PAGE宣傳材料規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司宣傳材料的管理，規(guī)范宣傳材料的制作、使用和傳播，確保宣傳材料內(nèi)容準(zhǔn)確、合法、合規(guī)，提升公司形象和品牌價(jià)值，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有參與公司宣傳活動(dòng)的相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：宣傳材料的內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)、政策要求，不得含有違法違規(guī)、虛假誤導(dǎo)、侵犯他人權(quán)益等內(nèi)容。2.真實(shí)性原則：宣傳材料應(yīng)如實(shí)反映公司的產(chǎn)品、服務(wù)、業(yè)績、形象等信息，不得夸大或虛假宣傳。3.準(zhǔn)確性原則：宣傳材料中的文字表述、數(shù)據(jù)信息、圖片影像等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)歧義或錯(cuò)誤。4.一致性原則：宣傳材料應(yīng)與公司整體品牌形象、企業(yè)文化保持一致，體現(xiàn)公司的核心價(jià)值觀和經(jīng)營理念。5.時(shí)效性原則：宣傳材料應(yīng)及時(shí)更新，確保所傳達(dá)的信息與公司實(shí)際情況相符，避免過時(shí)信息誤導(dǎo)受眾。二、宣傳材料的分類與定義（一）企業(yè)形象宣傳材料1.包括公司宣傳冊、宣傳海報(bào)、宣傳片、企業(yè)網(wǎng)站、社交媒體官方賬號(hào)發(fā)布內(nèi)容等，用于展示公司整體形象、發(fā)展歷程、企業(yè)文化、核心業(yè)務(wù)等。2.主要目的是提升公司在社會(huì)公眾、客戶、合作伙伴等群體中的知名度和美譽(yù)度，樹立良好的企業(yè)品牌形象。（二）產(chǎn)品宣傳材料1.涵蓋產(chǎn)品手冊、產(chǎn)品說明書、產(chǎn)品宣傳頁、產(chǎn)品廣告片、產(chǎn)品演示文稿等，針對公司各類產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)介紹，包括產(chǎn)品特點(diǎn)、功能、優(yōu)勢、使用方法、技術(shù)參數(shù)等。2.旨在向客戶、潛在客戶等推廣公司產(chǎn)品，促進(jìn)產(chǎn)品銷售，提高產(chǎn)品市場占有率。（三）活動(dòng)宣傳材料1.例如活動(dòng)海報(bào)、活動(dòng)邀請函、活動(dòng)現(xiàn)場布置物料、活動(dòng)新聞稿、活動(dòng)視頻等，用于宣傳公司舉辦的各類會(huì)議、展覽、促銷活動(dòng)、公益活動(dòng)等。2.目的是吸引目標(biāo)受眾參與活動(dòng)，擴(kuò)大活動(dòng)影響力，提升活動(dòng)效果。（四）員工宣傳材料1.包含員工風(fēng)采展示資料、員工培訓(xùn)教材、內(nèi)部宣傳刊物等，主要面向公司內(nèi)部員工，用于傳播公司文化、工作動(dòng)態(tài)、員工激勵(lì)等信息。2.有助于增強(qiáng)員工的歸屬感、認(rèn)同感和凝聚力，促進(jìn)公司內(nèi)部溝通與交流。三、宣傳材料的制作管理（一）制作流程1.需求提出各部門根據(jù)工作需要，填寫《宣傳材料制作申請表》，詳細(xì)說明宣傳材料的類型、用途、內(nèi)容要求、發(fā)布時(shí)間、受眾范圍等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核審批部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求合理后簽字批準(zhǔn)。對于涉及重要信息、重大活動(dòng)或較大費(fèi)用支出的宣傳材料制作申請，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.策劃設(shè)計(jì)經(jīng)審批通過后，由公司宣傳部門或指定的專業(yè)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行策劃設(shè)計(jì)。策劃設(shè)計(jì)人員應(yīng)充分了解宣傳目的和需求，結(jié)合公司品牌形象和宣傳主題，制定詳細(xì)的設(shè)計(jì)方案，并與申請部門溝通確認(rèn)。4.內(nèi)容審核設(shè)計(jì)初稿完成后，提交申請部門、宣傳部門以及相關(guān)職能部門進(jìn)行內(nèi)容審核。審核重點(diǎn)包括信息準(zhǔn)確性、合法性、合規(guī)性、語言表達(dá)、圖片影像版權(quán)等方面。