2026年機(jī)器人集成公司員工檔案信息管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司員工檔案信息管理工作，確保員工檔案信息的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保護(hù)員工個(gè)人信息安全，維護(hù)員工合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有員工的檔案信息管理，包括在職員工、離職員工、退休員工的檔案信息，以及公司在招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、任免等人事管理活動(dòng)中形成的各類檔案信息。第三條基本原則員工檔案信息管理遵循真實(shí)完整、安全保密、規(guī)范管理、有效利用的原則，確保員工檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性。第四條管理職責(zé)公司人力資源部是員工檔案信息管理的職能部門，負(fù)責(zé)員工檔案信息的統(tǒng)一管理工作，包括檔案信息的收集、整理、保管、利用、銷毀等工作。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)配合人力資源部做好本部門員工檔案信息的收集和提供工作。全體員工有義務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息，并配合公司做好檔案信息管理工作。第二章員工檔案信息內(nèi)容第五條基本信息員工基本信息主要包括：個(gè)人身份信息：姓名、性別、民族、出生日期、身份證號碼、籍貫、戶籍所在地、現(xiàn)住址、聯(lián)系方式等；學(xué)歷學(xué)位信息：學(xué)歷層次、畢業(yè)院校、專業(yè)、學(xué)位、畢業(yè)時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位證書編號等；職業(yè)資格信息：職業(yè)資格證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)證書、技能等級證書等相關(guān)信息；工作經(jīng)歷信息：工作經(jīng)歷、工作單位、職務(wù)、工作時(shí)間、離職原因等；家庭關(guān)系信息：家庭成員姓名、關(guān)系、工作單位、聯(lián)系方式等。第六條錄用信息員工錄用信息主要包括：招聘信息：招聘崗位、招聘條件、招聘過程記錄等；錄用信息：錄用通知書、入職登記表、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等；背景調(diào)查信息：背景調(diào)查記錄、調(diào)查結(jié)果等；體檢信息：入職體檢報(bào)告、健康狀況證明等。第七條工作信息員工工作信息主要包括：崗位信息：崗位名稱、崗位職責(zé)、崗位要求、崗位變動(dòng)記錄等；考核信息：績效考核記錄、評價(jià)意見、考核結(jié)果等；獎(jiǎng)懲信息：獎(jiǎng)勵(lì)決定、表彰記錄、處分決定、處罰記錄等；培訓(xùn)信息：培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成績、培訓(xùn)證書等；薪酬福利信息：工資標(biāo)準(zhǔn)、工資調(diào)整記錄、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、社會(huì)保險(xiǎn)繳納記錄、住房公積金繳納記錄等。第八條離職信息員工離職信息主要包括：離職申請：離職申請書、離職原因說明等；離職手續(xù)：離職交接清單、工作交接記錄、物品歸還記錄等；離職證明：解除勞動(dòng)合同證明、離職證明等；離職后信息：離職后聯(lián)系方式、就業(yè)情況等相關(guān)信息。第三章員工檔案信息收集第九條收集原則員工檔案信息的收集應(yīng)遵循以下原則：真實(shí)性原則：收集的員工檔案信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛假、偽造；完整性原則：收集的員工檔案信息應(yīng)完整、全面，不得遺漏重要信息；及時(shí)性原則：員工檔案信息應(yīng)及時(shí)收集，確保信息的時(shí)效性；合法性原則：收集員工檔案信息應(yīng)符合法律法規(guī)要求，不得收集法律法規(guī)禁止收集的信息。第十條收集方式員工檔案信息的收集方式主要包括：員工自行提供：員工填寫各類表格、提供相關(guān)證明材料等；公司調(diào)查獲取：公司通過背景調(diào)查、學(xué)歷驗(yàn)證、資格認(rèn)證等方式獲取相關(guān)信息；第三方提供：通過學(xué)校、原工作單位、政府部門等第三方機(jī)構(gòu)獲取相關(guān)信息；工作形成：在員工工作過程中形成的各類記錄、文件等。第十一條收集時(shí)間員工檔案信息的收集時(shí)間要求如下：入職前：收集員工基本信息、學(xué)歷學(xué)位信息、職業(yè)資格信息、工作經(jīng)歷信息等；入職時(shí)：收集員工入職相關(guān)信息，包括錄用通知書、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等；在職期間：及時(shí)收集員工崗位變動(dòng)、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況、培訓(xùn)記錄等信息；離職時(shí)：收集員工離職相關(guān)信息，包括離職申請、離職交接記錄、離職證明等。