PAGE會議紀(jì)要規(guī)范規(guī)章制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議紀(jì)要的管理，提高會議效率，確保會議決策和工作安排得到有效落實，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、專題會議等。（三）基本原則1.真實性原則：會議紀(jì)要應(yīng)如實記錄會議內(nèi)容，不得歪曲或篡改會議原意。2.準(zhǔn)確性原則：紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。3.完整性原則：全面記錄會議討論的事項、決議、行動方案等，確保重要信息無遺漏。4.及時性原則：會議結(jié)束后應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，盡快發(fā)送給相關(guān)人員。二、會議紀(jì)要的記錄要求（一）記錄人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會議的記錄工作，應(yīng)提前熟悉會議主題和議程，準(zhǔn)備好記錄工具。2.認(rèn)真傾聽會議發(fā)言，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言人姓名、發(fā)言要點、討論結(jié)果等。3.對于重要決策和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行重點標(biāo)注，確保記錄準(zhǔn)確無誤。（二）記錄內(nèi)容規(guī)范1.會議基本信息：記錄會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員等。2.會議議程：按照會議實際進(jìn)行的議程順序記錄，包括議題名稱、討論要點等。3.發(fā)言內(nèi)容：詳細(xì)記錄每位發(fā)言人的觀點、意見、建議等，盡量使用原話，但可進(jìn)行適當(dāng)簡化和整理。4.討論結(jié)果：明確記錄會議達(dá)成的決議、決策事項、行動方案等，包括責(zé)任人、時間節(jié)點、工作要求等。5.其他事項：記錄會議中提出的其他重要事項，如問題討論、下一步工作計劃等。（三）記錄方式1.可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式，電子記錄應(yīng)使用公司統(tǒng)一的文檔格式，便于保存和查閱。2.記錄過程中應(yīng)保持專注，避免因外界干擾而遺漏重要信息。三、會議紀(jì)要的整理與審核（一）整理要求1.會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時對會議記錄進(jìn)行整理，核對記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.對記錄內(nèi)容進(jìn)行分類、歸納和總結(jié)，使紀(jì)要條理清晰、邏輯連貫。3.按照公司規(guī)定的格式和模板進(jìn)行排版，確保紀(jì)要格式統(tǒng)一、規(guī)范。（二）審核流程1.記錄人員完成會議紀(jì)要整理后，應(yīng)提交給會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.審核人應(yīng)仔細(xì)審查紀(jì)要內(nèi)容，重點檢查記錄是否準(zhǔn)確反映會議原意、決議是否明確、責(zé)任是否落實等。3.如發(fā)現(xiàn)問題或需要補充信息，審核人應(yīng)及時與記錄人員溝通，要求其進(jìn)行修改和完善。4.審核通過后的會議紀(jì)要，應(yīng)由審核人簽字確認(rèn)。四、會議紀(jì)要的分發(fā)與存檔（一）分發(fā)范圍及要求1.根據(jù)會議性質(zhì)和參會人員職責(zé)，確定會議紀(jì)要的分發(fā)范圍。一般包括參會人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)等。2.會議紀(jì)要應(yīng)在審核通過后的[X]個工作日內(nèi)分發(fā)給相關(guān)人員，可通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)、即時通訊工具等方式發(fā)送。3.分發(fā)時應(yīng)確保接收人能夠及時收到紀(jì)要，并提醒其認(rèn)真閱讀，按照紀(jì)要要求落實工作。（二）存檔管理1.會議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行存檔管理，以便日后查閱和追溯。存檔文件應(yīng)按照會議時間、會議名稱等進(jìn)行分類存放。2.電子存檔應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)存檔應(yīng)妥善保管，避免損壞或丟失。3.存檔期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般重要會議紀(jì)要應(yīng)長期保存。五、會議紀(jì)要的使用與保密（一）使用規(guī)定1.公司員工應(yīng)按照工作需要合理使用會議紀(jì)要，將其作為工作參考和決策依據(jù)。2.未經(jīng)會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人同意，不得擅自將會議紀(jì)要轉(zhuǎn)發(fā)給無關(guān)人員或用于其他非工作目的。3.在引用會議紀(jì)要內(nèi)容時，應(yīng)確保引用準(zhǔn)確，并注明會議紀(jì)要的出處。（二）保密要求1.會議紀(jì)要涉及公司機密信息的，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管紀(jì)要文件，防止信息泄露。2.對于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的會議紀(jì)要，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施進(jìn)行保護(hù)。3.如因工作需要對外提供會議紀(jì)要相關(guān)信息，必須經(jīng)過公司審批流程，確保信息安全。六、會議紀(jì)要的變更與補充（一）變更情形1.會議決議在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)需要調(diào)整或變更的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時提出變更申請。2.因客觀情況發(fā)生變化，導(dǎo)致原會議紀(jì)要內(nèi)容不再適用的，應(yīng)進(jìn)行變更。（二）變更流程1.變更申請應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人填寫《會議紀(jì)要變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.《會議紀(jì)要變更申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給會議主持人審批。3.會議主持人審批通過后，記錄人員應(yīng)及時對會議紀(jì)要進(jìn)行修改，并按照本規(guī)章制度的要求重新進(jìn)行審核、分發(fā)和存檔。（三）補充要求1.在會議紀(jì)要執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)有重要事項遺漏或需要補充說明的，應(yīng)及時進(jìn)行補充。2.補充內(nèi)容應(yīng)按照本規(guī)章制度的記錄要求進(jìn)行整理和記錄，并與原會議紀(jì)要一同存檔。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立會議紀(jì)要管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要的記錄、整理、審核、分發(fā)、存檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對會議紀(jì)要管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將會議紀(jì)要管理工作納入員工績效考核體系，對記錄人員、審核人員等相關(guān)人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括會議紀(jì)要的準(zhǔn)確性、及時性、完整性、規(guī)范性等方面。3.對于在會議紀(jì)要管理工作中表現(xiàn)優(yōu)