PAGE四室一廳制度規(guī)范標準一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)“四室一廳”的管理與使用，確保其功能的有效發(fā)揮，為員工提供安全、舒適、有序的工作與交流環(huán)境，同時保障公司/組織的正常運營秩序，符合相關法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有的“四室一廳”區(qū)域，包括但不限于辦公區(qū)域內(nèi)的會議室、洽談室、培訓室、資料室以及公共休息廳。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)關于辦公場所管理的相關標準，確保制度合法合規(guī)。2.高效利用原則：優(yōu)化“四室一廳”資源配置，提高使用效率，滿足公司/組織日常辦公、會議、培訓、交流等各類活動需求。3.安全保障原則：加強安全管理，確保人員、設備及信息在“四室一廳”區(qū)域內(nèi)的安全，預防各類安全事故發(fā)生。4.文明使用原則：倡導文明使用，愛護公共設施，保持環(huán)境整潔，營造良好的工作氛圍。二、會議室管理規(guī)范（一）會議室使用申請1.各部門如需使用會議室，應提前填寫《會議室使用申請表》，詳細注明使用時間、會議主題、參會人數(shù)等信息。2.申請表應提交至行政部門，行政部門根據(jù)會議室使用情況進行統(tǒng)籌安排，并及時反饋申請結(jié)果。（二）會議室使用安排1.行政部門根據(jù)申請時間先后順序及會議室空閑情況進行排期，優(yōu)先保障重要會議和緊急會議的使用需求。2.對于多個部門同時申請使用同一時間段會議室的情況，行政部門應根據(jù)會議重要性、參會人數(shù)等因素進行協(xié)調(diào)安排，必要時可組織相關部門協(xié)商解決。（三）會議室使用規(guī)定1.使用部門應提前10分鐘到達會議室進行準備工作，如調(diào)試設備、擺放資料等。2.嚴格按照申請時間使用會議室，如需延長使用時間，應提前告知行政部門并獲得批準。未經(jīng)批準擅自延長使用時間的，將予以警告。3.保持會議室整潔衛(wèi)生，會議結(jié)束后，使用部門應及時清理桌面、地面，關閉設備電源，將椅子歸位。4.愛護會議室設施設備，不得隨意拆卸、損壞。如因使用不當造成設備損壞的，使用部門應照價賠償。5.會議室使用期間，應保持安靜，不得大聲喧嘩、播放與會議無關的音頻視頻。手機調(diào)至靜音或關機狀態(tài)，如有緊急電話需接聽，應到會議室外接聽。（四）會議室設備管理行政部門負責會議室設備的日常維護與管理，定期檢查設備運行情況，確保設備正常使用。1.設備使用前，使用部門應熟悉設備操作方法，如有疑問可向行政部門尋求幫助。2.使用過程中如遇設備故障，應立即停止使用，并及時通知行政部門進行維修。3.設備維修期間，行政部門應盡快安排維修人員進行檢修，確保不影響正常會議使用。對于因設備故障導致會議無法正常進行的情況，行政部門應及時協(xié)調(diào)其他會議室供會議使用。三、洽談室管理規(guī)范（一）洽談室使用申請與會議室使用申請流程相同，各部門如需使用洽談室，應提前填寫《洽談室使用申請表》，注明洽談事項、參與人員等信息，提交至行政部門。（二）洽談室使用安排行政部門根據(jù)申請情況進行合理安排，確保洽談室能夠滿足不同業(yè)務需求。對于涉及重要業(yè)務洽談或商務接待的情況，應優(yōu)先保障使用。（三）洽談室使用規(guī)定1.使用部門應提前做好洽談準備工作，包括準備相關資料、調(diào)整座位布局等。2.保持洽談室安靜，避免干擾洽談進程。洽談過程中，如需使用電子設備，應注意音量控制，避免影響他人。3.愛護洽談室內(nèi)的設施設備和家具，不得隨意移動或損壞。如發(fā)現(xiàn)設施設備損壞，應及時告知行政部門。4.洽談結(jié)束后，及時清理洽談室，保持整潔。將使用過的資料整理好，如需留存可按照規(guī)定存放于資料室，不得隨意丟棄。（四）洽談室保密管理1.洽談室涉及商業(yè)機密、敏感信息等洽談活動時，使用部門應嚴格遵守公司/組織的保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.參與洽談人員不得擅自將洽談內(nèi)容透露給無關人員，如需對外發(fā)布相關信息，應按照公司/組織規(guī)定的審批流程進行。3.行政部門應加強對洽談室的安全管理，確保洽談期間的信息安全。如發(fā)現(xiàn)有信息泄露風險，應及時采取措施進行處理。四、培訓室管理規(guī)范（一）培訓室使用申請培訓主辦部門需提前填寫《培訓室使用申請表》，明確培訓主題、培訓時間、培訓人數(shù)、培訓內(nèi)容等詳細信息，提交至行政部門審核。