第十二條收集要求員工檔案信息的收集應(yīng)符合以下要求：收集員工檔案信息應(yīng)明確告知員工收集的目的、方式和范圍，取得員工的同意；收集的員工檔案信息應(yīng)與員工的工作崗位和工作職責(zé)相關(guān)，不得收集與工作無關(guān)的信息；收集員工敏感個(gè)人信息應(yīng)取得員工的單獨(dú)同意，并嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求進(jìn)行保護(hù)；收集的員工檔案信息應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性；員工檔案信息的收集應(yīng)做好記錄，建立收集臺賬。第四章員工檔案信息整理第十三條整理原則員工檔案信息的整理應(yīng)遵循以下原則：系統(tǒng)性原則：員工檔案信息應(yīng)按照一定的邏輯關(guān)系進(jìn)行系統(tǒng)整理，便于管理和利用；規(guī)范性原則：員工檔案信息的整理應(yīng)符合規(guī)范要求，包括分類、編號、裝訂等；準(zhǔn)確性原則：員工檔案信息的整理應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性，避免錯(cuò)誤和遺漏；及時(shí)性原則：員工檔案信息應(yīng)及時(shí)整理，確保信息的時(shí)效性。第十四條分類方法員工檔案信息按照以下方法進(jìn)行分類：按員工類別分類：分為在職員工檔案、離職員工檔案、退休員工檔案等；按信息內(nèi)容分類：分為基本信息、錄用信息、工作信息、離職信息等；按形成時(shí)間分類：按照信息形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列；按重要程度分類：按照信息的重要程度進(jìn)行區(qū)分和管理。第十五條編號規(guī)則員工檔案信息采用統(tǒng)一的編號規(guī)則進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和可識別性。編號規(guī)則由人力資源部制定并公布實(shí)施。第十六條整理要求員工檔案信息的整理應(yīng)符合以下要求：紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管；電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于檢索和利用；檔案信息應(yīng)進(jìn)行登記，建立檔案信息臺賬，記錄檔案信息的內(nèi)容、數(shù)量、形成時(shí)間等；檔案信息的整理應(yīng)做好記錄，建立整理臺賬。第五章員工檔案信息保管第十七條保管條件員工檔案信息的保管應(yīng)具備以下條件：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備；檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14-24℃，相對濕度應(yīng)控制在45-60%；電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，采用可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式；檔案保管場所應(yīng)設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案信息安全。第十八條保管期限員工檔案信息的保管期限按照以下規(guī)定執(zhí)行：在職員工檔案：長期保管，直至員工離職后繼續(xù)保管；離職員工檔案：離職后保管期限為30年；退休員工檔案：退休后永久保管；其他檔案信息：根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值確定保管期限。第十九條保管要求員工檔案信息的保管應(yīng)符合以下要求：檔案信息應(yīng)按照分類編號進(jìn)行有序排列，便于查找和利用；檔案信息應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理；檔案信息的保管情況應(yīng)進(jìn)行記錄，建立保管臺賬；對于破損、變質(zhì)的檔案信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。第二十條移交管理員工檔案信息的移交應(yīng)遵循以下規(guī)定：員工調(diào)動(dòng)工作時(shí)，其檔案信息應(yīng)隨員工一同移交；檔案信息的移交應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，雙方簽字確認(rèn)；檔案信息的移交應(yīng)確保檔案信息的完整和安全；檔案信息移交后，應(yīng)及時(shí)更新檔案信息臺賬。第六章員工檔案信息利用第二十一條利用原則員工檔案信息的利用應(yīng)遵循以下原則：合法合規(guī)原則：員工檔案信息的利用應(yīng)符合法律法規(guī)要求，不得違反法律法規(guī)規(guī)定；必要最小原則：員工檔案信息的利用應(yīng)限于必要的范圍，不得過度收集和使用；安全保密原則：員工檔案信息的利用應(yīng)確保信息安全，防止信息泄露；知情同意原則：員工檔案信息的利用應(yīng)取得員工的同意，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。第二十二條利用范圍員工檔案信息的利用范圍主要包括：公司內(nèi)部管理：用于員工管理、績效考核、薪酬管理、培訓(xùn)發(fā)展等內(nèi)部管理活動(dòng)；員工個(gè)人查詢：員工本人查詢本人的檔案信息；政府部門查詢：政府部門依法查詢員工檔案信息；司法機(jī)關(guān)查詢：司法機(jī)關(guān)依法查詢員工檔案信息；其他合法查詢：法律法規(guī)規(guī)定的其他合法查詢。