對于審核提出的修改意見，設(shè)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整完善。5.終審確認(rèn)修改后的宣傳材料經(jīng)各部門審核通過后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理進(jìn)行終審。終審?fù)ㄟ^后方可進(jìn)行制作印刷或發(fā)布。6.制作發(fā)布根據(jù)終審意見，由公司指定的制作單位進(jìn)行宣傳材料的制作印刷。制作完成后，按照預(yù)定的發(fā)布渠道和時(shí)間安排進(jìn)行發(fā)布傳播。（二）內(nèi)容要求1.信息準(zhǔn)確宣傳材料中的所有信息必須真實(shí)可靠，經(jīng)過嚴(yán)格核實(shí)。數(shù)據(jù)、事實(shí)、案例等應(yīng)與公司實(shí)際情況相符，不得隨意編造或夸大。2.合法合規(guī)內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及社會(huì)道德標(biāo)準(zhǔn)。不得含有歧視性、侮辱性、暴力色情、迷信等不良內(nèi)容，不得侵犯他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等合法權(quán)益。3.語言規(guī)范文字表述應(yīng)簡潔明了、邏輯清晰、通俗易懂，避免使用生僻詞匯、模糊語言或歧義性表述。語言風(fēng)格應(yīng)與公司品牌形象和宣傳對象相適應(yīng)。4.圖片影像使用的圖片、照片、圖表、視頻等應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、有代表性，與宣傳內(nèi)容緊密相關(guān)。圖片影像應(yīng)具有版權(quán)或已獲得合法授權(quán)使用，不得使用未經(jīng)授權(quán)的素材。5.品牌標(biāo)識(shí)宣傳材料應(yīng)正確使用公司的品牌標(biāo)識(shí)、商標(biāo)、標(biāo)志等，確保品牌形象的一致性和規(guī)范性。品牌標(biāo)識(shí)的使用應(yīng)符合公司品牌管理規(guī)定，不得擅自更改或變形使用。（三）設(shè)計(jì)排版要求1.風(fēng)格統(tǒng)一宣傳材料的設(shè)計(jì)風(fēng)格應(yīng)與公司整體品牌形象保持一致，體現(xiàn)公司的文化特色和行業(yè)特點(diǎn)。在色彩搭配、字體選擇、版式設(shè)計(jì)等方面應(yīng)形成統(tǒng)一的視覺風(fēng)格。2.簡潔美觀設(shè)計(jì)排版應(yīng)簡潔大方，避免過于復(fù)雜或繁瑣的設(shè)計(jì)元素。注重頁面的整體布局和視覺效果，使宣傳材料具有較強(qiáng)的吸引力和可讀性。3.易讀性強(qiáng)文字排版應(yīng)合理，字體大小適中，行距合適，段落間距清晰。重要信息應(yīng)突出顯示，便于受眾快速獲取關(guān)鍵內(nèi)容。圖片、圖表等應(yīng)與文字內(nèi)容相互配合，增強(qiáng)信息傳達(dá)效果。4.適配性好宣傳材料應(yīng)考慮不同的發(fā)布渠道和展示載體，進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計(jì)適配。例如，對于電子文檔應(yīng)確保在不同設(shè)備上能夠正常顯示和閱讀；對于印刷品應(yīng)考慮紙張材質(zhì)、印刷工藝等因素，保證印刷質(zhì)量和效果。（四）制作質(zhì)量要求1.印刷質(zhì)量印刷宣傳材料應(yīng)選擇質(zhì)量可靠的印刷廠家，確保印刷清晰、色彩鮮艷、圖像逼真。印刷品的紙張材質(zhì)、裝訂方式等應(yīng)符合設(shè)計(jì)要求，無明顯瑕疵、模糊不清、掉色等問題。2.電子文檔質(zhì)量電子文檔格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，如PDF、PPT、JPEG等，確保在不同設(shè)備和軟件上能夠正常打開和使用。文檔內(nèi)容應(yīng)完整無缺頁、亂碼等情況，鏈接、視頻等多媒體元素應(yīng)能夠正常播放和跳轉(zhuǎn)。3.制作工期宣傳材料的制作應(yīng)按照預(yù)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成，確保按時(shí)發(fā)布。制作單位應(yīng)合理安排制作流程，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決制作過程中出現(xiàn)的問題，避免因工期延誤影響宣傳效果。四、宣傳材料的使用管理（一）使用范圍1.