會(huì)議發(fā)言與討論規(guī)范制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及行業(yè)相關(guān)準(zhǔn)則制定，同時(shí)遵循集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控、合規(guī)管理的統(tǒng)一要求，旨在規(guī)范公司會(huì)議發(fā)言與討論行為，防控溝通傳達(dá)過(guò)程中的信息偏差、決策失誤及潛在風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效率與決策質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司內(nèi)部例會(huì)、專題會(huì)議、決策評(píng)審會(huì)等各類會(huì)議場(chǎng)景，以及通過(guò)書(shū)面報(bào)告、即時(shí)通訊工具等進(jìn)行的跨部門溝通討論。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語(yǔ)：（一）“會(huì)議發(fā)言與討論規(guī)范管理”指通過(guò)制度約束、流程優(yōu)化、行為引導(dǎo)，確保會(huì)議發(fā)言內(nèi)容準(zhǔn)確、討論過(guò)程有序、決策結(jié)論科學(xué)的管理活動(dòng)。（二）“專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)”指因發(fā)言偏差、討論不充分或決策失誤可能導(dǎo)致的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)或聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。（三）“XX合規(guī)”指會(huì)議發(fā)言與討論行為需符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)章制度，杜絕虛假陳述、利益輸送等違規(guī)情形。第四條專項(xiàng)管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的原則：（一）全面覆蓋：所有會(huì)議發(fā)言與討論均需納入規(guī)范管理范疇，不得存在監(jiān)管盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各級(jí)管理者的監(jiān)督責(zé)任及執(zhí)行者的合規(guī)義務(wù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：重點(diǎn)關(guān)注可能引發(fā)重大決策失誤或集團(tuán)形象受損的高風(fēng)險(xiǎn)場(chǎng)景。（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理措施。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議發(fā)言與討論規(guī)范管理負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌決策并推動(dòng)制度落實(shí)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體實(shí)施與監(jiān)督。第六條設(shè)立會(huì)議發(fā)言與討論規(guī)范管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括各核心部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌制度修訂、重大爭(zhēng)議調(diào)解、跨部門協(xié)調(diào)及年度考核審定，每月召開(kāi)例會(huì)研究管理動(dòng)態(tài)。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)專項(xiàng)工作組，由行政部牽頭，聯(lián)合法務(wù)部、人力資源部共同負(fù)責(zé)：（一）統(tǒng)籌制度體系建設(shè)，定期評(píng)估執(zhí)行效果；（二）協(xié)調(diào)跨部門溝通，處理復(fù)雜爭(zhēng)議；（三）組織專項(xiàng)培訓(xùn)，提升全員合規(guī)意識(shí)。第八條牽頭部門（行政部）職責(zé)：（一）制定會(huì)議發(fā)言與討論行為規(guī)范，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后發(fā)布；（二）指導(dǎo)各部門建立本領(lǐng)域?qū)嵤┘?xì)則，如研發(fā)會(huì)議需關(guān)注技術(shù)保密條款；（三）每季度抽查會(huì)議記錄，評(píng)估規(guī)范執(zhí)行情況。第九條專責(zé)部門（法務(wù)部、人力資源部）職責(zé)：（一）法務(wù)部負(fù)責(zé)審核發(fā)言內(nèi)容的合規(guī)性，提供法律風(fēng)險(xiǎn)建議；（二）人力資源部負(fù)責(zé)將合規(guī)表現(xiàn)納入員工績(jī)效，落實(shí)獎(jiǎng)懲措施。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位職責(zé)：（一）落實(shí)本領(lǐng)域發(fā)言討論要求，如采購(gòu)會(huì)議需確保供應(yīng)商資質(zhì)資料完整；（二）指定專人記錄會(huì)議關(guān)鍵結(jié)論，并按流程備案；（三）開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)，使員工掌握操作紅線，如財(cái)務(wù)會(huì)議嚴(yán)禁討論未經(jīng)審批的支出方案。第十一條基層執(zhí)行崗責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)，明確禁止行為（如泄露敏感數(shù)據(jù)、編造會(huì)議記錄）；（二）發(fā)現(xiàn)違規(guī)情形及時(shí)上報(bào)，并保留證據(jù)鏈；（三）參加季度考核時(shí)提交個(gè)人合規(guī)自查表。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條會(huì)議議題設(shè)置規(guī)范：（一）議題應(yīng)聚焦業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，避免無(wú)關(guān)討論分散決策精力；（二）重大議題需提前3日發(fā)布會(huì)議材料，確保與會(huì)者充分準(zhǔn)備，如并購(gòu)談判需提供交易對(duì)方盡職調(diào)查報(bào)告。第十三條發(fā)言內(nèi)容合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需經(jīng)復(fù)核，嚴(yán)禁虛構(gòu)業(yè)績(jī)或夸大技術(shù)突破；（二）合同條款引用需準(zhǔn)確，如外包協(xié)議中必須明確服務(wù)邊界；（三）涉及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息時(shí)，需經(jīng)法務(wù)部門前置審核。