（二）培訓室使用安排行政部門根據(jù)培訓申請情況，結(jié)合培訓室的場地容量、設備條件等因素進行安排。對于大型培訓活動，應提前做好場地布置、設備調(diào)試等準備工作。（三）培訓室使用規(guī)定1.培訓主辦部門應按照申請內(nèi)容組織培訓活動，不得擅自更改培訓時間、內(nèi)容或參與人員。如需變更，應提前向行政部門提出申請并獲得批準。!2.培訓期間，培訓人員應遵守培訓紀律，聽從培訓講師安排，不得隨意走動、交談或從事與培訓無關的活動。3.愛護培訓室內(nèi)的教學設備、桌椅等設施，不得在桌椅、墻壁上隨意刻畫、張貼。如發(fā)現(xiàn)設施損壞，培訓主辦部門應及時報告行政部門并負責維修或賠償。4.保持培訓室衛(wèi)生清潔，培訓結(jié)束后，培訓人員應將垃圾帶走，將桌椅擺放整齊。培訓主辦部門應安排專人對培訓室進行全面清理。（四）培訓室設備管理1.培訓室配備的教學設備（如投影儀、音響、電腦等）由行政部門負責日常維護與管理，確保設備正常運行。2.培訓主辦部門如需使用特殊設備或軟件，應提前告知行政部門，行政部門協(xié)助做好準備工作。3.使用設備過程中，培訓人員應按照操作規(guī)程進行操作，如因操作不當導致設備損壞，培訓主辦部門應承擔相應責任。五、資料室管理規(guī)范（一）資料室使用申請各部門如需查閱或借閱資料室內(nèi)的資料，應填寫《資料室使用申請表》，注明查閱/借閱資料名稱、查閱/借閱目的、預計歸還時間等信息，提交至資料室管理人員。（二）資料室使用安排資料室管理人員根據(jù)申請情況進行審核，對于符合規(guī)定的申請予以批準，并按照申請內(nèi)容提供相應資料。（三）資料室使用規(guī)定1.查閱資料人員應在資料室內(nèi)指定區(qū)域進行查閱，不得隨意將資料帶出資料室。如需帶出，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.愛護資料室內(nèi)的資料，不得隨意涂改、損壞、丟失。查閱過程中如需復印或摘錄資料，應按照規(guī)定的程序進行操作。3.保持資料室安靜，不得在資料室內(nèi)大聲喧嘩或從事與查閱資料無關的活動。4.查閱資料結(jié)束后，應將資料整理歸位，擺放整齊。如需借閱資料，應按照規(guī)定的借閱期限及時歸還，如需延期歸還，應提前向資料室管理人員申請。（四）資料室資料管理1.資料室管理人員負責資料的分類、整理、歸檔工作，確保資料存放有序，便于查閱。2.定期對資料進行盤點清查，核對資料數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于過期、損壞或不再使用的資料，應按照規(guī)定進行清理和銷毀，確保資料室資料的時效性和準確性。六、公共休息廳管理規(guī)范（一）休息廳使用規(guī)定1.公共休息廳為員工提供休息、交流的場所，員工應文明使用，保持安靜、整潔。2.在休息廳內(nèi)不得大聲喧嘩、爭吵，不得進行賭博、吸煙等違法違規(guī)行為。3.愛護休息廳內(nèi)的設施設備，如沙發(fā)、茶幾、飲水機等，不得隨意損壞或挪動。發(fā)現(xiàn)設施設備損壞應及時告知行政部門。（二）休息廳衛(wèi)生管理1.員工應自覺維護休息廳衛(wèi)生，使用后將個人垃圾帶走，放入指定垃圾桶內(nèi)。2.行政部門應定期安排保潔人員對休息廳進行清掃，保持休息廳環(huán)境整潔。（三）休息廳物品管理1.休息廳內(nèi)配備的飲水機、茶具等物品由行政部門負責管理和維護，定期進行檢查和清潔。2.員工如需使用休息廳內(nèi)的物品，應在使用后及時歸位，不得隨意丟棄或帶走。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.行政部門負責對“四室一廳”的使用情況進行日常監(jiān)督檢查，定期巡查各區(qū)域的使用規(guī)范執(zhí)行情況、設施設備完好情況等。2.設立意見箱，鼓勵員工對“四室一廳”的管理與使用提出意見和建議，行政部門定期收集并進行分析處理。（二）檢查內(nèi)容1.會議室、洽談室、培訓室、資料室的使用申請是否規(guī)范，是否按照申請時間和內(nèi)容使用。2.各區(qū)域內(nèi)設施設備是否正常運行，是否存在損壞情況。3.衛(wèi)生狀況是否良好，是否符合整潔要求。4.保密制度、文明使用規(guī)定等是否得到有效執(zhí)行。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予警告、通報批評等處理。2.因違規(guī)行為造成設施設備損壞、信息泄露等損失的，責任部