PAGE業(yè)務檔案查看制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務檔案管理，規(guī)范業(yè)務檔案的查看行為，確保業(yè)務檔案的安全與完整，保障公司及相關方的合法權益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及員工，以及因工作需要查閱公司業(yè)務檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：業(yè)務檔案的查看必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.安全保密原則：嚴格保護業(yè)務檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案內容不被非法獲取或篡改。3.權限明確原則：明確不同人員對業(yè)務檔案的查看權限，嚴禁越權查看。4.規(guī)范操作原則：查看業(yè)務檔案應遵循規(guī)定的流程和手續(xù)，確保操作規(guī)范、有序。二、業(yè)務檔案定義與分類（一）業(yè)務檔案定義業(yè)務檔案是指公司在各項業(yè)務活動中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、記錄等。（二）業(yè)務檔案分類1.合同協(xié)議類：包括各類業(yè)務合同、合作協(xié)議、租賃合同等。2.業(yè)務往來類：如客戶溝通記錄、業(yè)務函件、訂單文件等。3.財務文件類：財務報表、發(fā)票憑證、資金往來記錄等。4.項目文檔類：項目策劃書、項目進度報告、項目驗收文件等。5.人事檔案類：員工入職資料、績效考核記錄、培訓檔案等（涉及業(yè)務相關部分）。6.其他類：根據(jù)公司業(yè)務特點和實際情況確定的其他業(yè)務檔案類別。三、查看權限設定（一）內部人員權限1.相關業(yè)務部門員工因工作需要，可查看本部門負責業(yè)務范圍內的檔案。如需查看其他部門業(yè)務檔案，需經(jīng)檔案所屬部門負責人同意，并說明查看目的和用途。2.部門負責人有權查看本部門及下屬員工的業(yè)務檔案，以監(jiān)督工作進展、進行業(yè)務指導和決策?？筛鶕?jù)工作需要，授權本部門其他員工查看特定業(yè)務檔案。3.公司管理層公司高層管理人員有權查看涉及公司整體運營、重大決策、重要業(yè)務等相關的業(yè)務檔案，以便全面了解公司情況，做出科學決策?？筛鶕?jù)工作需要，要求相關部門提供特定業(yè)務檔案進行查閱。（二）外部人員權限1.合作伙伴經(jīng)公司業(yè)務對接部門負責人同意，并簽訂保密協(xié)議后，可查看與合作項目直接相關的業(yè)務檔案，用于合作項目的推進、溝通與協(xié)調。查看范圍僅限于合作項目涉及的部分，不得擅自擴大查看范圍。2.審計、監(jiān)管機構：按照法律法規(guī)要求，在出示合法有效的證明文件后，可在規(guī)定時間和范圍內查看相關業(yè)務檔案，以履行審計、監(jiān)管職責。公司應指定專人負責配合，并對查看過程進行記錄。3.律師事務所等法律相關機構：因法律事務需要，經(jīng)公司法務部門審核同意，并簽訂保密協(xié)議后，可查看與法律事務相關的業(yè)務檔案。查看目的應明確為處理法律糾紛、提供法律意見等。四）查看流程（一）內部人員查看流程1.申請：查看人填寫《業(yè)務檔案查看申請表》，詳細說明查看檔案的名稱、所屬部門、查看目的、預計查看時間等信息，并簽字確認。2.審批若查看人是本部門員工，申請表由部門負責人審批。部門負責人應根據(jù)查看目的和必要性進行審核，如同意查看，在申請表上簽字批準。若查看人需查看其他部門業(yè)務檔案，申請表需先提交檔案所屬部門負責人審批。檔案所屬部門負責人審核同意后，再由查看人所在部門負責人審批。3.查閱：審批通過后，查看人憑申請表到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理部門應根據(jù)申請表提供相應檔案，并安排專人在場監(jiān)督查看過程，確保檔案安全和規(guī)范使用。4.歸還：查看完畢后，查看人應及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門核對檔案數(shù)量和完整性后，在申請表上注明歸還情況并簽字。（二）外部人員查看流程1.申請與審核外部單位或個人需提前向公司相關業(yè)務對接部門提交《業(yè)務檔案查看申請表》及證明文件（如合作協(xié)議、審計通知書、律師函等）。業(yè)務對接部門對申請進行初步審核，核實申請方身份和查看目的的真實性、合法性。審核通過后，將申請表及相關材料轉至檔案管理部門。2.保密協(xié)議簽訂：檔案管理部門收到申請后，組織申請方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利義務和保密責任。保密協(xié)議應符合法律法規(guī)要求，具有可操作性。3.審批檔案管理部門將申請表及相關材料提交公司分管領導審批。