公司內(nèi)部各部門可根據(jù)工作需要，在辦公區(qū)域、會(huì)議活動(dòng)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等場合使用宣傳材料，用于向員工傳達(dá)公司信息、推廣業(yè)務(wù)產(chǎn)品、開展工作交流等。2.公司對外宣傳活動(dòng)中，如參加展會(huì)、商務(wù)洽談、市場推廣等，相關(guān)部門和人員可按照規(guī)定使用宣傳材料，向客戶、合作伙伴、社會(huì)公眾等展示公司形象和業(yè)務(wù)情況。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)，員工個(gè)人在與工作相關(guān)的社交活動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等場合，可適當(dāng)使用公司宣傳材料，但應(yīng)注明來源和出處，不得擅自修改或用于其他商業(yè)目的。（二）使用審批1.公司內(nèi)部部門使用宣傳材料，由部門負(fù)責(zé)人填寫《宣傳材料使用申請表》，注明使用材料的名稱、數(shù)量、用途、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等信息，提交宣傳部門備案。2.涉及對外提供宣傳材料或在重要活動(dòng)、媒體宣傳中使用宣傳材料的，需提前提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批通過后方可按照規(guī)定使用。3.員工個(gè)人因工作需要使用宣傳材料的，應(yīng)向所在部門提出申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，到宣傳部門領(lǐng)取，并按照要求進(jìn)行使用。（三）使用規(guī)范1.宣傳材料應(yīng)在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非公司宣傳目的。2.使用宣傳材料時(shí)，應(yīng)確保材料的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自修改、裁剪、拼接宣傳材料內(nèi)容。如需對宣傳材料進(jìn)行必要的標(biāo)注、說明或補(bǔ)充信息，應(yīng)經(jīng)宣傳部門審核同意。3.在對外宣傳活動(dòng)中使用宣傳材料時(shí)，應(yīng)注意與活動(dòng)主題、場合相契合，合理展示宣傳材料，避免過度或不當(dāng)使用影響公司形象。4.宣傳材料使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還宣傳部門或按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管，不得隨意丟棄、損毀或轉(zhuǎn)借他人。五、宣傳材料的傳播管理（一）傳播渠道1.公司官網(wǎng)：公司官方網(wǎng)站是宣傳材料傳播的重要渠道之一，應(yīng)及時(shí)更新發(fā)布各類宣傳材料，確保網(wǎng)站內(nèi)容豐富、信息準(zhǔn)確、頁面美觀。2.社交媒體平臺(tái)：包括微信公眾號(hào)、微博、抖音、今日頭條等社交媒體官方賬號(hào)，定期發(fā)布公司宣傳材料，與粉絲互動(dòng)交流，擴(kuò)大公司品牌影響力。3.內(nèi)部辦公系統(tǒng)：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)向員工推送宣傳材料，方便員工隨時(shí)查閱學(xué)習(xí)，促進(jìn)公司內(nèi)部信息共享。4.線下渠道：可在公司辦公場所、展會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場、客戶接待中心、合作伙伴辦公室等線下場所擺放宣傳材料，供來訪人員自取或查閱。5.媒體合作：與各類媒體建立合作關(guān)系，通過新聞報(bào)道、專題采訪、廣告投放等形式，將公司宣傳材料傳播給更廣泛的受眾群體。（二）傳播審批1.在公司官網(wǎng)、社交媒體平臺(tái)等公開渠道發(fā)布宣傳材料，由宣傳部門負(fù)責(zé)審核把關(guān)，確保內(nèi)容符合要求后按照規(guī)定流程發(fā)布。對于重要的宣傳材料發(fā)布，需提前提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.通過媒體合作渠道傳播宣傳材料，應(yīng)根據(jù)合作協(xié)議要求，提交相關(guān)宣傳內(nèi)容給合作媒體進(jìn)行審核。