PAGE如何規(guī)范公章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司事務(wù)需要使用公章的情況。（三）定義1.公章：指公司正式對(duì)外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。2.使用人：指因工作需要申請(qǐng)使用公章的公司員工。二、公章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.公司公章的刻制須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，由行政部門統(tǒng)一辦理。2.刻制公章時(shí)，應(yīng)選擇具有資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位，確保印章質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。3.新刻制的公章應(yīng)在公安機(jī)關(guān)備案，并留存印模。（二）啟用1.新公章啟用前，行政部門應(yīng)將啟用日期、使用范圍等信息以書面形式通知各部門。2.啟用后的公章應(yīng)妥善保管，原公章同時(shí)廢止。（三）廢止1.公章因磨損、遺失、被盜或其他原因需要廢止時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。2.行政部門在確認(rèn)公章廢止后，應(yīng)將廢止原因、日期等信息記錄在案，并按規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.廢止的公章應(yīng)在公安機(jī)關(guān)備案，并留存印模。三、公章的保管（一）保管部門1.公司公章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管。2.保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章管理制度，確保公章安全。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并加鎖保管。2.公章保管人不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下攜帶公章外出。3.公章保管人應(yīng)定期檢查公章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。四、公章的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和程序使用公章，嚴(yán)禁違規(guī)使用。2.使用公章應(yīng)確保文件內(nèi)容真實(shí)、合法、有效，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋公章。3.使用公章應(yīng)履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。（二）使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、證明等。2.法定代表人章：用于公司法定代表人簽署的文件、信函、合同、協(xié)議等。3.合同專用章：用于公司簽訂的各類合同、協(xié)議等。4.財(cái)務(wù)專用章：用于公司的財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)。（三）使用程序1.申請(qǐng)：使用人應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事由、用章文件名稱、用章時(shí)間、用章份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：《公章使用申請(qǐng)表》應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，審批人應(yīng)認(rèn)真審核用章事由，確保用章合理、合法。3.用章：經(jīng)審批同意后，使用人方可到公章保管人處用章。用章時(shí)，保管人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)用章文件與申請(qǐng)表內(nèi)容是否一致，無(wú)誤后方可用章，并在申請(qǐng)表上登記用章情況。4.登記：公章保管人應(yīng)建立《公章使用登記簿》，詳細(xì)記錄每次用章的時(shí)間、事由、文件名稱、用章人等信息，以備查閱。（四）特殊情況處理1.緊急情況下需要使用公章時(shí)，使用人可通過(guò)電話、郵件等方式向?qū)徟苏f(shuō)明情況，經(jīng)審批人同意后，可先使用公章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.因工作需要在異地使用公章時(shí)，使用人應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，可委托當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)或相關(guān)人員代為用章，但應(yīng)確保用章過(guò)程的安全、規(guī)范。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立公章管理監(jiān)督小組，由行政部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.公章的保管情況，是否符合安全要求。2.公章的使用情況，是否按照規(guī)定的程序和范圍使用。3.《公章使用申請(qǐng)表》和《公章使用登記簿》的記錄情況，是否真實(shí)、完整。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次。2.不定期抽查：監(jiān)督小組可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行抽查。（四）問(wèn)題處理1.監(jiān)督小組在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門或人員提出整改意見，并要求限期整改。2.對(duì)違反公章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)