分管領導根據(jù)公司利益、法律法規(guī)要求等進行綜合判斷，決定是否批準查看申請。對于涉及公司重大機密或敏感信息的檔案查看申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。4.查閱：審批通過后，檔案管理部門按照保密協(xié)議和審批意見，安排專人陪同外部人員查閱檔案。查閱過程中，外部人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容，如有特殊需要，需另行申請并獲得批準。5.監(jiān)督與記錄：陪同人員應對外部人員的查看行為進行全程監(jiān)督，記錄查看時間、查看內容、查閱人員等信息。查看結束后，監(jiān)督人員和外部人員應在記錄上簽字確認。6.歸還與清理：外部人員查看完畢后，應及時歸還檔案。檔案管理部門對歸還的檔案進行仔細核對，確保檔案完整無損。同時，清理查閱現(xiàn)場，消除可能存在的信息泄露隱患。五、檔案查看要求（一）查看環(huán)境要求1.檔案查看應在公司指定的檔案查閱室進行，查閱室應具備良好的通風、采光條件，保持整潔、安靜。2.查閱室內應配備必要的辦公設備，如桌椅、電腦、打印機等，但不得配備連接外網(wǎng)的設備，以防檔案信息通過網(wǎng)絡泄露。（二）查看行為規(guī)范1.查看人應愛護檔案，不得隨意折疊、涂改、污損檔案內容。2.嚴禁在檔案上標記、批注與查看目的無關的內容。3.如需摘抄、復制檔案內容，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后按照規(guī)定的方式進行操作。摘抄、復制的內容應注明出處，并妥善保管。4.查看過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、缺失等情況，應及時告知檔案管理部門。5.查看結束后，查看人應將檔案整理歸位，保持檔案原狀。（三）保密要求1.所有參與業(yè)務檔案查看的人員，包括內部員工和外部人員，均需嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內容泄露給無關人員。2.嚴禁在私人通訊工具（如手機、微信等）中談論檔案內容，不得在公共場所隨意提及檔案信息。3.如因工作變動、離職等原因離開公司，應將在工作期間接觸到的業(yè)務檔案信息全部歸還公司，并承諾不再泄露相關信息。六、檔案管理部門職責（一）檔案收集與整理1.負責公司各類業(yè)務檔案的收集、整理工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照業(yè)務檔案分類標準，對收集到的檔案進行科學分類、編號、編目，建立清晰的檔案索引體系。（二）檔案存儲與保管1.提供安全、適宜的檔案存儲場所，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案進行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、丟失等。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，做到賬目清晰、可追溯。（三）查看服務與監(jiān)督1.根據(jù)本制度規(guī)定，為符合條件的人員提供業(yè)務檔案查看服務，辦理查看申請、審批、查閱、歸還等手續(xù)。2.對檔案查看過程進行全程監(jiān)督，確保查看行為符合規(guī)定要求，保護檔案安全和信息保密。3.及時解答查看人在檔案查看過程中遇到的問題，提供必要的協(xié)助和指導。（四）檔案統(tǒng)計與分析1.定期對業(yè)務檔案的查看情況進行統(tǒng)計分析，如查看人員分布、查看檔案類型、查看頻率等，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。2.根據(jù)統(tǒng)計分析結果，總結檔案管理工作中的經(jīng)驗教訓，不斷完善業(yè)務檔案查看制度和檔案管理工作流程。七、違規(guī)處理（一）內部人員違規(guī)處理1.對于未經(jīng)批準擅自查看業(yè)務檔案的內部人員，給予警告處分，并責令其立即歸還檔案。2.若因違規(guī)查看行為導致檔案信息泄露、損壞或丟失，視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括但不限于記過、記大過、降職、撤職等，并要求其承擔相應的經(jīng)濟賠償責任。如造成嚴重后果，涉嫌違法犯罪的，將依法移送司法機關處理。3.對違反保密規(guī)定，將檔案內容泄露給無關人員的內部人員，按照公司保密制度進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的解除勞動合同。（二）外部人員違規(guī)處理1.對于違反保密協(xié)議或本制度規(guī)定，擅自擴大查看范圍、摘抄復制檔案內容、泄露檔案信息的外部人員，公司有權終止合作關系，并依法追究其法律責任。2.要求外部人員賠償因違規(guī)行為給公司造成的經(jīng)濟損失，包括但不限于直接經(jīng)濟損失、因信息泄露導致的潛在損失等。八、附則（一）制度解釋本制度由公司檔