第十四條禁止性行為管控：（一）嚴(yán)禁在討論中發(fā)表有損集團(tuán)利益的言論；（二）禁止私下修改會(huì)議決議，所有調(diào)整需通過(guò)正式流程；（三）不得以會(huì)議為名進(jìn)行利益輸送，如安排不相關(guān)供應(yīng)商發(fā)言。第十五條討論流程控制要求：（一）主持人需按議程推進(jìn)，避免跑題或超時(shí)；（二）關(guān)鍵分歧點(diǎn)應(yīng)記錄不同意見(jiàn)及理由，會(huì)后形成決議草案；（三）決策類會(huì)議需經(jīng)三分之二以上參會(huì)者同意方可形成結(jié)論。第十六條決策傳達(dá)規(guī)范：（一）重要決議需同步書(shū)面記錄，由牽頭部門跟蹤落實(shí)；（二）跨部門協(xié)作議題需明確責(zé)任分工及完成時(shí)限；（三）對(duì)于未達(dá)共識(shí)的事項(xiàng)，應(yīng)通過(guò)第三方專家介入調(diào)解。第十七條保密事項(xiàng)管控：（一）涉密會(huì)議需設(shè)置物理隔離或視頻加密，參會(huì)人員簽署保密協(xié)議；（二）敏感數(shù)據(jù)（如客戶名單、技術(shù)參數(shù)）禁止外傳，采用分級(jí)授權(quán)管理；（三）離職員工需持續(xù)履行保密義務(wù)，簽訂競(jìng)業(yè)限制協(xié)議。第十八條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案：（一）發(fā)言錯(cuò)誤導(dǎo)致決策偏差時(shí)，需在2小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)澄清程序；（二）討論中出現(xiàn)利益沖突時(shí)，需立即宣布休會(huì)并進(jìn)行利益回避；（三）重大輿情苗頭需通過(guò)會(huì)議快速響應(yīng)，由公關(guān)部門主導(dǎo)處理。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）每年6月和12月由牽頭部門評(píng)估制度適應(yīng)性，結(jié)合監(jiān)管政策調(diào)整修訂條款；（二）重大業(yè)務(wù)變革（如上市籌備）發(fā)生時(shí)，需15日內(nèi)補(bǔ)充專項(xiàng)規(guī)定。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）每月25日前由各部門提交風(fēng)險(xiǎn)清單，行政部匯總形成《會(huì)議發(fā)言與討論風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)》；（二）對(duì)高發(fā)問(wèn)題（如預(yù)算超支討論）每月發(fā)布預(yù)警通報(bào)，并附改進(jìn)指引。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：（一）采購(gòu)會(huì)議需經(jīng)財(cái)務(wù)部前置審核付款方案；（二）人事會(huì)議決議需匹配《勞動(dòng)合同法》條款；（三）未經(jīng)合規(guī)審查的會(huì)議記錄無(wú)效，相關(guān)責(zé)任人記入檔案。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)處置流程：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由部門負(fù)責(zé)人限期整改，行政部跟蹤確認(rèn)；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)需上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組召開(kāi)專項(xiàng)評(píng)審會(huì)，必要時(shí)聘請(qǐng)外部專家介入；（三）處置過(guò)程中需明確牽頭部門及配合單位，確保責(zé)任閉環(huán)。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：（一）發(fā)言造成決策失誤的，按《員工手冊(cè)》追責(zé)；（二）違反保密條款的，解除勞動(dòng)合同并承擔(dān)賠償責(zé)任；（三）處罰標(biāo)準(zhǔn)分為警告、降級(jí)、除名三檔，依據(jù)錯(cuò)誤影響程度分級(jí)認(rèn)定。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每季度委托第三方開(kāi)展抽樣評(píng)估，結(jié)合匿名問(wèn)卷采集員工意見(jiàn)；（二）評(píng)估報(bào)告需提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并形成《管理優(yōu)化計(jì)劃》；（三）對(duì)制度缺陷需在30日內(nèi)完成修訂，并組織全員培訓(xùn)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：（一）公司主要負(fù)責(zé)人在月度經(jīng)營(yíng)會(huì)上通報(bào)管理動(dòng)態(tài)；（二）分管領(lǐng)導(dǎo)每月抽查1次重點(diǎn)部門會(huì)議記錄，確保執(zhí)行不變形；（三）建立違規(guī)容錯(cuò)機(jī)制，對(duì)善意過(guò)失經(jīng)查實(shí)后可免于處罰。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將會(huì)議發(fā)言合規(guī)性納入部門年度評(píng)分，權(quán)重不低于15%；（二）優(yōu)秀案例通過(guò)內(nèi)刊宣傳，獲獎(jiǎng)?wù)攉@得季度績(jī)效加分；（三）連續(xù)兩年考核不合格的部門負(fù)責(zé)人需降職調(diào)整。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）新員工入職需完成《會(huì)議發(fā)言與討論合規(guī)測(cè)試》，合格后方可參與決策會(huì)議；（二）每半年開(kāi)展專題培訓(xùn)，案例教學(xué)占比不低于60%；（三）制作《發(fā)言寶典》口袋書(shū)，涵蓋禁止用語(yǔ)及應(yīng)急話術(shù)。第二十八條信息化支撐：（一）開(kāi)發(fā)會(huì)議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)議題自動(dòng)預(yù)警、發(fā)言錄音存檔；（二）通過(guò)AI語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)檢測(cè)不當(dāng)言論，即時(shí)觸發(fā)合規(guī)審查；（三）建立知識(shí)圖譜自動(dòng)匹配風(fēng)險(xiǎn)條款，提高審查效率。第二十九條文化建設(shè)：（一）每年4月舉辦“合規(guī)發(fā)言之星”評(píng)選，獲獎(jiǎng)?wù)攉@得定制獎(jiǎng)杯；（二）在辦公區(qū)設(shè)置“合規(guī)提示牌”，列舉高頻風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；（三）將合規(guī)內(nèi)容融入企業(yè)文化手冊(cè)，要求管理層帶頭簽署承諾書(shū)。第三十條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件需在1小時(shí)內(nèi)上報(bào)至行政部，次日形成書(shū)面報(bào)告；（二）年度管理報(bào)告需包含制度執(zhí)行率、問(wèn)