)記錄應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失或篡改。（二）電子記錄1.辦公軟件使用公司統(tǒng)一的辦公軟件（如Word、Excel、PPT等）進行文件起草、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、報告編制等工作，并及時保存文件版本。通過軟件的修訂記錄功能，詳細記錄文件的修改歷史。利用辦公軟件的表格功能記錄工作任務(wù)執(zhí)行情況、費用報銷明細等信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.電子郵件系統(tǒng)公司內(nèi)部使用的電子郵件系統(tǒng)應(yīng)確保郵件數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。員工應(yīng)按照公司規(guī)定的郵件命名規(guī)則和格式進行郵件收發(fā)，重要郵件應(yīng)及時進行備份。3.項目管理軟件對于項目管理工作，應(yīng)使用專業(yè)的項目管理軟件（如Project、Jira等）進行任務(wù)分配、進度跟蹤、問題管理等。軟件應(yīng)具備完善的權(quán)限管理和數(shù)據(jù)記錄功能，確保項目信息的安全和準(zhǔn)確。4.企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)涉及財務(wù)核算、人力資源管理、供應(yīng)鏈管理等業(yè)務(wù)的，應(yīng)充分利用公司的ERP系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)記錄和管理。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的操作權(quán)限，保證數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時性，同時能夠生成各類統(tǒng)計報表和分析報告，為公司決策提供支持。（三）其他工具1.錄音錄像設(shè)備在重要會議、培訓(xùn)、商務(wù)談判等場合，經(jīng)參會人員同意后，可使用錄音錄像設(shè)備進行記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)妥善保存，作為重要的工作資料。錄音錄像資料應(yīng)注明錄制時間、地點、參與人員等信息，并按照相關(guān)規(guī)定進行存儲和管理，確保資料的保密性和完整性。2.移動辦公應(yīng)用利用移動辦公應(yīng)用（如手機端的辦公軟件、即時通訊工具等）進行工作溝通和任務(wù)處理時，應(yīng)注意及時保存相關(guān)記錄。移動設(shè)備應(yīng)設(shè)置必要的安全防護措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。四、留痕信息的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲建立公司統(tǒng)一的電子文件存儲系統(tǒng)，按照部門、業(yè)務(wù)類型、時間等維度對留痕信息進行分類存儲。對于重要文件和數(shù)據(jù)，應(yīng)進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子文件應(yīng)采用加密存儲方式，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保信息安全。根據(jù)文件的重要性和保存期限，確定存儲服務(wù)器的存儲策略和存儲空間分配。2.紙質(zhì)存儲設(shè)立專門的紙質(zhì)檔案庫，按照檔案管理規(guī)范對紙質(zhì)留痕資料進行分類、編號、上架存放。檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保存。定期對紙質(zhì)檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。對于超過保存期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。（二）保管期限1.長期保存涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告、知識產(chǎn)權(quán)等關(guān)鍵信息的留痕記錄，應(yīng)長期保存，一般不少于[X]年。長期保存的記錄應(yīng)定期進行復(fù)查和整理，確保信息的完整性和可讀性。如有需要，應(yīng)進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以便更方便地查閱和利用。2.定期保存一般性的工作文件、會議記錄、考勤記錄、績效評估資料等，保存期限為[X]年。在保存期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門審核確認(rèn)無繼續(xù)保存價值的，可按照規(guī)定程序進行銷毀。定期保存的記錄應(yīng)在保存期限內(nèi)妥善保管，便于隨時查閱和追溯。保存期限屆滿前，應(yīng)提前進行清理和鑒定，確定是否需要延長保存期限或進行銷毀處理。3.臨時保存對于一些臨時性的工作記錄，如項目階段性報告、短期的溝通記錄等，保存期限根據(jù)實際工作需要確定，一般為[X]個月至[X]年不等。臨時保存的記錄在任務(wù)完成或相應(yīng)工作結(jié)束后，經(jīng)確認(rèn)無后續(xù)用途的，可及時刪除。（三）查閱與借閱管理1.查閱權(quán)限公司員工因工作需要查閱留痕信息的，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行申請。審批通過后，在指定地點和時間進行查閱，并遵守查閱場所的相關(guān)規(guī)定。涉及公司機密或敏感信息的留痕記錄，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，僅限經(jīng)過授權(quán)的人員查閱。查閱過程中應(yīng)進行登記，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱管理因特殊原因需要借閱留痕信息的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，明確借閱期限、借閱用途和歸還時間等要求。借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)保密管理部門審批后，方可借閱。在借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管借閱資料，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露給他人。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)按時歸還借閱資料，歸還時應(yīng)進行檢查，確保資料完好無損。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對各部門的留痕制度執(zhí)行情況進行審計檢查，重點檢查留痕信息的真實性、完整性、及時性和規(guī)范性。審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反留痕制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。2.日常監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門員工的留痕工作進行日常監(jiān)督，確保員工按照制度要求及時、準(zhǔn)確地進行留痕記錄。公司行政管理部門對留痕制度的整體執(zhí)行情況進行日常巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，并定期向公司管理層匯報留痕制度執(zhí)行情況。（二）考核辦法1.納入績效考核體系將員工的留痕工作表現(xiàn)納入績效考核指標(biāo)體系，明確留痕工作的考核標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)重?？己藘?nèi)容包括留痕記錄的準(zhǔn)確性、完整性、及時性，以及對留痕信息的管理和利用情況等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵，對未達到考核要求的員工進行相應(yīng)的績效扣分或其他處罰措施。2.與晉升、獎勵掛鉤在員工晉升、評優(yōu)等方面，將留痕工作表現(xiàn)作為重要的參考依據(jù)之一。對于留痕工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、能夠有效提供工作證據(jù)和支持公司管理