涉及重大宣傳活動(dòng)或重要媒體合作的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布宣傳材料，由宣傳部門統(tǒng)一推送，無需進(jìn)行額外審批，但應(yīng)確保材料內(nèi)容與員工工作相關(guān)且符合公司信息發(fā)布規(guī)范。（三）傳播監(jiān)控與反饋1.宣傳部門應(yīng)定期對宣傳材料在各傳播渠道的發(fā)布情況進(jìn)行監(jiān)控，檢查是否存在信息錯(cuò)誤、鏈接失效、侵權(quán)糾紛等問題。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.收集分析宣傳材料傳播后的反饋信息，包括閱讀量、點(diǎn)贊數(shù)、評論數(shù)、轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)等數(shù)據(jù)，以及來自客戶、合作伙伴、員工等方面的意見和建議。根據(jù)反饋情況，及時(shí)調(diào)整宣傳策略和內(nèi)容，提高宣傳效果。六、宣傳材料的存檔管理（一）存檔范圍1.各類宣傳材料的設(shè)計(jì)初稿、修改稿、終稿等電子文檔和紙質(zhì)文檔。2.宣傳材料制作過程中涉及的相關(guān)審批文件、申請表、策劃方案、設(shè)計(jì)合同、制作合同等資料。3.宣傳材料在各傳播渠道發(fā)布的記錄，包括發(fā)布時(shí)間、發(fā)布平臺(tái)、發(fā)布內(nèi)容截圖等。4.宣傳材料傳播后的反饋信息記錄，如數(shù)據(jù)分析報(bào)告、客戶意見、媒體報(bào)道等。（二）存檔方式1.建立電子檔案庫，按照宣傳材料的類別、年份、項(xiàng)目等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子文檔的安全性和可檢索性。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.設(shè)立紙質(zhì)檔案專柜，將紙質(zhì)宣傳材料和相關(guān)資料按照檔案管理要求進(jìn)行整理裝訂、編號(hào)歸檔，妥善保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于干燥、通風(fēng)、防火、防潮的環(huán)境中。（三）存檔期限宣傳材料的存檔期限根據(jù)其重要性和使用頻率確定，一般重要的宣傳材料存檔期限不少于[X]年，一般性宣傳材料存檔期限不少于[X]年。存檔期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門審核，確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。七、宣傳材料的保密管理（一）保密范圍1.宣傳材料制作過程中涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、市場策略等敏感信息。2.尚未公開的宣傳材料內(nèi)容，包括設(shè)計(jì)方案、策劃思路、發(fā)布計(jì)劃等。3.在宣傳材料傳播過程中，因工作需要接觸到的第三方保密信息。（二）保密措施1.與參與宣傳材料制作、使用、傳播的相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對宣傳材料制作場所、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行安全管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入，防止信息泄露。3.在宣傳材料的電子文檔和紙質(zhì)文檔上標(biāo)注保密標(biāo)識(shí)，提醒相關(guān)人員注意保密。4.嚴(yán)格控制宣傳材料的傳播范圍和知悉人員，對于涉及保密信息的宣傳材料，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行發(fā)放和使用。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司保密管理部門定期對宣傳材料的保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)責(zé)令整改。2.對違反宣傳材料保密規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自制作、修改宣傳材料內(nèi)容。2.在宣傳材料中使用虛假、誤導(dǎo)、違法違規(guī)信息。3.擅自擴(kuò)大宣傳材料使用范圍或用于其他非公司宣傳目的。4.未按照規(guī)定流程進(jìn)行宣傳材料的制作、使用、傳播、存檔等管理操作。5.泄露宣傳材料中的保密信息。6.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較