公司文檔歸檔與管理模板一、適用場景合同協(xié)議類：業(yè)務合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議等；項目管理類：項目計劃書、進度報告、驗收文檔、會議紀要等；人事管理類：員工入職檔案、勞動合同、培訓記錄、績效考核表等；財務票據(jù)類：費用報銷單、預算表、審計報告、稅務申報材料等；行政辦公類：公司制度、通知公告、會議紀要、固定資產登記表等；研發(fā)技術類：技術方案、研發(fā)文檔、專利申請材料、測試報告等。適用于行政部、人事部、財務部、項目部、研發(fā)部等部門，以及文檔創(chuàng)建人、審批人、歸檔管理員、借閱人等角色，保證文檔從產生到銷毀全生命周期規(guī)范管理。二、操作流程詳解（一）文檔創(chuàng)建與初步審核文檔創(chuàng)建：根據(jù)業(yè)務需求，由責任部門（如項目部、人事部）使用公司統(tǒng)一模板創(chuàng)建文檔，明確文檔標題、內容、版本號、創(chuàng)建日期、創(chuàng)建人（*某員工）等信息，保證內容完整、格式規(guī)范。部門審核：文檔完成后，交由部門負責人（*某部門負責人）審核，重點檢查內容準確性、合規(guī)性及是否符合公司制度要求，審核通過后簽字確認；若需修改，退回創(chuàng)建人修訂后重新審核。（二）文檔分類與編碼分類標準：根據(jù)文檔性質及部門職能，采用“一級分類+二級分類”方式，例如：一級分類：行政、人事、財務、項目、研發(fā)；二級分類：行政類下分“制度”“通知”“會議紀要”，人事類下分“入職”“培訓”“離職”等。編碼規(guī)則：采用“部門縮寫+分類代碼+年份+流水號”格式，例如：行政制度類：“XZ-ZD-2023-001”（XZ=行政，ZD=制度，2023=年份，001=流水號）；項目合同類：“XM-HT-2023-015”（XM=項目，HT=合同，2023=年份，015=流水號）。編碼需唯一，由歸檔管理員統(tǒng)一分配，避免重復。（三）文檔歸檔登記歸檔提交：審核通過的文檔，由創(chuàng)建人將電子版（按公司命名規(guī)則存儲至指定服務器文件夾）及紙質版（需簽字齊全）提交至歸檔管理員（*某行政專員）。信息錄入：歸檔管理員核對文檔信息，填寫《文檔歸檔登記表》（詳見模板表格），錄入文檔編號、名稱、類型、頁數(shù)、密級（公開/內部/秘密）、存放位置（電子路徑/物理檔案柜編號）、歸檔日期、移交人（*某員工）等信息，保證與文檔實際內容一致。（四）文檔存儲與保管電子文檔存儲：按分類編碼規(guī)則存儲至公司指定服務器（如“D:”），建立層級文件夾（如“D:\2023”）；定期備份（每周一次本地備份，每月一次異地備份），防止數(shù)據(jù)丟失；涉密電子文檔需加密存儲，訪問權限僅限授權人員。紙質文檔存儲：使用統(tǒng)一規(guī)格檔案盒，標注文檔名稱、編號、日期、密級等信息，按分類順序存放于檔案柜；檔案柜需上鎖，存放于干燥、通風、防火的檔案室，避免陽光直射和潮濕環(huán)境；定期檢查（每季度一次）檔案盒完整性，防止蟲蛀、破損。（五）文檔借閱與使用借閱申請：因工作需要借閱文檔時，借閱人（某員工）填寫《文檔借閱申請表》（詳見模板表格），注明借閱文檔編號、名稱、借閱原因、借閱期限（一般不超過7個工作日）、歸還計劃，經部門負責人（某部門負責人）審批后提交歸檔管理員。借閱執(zhí)行：電子文檔：歸檔管理員在系統(tǒng)中開通臨時訪問權限，借閱人僅可在指定設備上查看，禁止、外傳；紙質文檔：歸檔管理員核對申請表后，取出檔案盒，由借閱人簽字領取，借閱期間保證文檔完好，不得涂改、撕毀、標記。歸還與核銷：借閱期滿后，借閱人及時歸還文檔，歸檔管理員檢查文檔完整性，在《文檔借閱申請表》上記錄歸還日期，注銷電子訪問權限。（六）定期檢查與更新定期檢查：歸檔管理員每季度組織一次文檔盤點，核對《文檔歸檔登記表》與實際存儲情況（電子文檔路徑有效性、紙質檔案盒完整性），檢查是否有缺失、損壞或過期文檔，填寫《文檔定期檢查記錄表》（詳見模板表格）。動態(tài)更新：新增文檔：按上述流程及時歸檔登記；變更文檔：如文檔內容更新（如版本升級），需重新編碼并歸檔，原文檔標注“作廢”保留1年（便于追溯）；過期文檔：達到保管期限的文檔（如合同到期5年、離職員工檔案保留10年），按流程銷毀。（七）文檔銷毀管理銷毀鑒定：對到期或無保存價值的文檔，由歸檔管理員提出銷毀申請，填寫《文檔銷毀申請表》，注明文檔編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因、保管期限，經行政部（某行政經理）、法務部（某法務專員，如涉及重要文件）審批后執(zhí)行。銷毀執(zhí)行：紙質文檔：采用碎紙機銷毀，保證無法識別；電子文檔：徹底刪除并清除備份，防止數(shù)據(jù)恢復。銷毀記錄：銷毀后，由監(jiān)銷人（*某部門負責人）和執(zhí)行人簽字確認，《文檔銷毀申請表》及銷毀記錄保存2年備查。三、歸檔管理表格模板（一）文檔歸檔登記表文檔編號文檔名稱文檔類型（一級/二級）頁數(shù)密級存放位置（電子路徑/物理編號）歸檔日期移交人接收人備注XZ-ZD-2023-001員工考勤管理制度行政/制度8內部D:\2023\0012023-03-15*張三*李四2023版XM-HT-2023-015XX項目合作協(xié)議項目/合同15秘密檔案柜-3-52023-05-20*王五*李四含附件（二）文檔借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期*趙六項目部2023-06-01文檔編號文檔名稱借閱原因借閱期限XM-HT-2023-015XX項目合作協(xié)議項目進度核對3個工作日審批人部門負責人簽字歸檔管理員簽字借閱確認*孫七*錢八*李四已領?。ㄈ┪臋n定期檢查記錄表檢查日期檢查人檢查范圍（文檔編號/名稱）檢查結果（正常/異常）問題記錄處理措施復查結果2023-09-30*李四XZ-ZD-2023-001正常---2023-09-30*李四XM-HT-2023-015異常紙質檔案盒破損更換檔案盒2023-10-10正常2023-09-30*李四RY-RL-2023-008正常---四、管理要點提示分類一致性：各部門需嚴格遵循公司統(tǒng)一的文檔分類標準，避免隨意分類導致歸檔混亂；新增分類需經行政部審批后執(zhí)行。編碼唯一性：文章樣式一旦分配不得更改，若文檔內容重大修訂需重新編碼，原文檔保留并標注“作廢”，保證追溯鏈條完整。存儲安全性：電子文檔需定期備份，涉密文檔加密存儲；紙質檔案室需配備防火、防潮、防盜設備，非授權人員禁止入內。借閱規(guī)范性：借閱人需嚴格遵守借閱期限，不得復制、外傳涉密文檔；借閱期間若造成文檔損壞或丟失，需按公