PAGE規(guī)范電商化采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電商化采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，使采購工作更好地適應(yīng)公司戰(zhàn)略發(fā)展需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門通過電商平臺開展的采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備耗材、小型生產(chǎn)物資等采購活動(dòng)。（三）采購原則1.合規(guī)、合法原則采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購流程合法合規(guī)。2.公開、公正原則采購全過程應(yīng)保持公開透明，確保公平公正地對待所有供應(yīng)商，杜絕不正當(dāng)交易行為。3.效益優(yōu)先原則在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本因素，追求采購效益最大化，實(shí)現(xiàn)公司資源的最優(yōu)配置。4.誠實(shí)守信原則與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，嚴(yán)格履行合同約定，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。二、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫電商化采購申請表，詳細(xì)注明采購物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。對于涉及重大采購項(xiàng)目或超出部門預(yù)算的采購申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門根據(jù)采購物品的類別和需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面，篩選出合格的供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入對于新入選的供應(yīng)商，采購部門要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件，并進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查。只有通過審核的供應(yīng)商才能進(jìn)入公司電商化采購供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商考核與評價(jià)采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行考核評價(jià)。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。（三）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)審核通過的采購申請，在電商平臺上選擇合適的供應(yīng)商，下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款，并確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。2.在下達(dá)采購訂單前，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)，避免因信息不一致導(dǎo)致的交貨延誤或其他問題。（四）采購合同簽訂1.對于金額較大或采購周期較長的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書面采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定。（五）采購驗(yàn)收1.采購物品到貨前，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)采購物品存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等問題，使用部門應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，并向供應(yīng)商提出異議。采購部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)貨、換貨或退貨等處理。3.驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)填寫采購驗(yàn)收單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。采購部門憑采購驗(yàn)收單辦理后續(xù)付款手續(xù)。（六）采購付款1.采購付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行。采購部門根據(jù)采購驗(yàn)收單和發(fā)票等相關(guān)憑證，填寫付款申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門復(fù)核后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司資金管理制度和審批流程安排付款。對于采用預(yù)付款方式的采購項(xiàng)目，應(yīng)在合同約定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)付款，并跟蹤供應(yīng)商的供貨進(jìn)度，確保預(yù)付款安全。三、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場風(fēng)險(xiǎn)1.密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握采購物品的價(jià)格波動(dòng)情況。通過與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系、簽訂價(jià)格調(diào)整條款等方式，降低市場價(jià)格波動(dòng)對采購成本的影響。2.加強(qiáng)市場調(diào)研，分析市場趨勢和競爭對手情況，為采購決策提供參考依據(jù)，避免因市場信息不對稱導(dǎo)致采購價(jià)格過高或采購物品不符合市場需求。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件。加強(qiáng)采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物品質(zhì)量符合要求。2.對于重要采購物品，可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商采取整改措施，直至退貨或換貨，同時(shí)追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.建立供應(yīng)商信用評估體系，定期對供應(yīng)商進(jìn)行信用評級。對信用等級較低的供應(yīng)商，采取減少采購份額、增加預(yù)付款比例、要求提供擔(dān)保等措施，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。2.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，及時(shí)了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和財(cái)務(wù)狀況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在經(jīng)營困難、財(cái)務(wù)危機(jī)等可能影響供貨的情況，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購策略，尋找替代供應(yīng)商，確保公司采購活動(dòng)不受影響。（四）法律風(fēng)險(xiǎn)1.采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保采購流程合法合規(guī)。加強(qiáng)對采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2.在采購合同簽訂前，必須經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。對于涉及重大采購項(xiàng)目或復(fù)雜法律問題的合同，可咨詢專業(yè)律師意見，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。四、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對電商化采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等情況。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督檢查。對于審計(jì)和監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。（二）外部監(jiān)督1.主動(dòng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合開展各項(xiàng)工作，確保公司采購活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。2.鼓勵(lì)員工和供應(yīng)商對采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。對于違反采購制度的行為，一經(jīng)查實(shí)，嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購部門應(yīng)收集和整理各類采購信息，包括供應(yīng)商信息、采購物品信息、采購價(jià)格信息、采購合同信息等，并建立完善的采購信息數(shù)據(jù)庫。2.定期對采購信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，對采購信息進(jìn)行分析和總結(jié)，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）采購數(shù)據(jù)分析與利用1.運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，如采購成本分析、采購效率分析、供應(yīng)商績效分析等。通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)采購活動(dòng)中存在的問題和潛在風(fēng)險(xiǎn)，為優(yōu)化采購流程