PAGE鋁廠采購制度及流程規(guī)范一、總則1.目的本采購制度及流程規(guī)范旨在確保鋁廠采購活動(dòng)的規(guī)范化、科學(xué)化、透明化，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，滿足鋁廠生產(chǎn)經(jīng)營的需要，維護(hù)公司的利益。2.適用范圍本制度適用于鋁廠內(nèi)所有采購活動(dòng)，包括原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等各類采購事項(xiàng)。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。公平公正原則：在采購過程中，對(duì)待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，遵循公平公正的競爭機(jī)制，不得偏袒任何一方。效益原則：追求采購效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高資金使用效率。誠信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保采購信息真實(shí)可靠。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門設(shè)置設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)鋁廠的采購工作。采購部門應(yīng)根據(jù)鋁廠的業(yè)務(wù)需求，合理設(shè)置崗位，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。2.采購部門職責(zé)制定采購計(jì)劃：根據(jù)鋁廠的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和庫存狀況，制定合理的采購計(jì)劃，確保物資和服務(wù)的及時(shí)供應(yīng)。供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估和管理，確保供應(yīng)商的質(zhì)量、交貨期和服務(wù)水平符合要求。采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和相關(guān)流程，組織實(shí)施采購活動(dòng)，與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判等方式，降低采購成本，提高采購效益。采購風(fēng)險(xiǎn)管理：識(shí)別采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)，采取有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。3.其他部門職責(zé)需求部門：提出采購需求，提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求，配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購合同的簽訂。質(zhì)量部門：參與采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保采購物資符合質(zhì)量要求。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和支付審核，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析。三、采購流程規(guī)范1.采購需求提出需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購需求進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，簽字后提交采購部門。2.采購計(jì)劃制定采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存狀況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。采購計(jì)劃報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等資料，建立供應(yīng)商檔案。采購部門組織相關(guān)人員對(duì)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并將供應(yīng)商名單報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，與選定的供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.采購合同簽訂采購部門與供應(yīng)商協(xié)商采購合同條款，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。采購合同經(jīng)雙方審核無誤后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公司公章，供應(yīng)商簽字并加蓋公章。采購合同一式多份，分別由采購部門、財(cái)務(wù)部門、需求部門等留存。5.采購執(zhí)行與跟蹤采購部門按照采購合同的要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的具體要求和交貨時(shí)間。供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并將發(fā)貨信息通知采購部門。采購部門跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。6.到貨驗(yàn)收采購物資到貨前，采購部門通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。采購物資到貨后，由質(zhì)量部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，需求部門按照技術(shù)規(guī)格和數(shù)量要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，驗(yàn)收不合格的物資應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商處理。7.付款結(jié)算采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫《付款申請(qǐng)表》，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合采購合同的約定，確保資金支付的安全和準(zhǔn)確。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別市場風(fēng)險(xiǎn)：市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購成本上升或物資供應(yīng)中斷。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、質(zhì)量問題等可能影響采購任務(wù)的完成和物資質(zhì)量。合同風(fēng)險(xiǎn)：采購合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等可能給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失。內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)：采購流程不規(guī)范、采購人員違規(guī)操作等可能導(dǎo)致采購效率低下、成本增加或出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采購部門定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類和排序，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制；與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，鎖定采購價(jià)格；尋找多個(gè)供應(yīng)商，分散采購渠道，降低供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核；要求供應(yīng)商提供擔(dān)?；蛸徺I保險(xiǎn)；建立供應(yīng)商違約應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)采取措施減少損失。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容明確、合法、有效；在合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：完善采購制度和流程，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督，規(guī)范采購人員的行為；加強(qiáng)采購人員的培訓(xùn)和教育，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)。五、采購績效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)采購成本：包括采購價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲(chǔ)費(fèi)用等，評(píng)估采購成本是否合理降低。采購質(zhì)量：評(píng)估采購物資的質(zhì)量是否符合要求，質(zhì)量合格率是否達(dá)到目標(biāo)。采購交貨期：評(píng)估采購物資是否按時(shí)交貨，交貨及時(shí)率是否達(dá)到要求。供應(yīng)商管理：評(píng)估供應(yīng)商的合作滿意度、供應(yīng)商數(shù)量的合理性等。采購效率：評(píng)估采購流程的執(zhí)行效率，如采購周期、審批時(shí)間等。2.評(píng)估方法定期收集采購相關(guān)數(shù)據(jù)，包括采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款記錄等。根據(jù)評(píng)估指標(biāo)，對(duì)采購績效進(jìn)行量化分析，計(jì)算各項(xiàng)指標(biāo)的完成情況。與采購部門和相關(guān)人員進(jìn)行溝通，了解采購過程中的實(shí)際情況和存在的問題。綜合評(píng)估采購績效，形成采購績效評(píng)估報(bào)告。3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)采購績效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購部門和采購人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲，激勵(lì)采購人員提高工作績效。針對(duì)采購過程中存在的問題，制定改進(jìn)措