PAGE物資管理制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物資管理，規(guī)范物資采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用及處置等流程，確保物資的合理使用和有效控制，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度及流程規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料、零部件、低值易耗品等。（三）基本原則1.合法性原則：物資管理活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.計(jì)劃性原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和發(fā)展規(guī)劃，合理制定物資采購(gòu)計(jì)劃，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。3.效益性原則：在保證物資質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，努力降低物資采購(gòu)成本、存儲(chǔ)成本和使用成本。4.歸口管理原則：明確各部門(mén)在物資管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理，確保物資管理工作的順暢進(jìn)行。5.內(nèi)部控制原則：建立健全物資管理內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用及處置等環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范風(fēng)險(xiǎn)。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定物資采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司需求和市場(chǎng)情況，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.負(fù)責(zé)收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。（二）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作。2.建立物資庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，確保賬實(shí)相符。3.負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作，確保物資安全。（三）使用部門(mén)1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出物資需求申請(qǐng)，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)物資的領(lǐng)用、使用和保管，合理使用物資，避免浪費(fèi)和損壞。3.協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好物資盤(pán)點(diǎn)工作，及時(shí)反饋物資使用情況和需求變化。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核物資采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)憑證，辦理物資采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。2.對(duì)物資采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。3.參與物資盤(pán)點(diǎn)工作，監(jiān)督物資管理的財(cái)務(wù)合規(guī)性。（五）質(zhì)量管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和合同要求。2.對(duì)物資質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行跟蹤和處理，提出改進(jìn)措施和建議。（六）審計(jì)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)物資采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用及處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資管理內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況。2.對(duì)物資管理中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。三、物資采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和庫(kù)存情況，提前填寫(xiě)物資需求申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)匯總各使用部門(mén)的物資需求申請(qǐng)表，結(jié)合公司年度預(yù)算和實(shí)際庫(kù)存情況，制定物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的種類、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為物資采購(gòu)的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽(yù)、穩(wěn)定的供應(yīng)能力和合理的價(jià)格水平。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)物資的特點(diǎn)和要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出若干潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面。3.采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審，確定合格供應(yīng)商名單。合格供應(yīng)商名單應(yīng)定期更新，以確保供應(yīng)商的質(zhì)量和信譽(yù)。4.采購(gòu)部門(mén)與合格供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等內(nèi)容。采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，確保雙方的合法權(quán)益。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同的要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交貨或物資質(zhì)量問(wèn)題等情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，如催貨、換貨、退貨等，并追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.采購(gòu)部門(mén)收到供應(yīng)商的物資后，應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。四、物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)接到采購(gòu)部門(mén)的驗(yàn)收通知后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)物資驗(yàn)收工作，并根據(jù)物資的特點(diǎn)和要求，準(zhǔn)備好相應(yīng)的驗(yàn)收工具和場(chǎng)地。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，了解采購(gòu)合同的相關(guān)要求，確保驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)首先核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息是否與采購(gòu)訂單和采購(gòu)合同一致。2.驗(yàn)收人員按照物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)物資的質(zhì)量、外觀、性能等進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于需要進(jìn)行功能測(cè)試或質(zhì)量檢測(cè)的物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行測(cè)試和檢測(cè)。3.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，并填寫(xiě)不合格物資報(bào)告，說(shuō)明不合格原因和處理建議。4.采購(gòu)部門(mén)收到不合格物資報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取換貨、退貨等措施，并追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）驗(yàn)收記錄1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立物資驗(yàn)收臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的驗(yàn)收情況，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果等信息。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。五、物資存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃與布局1.根據(jù)物資的種類、性質(zhì)、用途等因素，對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行合理規(guī)劃和布局，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如原材料區(qū)、零部件區(qū)、辦公用品區(qū)、低值易耗品區(qū)等。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明各存儲(chǔ)區(qū)域的名稱和存放物資的類別，便于物資的查找和管理。（二）物資入庫(kù)管理1.驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，將物資按照規(guī)定的存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行存放，并填寫(xiě)物資入庫(kù)單。物資入庫(kù)單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)時(shí)間等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)物資入庫(kù)單，及時(shí)更新物資庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。（三）物資存儲(chǔ)保管1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物資的存儲(chǔ)要求，對(duì)物資進(jìn)行妥善保管。對(duì)于易受潮、易變質(zhì)、易損壞的物資，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等措施。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保物資的安全和完整。盤(pán)點(diǎn)工作應(yīng)包括賬實(shí)核對(duì)、物資清查、庫(kù)存調(diào)整等內(nèi)容。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符或物資損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行清潔和整理，保持倉(cāng)庫(kù)環(huán)境整潔、通風(fēng)良好，確保物資存儲(chǔ)條件符合要求。（四）物資出庫(kù)管理1.使用部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，提交至倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)接到物資領(lǐng)用申請(qǐng)表后，應(yīng)審核其真實(shí)性和合理性。審核通過(guò)后，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，辦理物資出庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)物資出庫(kù)單。物資出庫(kù)單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用時(shí)間等信息。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)物資出庫(kù)單，及時(shí)更新物資庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。六、物資使用管理（一）使用部門(mén)職責(zé)1.使用部門(mén)應(yīng)合理使用物資，按照規(guī)定的用途和操作規(guī)程進(jìn)行使用，避免浪費(fèi)和損壞。2.使用部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物資的使用情況進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決物資使用過(guò)程中存在的問(wèn)題。3.使用部門(mén)應(yīng)將物資使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況及時(shí)反饋給采購(gòu)部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)，并協(xié)助進(jìn)行處理。（二）物資使用監(jiān)督1.公司應(yīng)建立物資使用監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各使用部門(mén)的物資使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括物資的使用是否合理、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象、物資的維護(hù)保養(yǎng)情況等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，公司應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保物資得到合理使用。七、物資處置管理（一）處置范圍物資處置包括物資的報(bào)廢、出售、捐贈(zèng)等。物資報(bào)廢是指因損壞、過(guò)期、淘汰等原因，無(wú)法繼續(xù)使用或無(wú)使用價(jià)值的物資；物資出售是指將公司閑置或多余的物資出售給其他單位或個(gè)人；物資捐贈(zèng)是指將公司不再需要的物資捐贈(zèng)給慈善機(jī)構(gòu)或其他公益組織。（二）處置程序1.物資報(bào)廢使用部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)物資需要報(bào)廢時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)物資報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意報(bào)廢的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行報(bào)廢處理，并填寫(xiě)物資報(bào)廢清單。物資報(bào)廢清單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。物資報(bào)廢處理后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新物資庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。2.物資出售使用部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)物資需要出售時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資出售申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、出售原因、預(yù)計(jì)售價(jià)等信息，提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)物資出售申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意出售的物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照市場(chǎng)行情，選擇合適的買家，簽訂物資出售合同。物資出售合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、付款方式、交貨時(shí)間等內(nèi)容。物資出售后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理收款手續(xù)，并將收款情況反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。3.物資捐贈(zèng)使用部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)物資需要捐贈(zèng)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資捐贈(zèng)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、捐贈(zèng)原因、受贈(zèng)單位等信息，提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)物資捐贈(zèng)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意捐贈(zèng)的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行捐贈(zèng)處理，并填寫(xiě)物資捐贈(zèng)清單。物資捐贈(zèng)清單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型