第二十三條利用程序員工檔案信息的利用應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：提出申請：利用人應(yīng)提出書面申請，說明利用目的、利用范圍、利用方式等；審核批準(zhǔn)：人力資源部應(yīng)對利用申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)；辦理手續(xù)：利用人應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，填寫利用登記表；提供利用：人力資源部應(yīng)按照批準(zhǔn)的范圍和方式提供檔案信息；利用登記：應(yīng)對檔案信息的利用情況進(jìn)行登記，建立利用臺賬。第二十四條利用要求員工檔案信息的利用應(yīng)符合以下要求：利用人應(yīng)妥善保管所獲取的檔案信息，不得泄露、篡改、毀損；利用人應(yīng)按照批準(zhǔn)的范圍和方式使用檔案信息，不得超出范圍使用；利用人不得將獲取的檔案信息用于非法目的；利用人應(yīng)及時(shí)歸還所借閱的檔案信息；對于涉及員工個(gè)人隱私的信息，應(yīng)采取必要的保護(hù)措施。第七章員工檔案信息安全第二十五條安全責(zé)任公司人力資源部是員工檔案信息安全的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)制定員工檔案信息安全管理制度，采取必要的安全保護(hù)措施，確保員工檔案信息安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露員工檔案信息。第二十六條保密措施員工檔案信息的保密應(yīng)采取以下措施：檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入；檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任；檔案信息的查閱應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等；電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，采取加密措施；不得在公共場所談?wù)搯T工檔案信息。第二十七條技術(shù)防護(hù)員工檔案信息的技術(shù)防護(hù)應(yīng)包括以下措施：電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式；檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全審計(jì)、日志記錄等功能；應(yīng)定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測和漏洞修復(fù)；應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失；應(yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊。第二十八條應(yīng)急管理公司應(yīng)制定員工檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生檔案信息泄露、丟失、毀損等安全事件時(shí)的應(yīng)急處置措施。定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。第八章員工檔案信息銷毀第二十九條銷毀條件員工檔案信息的銷毀應(yīng)符合以下條件：超過規(guī)定保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案信息；經(jīng)鑒定確認(rèn)已失去利用價(jià)值的檔案信息；因損毀、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)保存且無復(fù)制價(jià)值的檔案信息；法律法規(guī)規(guī)定可以銷毀的其他檔案信息。第三十條銷毀程序員工檔案信息的銷毀應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：檔案管理人員對擬銷毀的檔案信息進(jìn)行清理，編制檔案銷毀清冊；檔案銷毀清冊報(bào)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，重要檔案信息的銷毀須報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并有監(jiān)銷人在場；檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)；檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。第三十一條銷毀要求員工檔案信息的銷毀應(yīng)符合以下要求：檔案銷毀應(yīng)采取安全可靠的方式，確保信息無法恢復(fù)；電子檔案的銷毀應(yīng)采用專業(yè)的技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)徹底清除；檔案銷毀應(yīng)做好記錄，建立銷毀臺賬；不得擅自銷毀員工檔案信息；對于涉及員工個(gè)人隱私的信息，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的銷毀措施。第九章監(jiān)督與考核第三十二條監(jiān)督檢查公司人力資源部應(yīng)定期對員工檔案信息管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。各部門應(yīng)積極配合監(jiān)督檢查工作，及時(shí)整改存在的問題。第三十三條考核評價(jià)公司將員工檔案信息管理工作納入各部門和員工的績效考核體系，對員工檔案信息管理工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對員工檔案信息管理工作存在