會議風(fēng)險評估與應(yīng)對措施制度第一章總則第一條依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及XX集團母公司《關(guān)于全面加強風(fēng)險防控工作的指導(dǎo)意見》，結(jié)合本公司實際發(fā)展需求，為有效識別、評估和管理會議活動中的各類風(fēng)險，規(guī)范會議組織與管理行為，防范化解潛在風(fēng)險，保障公司穩(wěn)健運營，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工組織的各類會議活動，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會、外部合作會議等，覆蓋會議策劃、組織、執(zhí)行、結(jié)束全流程的風(fēng)險管理。第三條本制度中下列術(shù)語含義：（一）“會議專項管理”是指公司針對會議活動全過程建立的風(fēng)險識別、評估、控制、監(jiān)督和改進的管理體系，旨在確保會議活動的合規(guī)性、安全性和效率性。（二）“會議風(fēng)險”是指在會議策劃、組織、執(zhí)行或結(jié)束后可能引發(fā)的法律、經(jīng)濟、安全、聲譽等不良后果的不確定性因素。（三）“合規(guī)管理”是指會議活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度要求的行為準(zhǔn)則與控制措施。第四條會議專項管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：對所有類型會議活動實施全過程風(fēng)險管理，確保無遺漏。（二）責(zé)任到人：明確各層級、各部門的風(fēng)險防控責(zé)任，實現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：優(yōu)先管控高風(fēng)險環(huán)節(jié)，動態(tài)調(diào)整管理策略。（四）持續(xù)改進：定期評估風(fēng)險管理效果，優(yōu)化管理機制與流程。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人對公司會議風(fēng)險管理工作負總責(zé)，負責(zé)審批重大風(fēng)險防控方案；分管領(lǐng)導(dǎo)對會議風(fēng)險管理工作的直接負責(zé)，組織開展制度執(zhí)行監(jiān)督。第六條設(shè)立會議風(fēng)險管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，各部門負責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)統(tǒng)籌會議風(fēng)險管理工作，包括政策制定、跨部門協(xié)調(diào)、重大風(fēng)險決策及年度考核。第七條明確三類主體的職責(zé)分工：（一）牽頭部門（如辦公室）：負責(zé)統(tǒng)籌會議專項管理制度建設(shè)、風(fēng)險識別與評估、培訓(xùn)宣貫、監(jiān)督考核及信息化支持。（二）專責(zé)部門（如合規(guī)部、安全管理部）：分別負責(zé)會議活動的合規(guī)審核、流程優(yōu)化、風(fēng)險處置及安全監(jiān)督。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：負責(zé)落實會議風(fēng)險管理要求，開展本領(lǐng)域的日常風(fēng)險防控，及時上報風(fēng)險事件。第八條基層執(zhí)行崗位員工需履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）嚴(yán)格遵守會議審批程序，不得擅自發(fā)起或變通執(zhí)行；（二）在職責(zé)范圍內(nèi)主動識別并上報潛在風(fēng)險；（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，確保操作符合制度要求。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條會議策劃環(huán)節(jié)管控：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：需提前評估會議必要性，明確議題、參會人員、時長及預(yù)算，經(jīng)審批后方可實施。禁止無明確目的或重復(fù)性會議。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁以會議名義謀取私利、違規(guī)發(fā)放津貼，禁止泄露會議敏感信息。（三）重點防控點：防范議題偏離、參會人員不當(dāng)?shù)蕊L(fēng)險，確保會議目標(biāo)達成。第十條會議場地與設(shè)施保障：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：提前確認場地安全性，配備必要的消防、電力及應(yīng)急設(shè)備，簽訂場地安全協(xié)議。（二）禁止行為：嚴(yán)禁使用存在安全隱患的場地，禁止未經(jīng)審批擅自租賃外部設(shè)施。（三）重點防控：防范場地坍塌、電路短路等安全風(fēng)險，確保設(shè)施運行穩(wěn)定。第十一條參會人員管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格核對參會人員身份，落實保密要求，對外部參會者進行必要背景審查。（二）禁止行為：嚴(yán)禁無關(guān)人員列席，禁止泄露會議核心內(nèi)容至未授權(quán)人員。（三）重點防控：防范人員身份冒充、信息泄露等風(fēng)險，確保參會合規(guī)性。第十二條會議材料管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：會議材料需經(jīng)審核后分發(fā)，涉密材料需分級管控，結(jié)束后及時回收或銷毀。（二）禁止行為：嚴(yán)禁在材料中夾帶違規(guī)信息，禁止擅自對外傳播會議文件。（三）重點防控：防范材料遺失、泄露等風(fēng)險，確保信息安全。第十三條會議過程監(jiān)督：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：明確會議主持人與記錄人職責(zé)，全程錄音錄像需經(jīng)批準(zhǔn)，重大決策需書面確認。（二）禁止行為：嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的錄音錄像，禁止在會議中傳播不當(dāng)言論。（三）重點防控：防范會議失控、決策失效等風(fēng)險，確保過程規(guī)范。第十四條會議結(jié)束后的工作：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：及時整理會議紀(jì)要并分發(fā)，落實決議事項，對風(fēng)險隱患進行復(fù)盤。（二）禁止行為：禁止拖延落實會議決議，禁止隱瞞風(fēng)險問題。（三）重點防控：防范決議落空、風(fēng)險反復(fù)發(fā)生，確保閉環(huán)管理。第四章專項管理運行機制第十五條制度動態(tài)更新機制：每年由牽頭部門牽頭，結(jié)合法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及風(fēng)險事件，修訂完善本制度，報領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后實施。第十六條風(fēng)險識別預(yù)警機制：每季度開展會議風(fēng)險排查，對高風(fēng)險環(huán)節(jié)（如涉外會議、涉密會議）實施重點監(jiān)控，發(fā)布預(yù)警通知至相關(guān)部門。第十七條合規(guī)審查機制：將會議合規(guī)審查嵌入審批流程，關(guān)鍵節(jié)點（如場地確認、預(yù)算審批）需經(jīng)專責(zé)部門審核，實行“未經(jīng)審查不得實施”。第十八條風(fēng)險應(yīng)對機制：（一）一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌，明確應(yīng)急流程、責(zé)任分工及上報路徑。（二）風(fēng)險事件處置后需形成報告，經(jīng)專責(zé)部門審核后方可歸檔。第十九條責(zé)任追究機制：對違規(guī)行為界定處罰標(biāo)準(zhǔn)，輕則通報批評，重則扣減績效、紀(jì)律處分，涉嫌違法的移交司法機關(guān)。第二十條評估改進機制：每年對會議風(fēng)險管理有效性進行評估，形成報告，對流程漏洞提出優(yōu)化方案，持續(xù)提升管理水平。第五章專項管理保障措施第二十一條組織保障：明確各級領(lǐng)導(dǎo)對風(fēng)險管理工作的推進責(zé)任，納入年度述職考核。第二十二條考核激勵機制：將會議合規(guī)情況納入部門及個人績效考核，與績效獎金、評優(yōu)評先掛鉤。第二十三條培訓(xùn)宣傳機制：分層級開展專項培訓(xùn)，管理層重點培訓(xùn)合規(guī)履職要求，一線員工重點培訓(xùn)操作規(guī)范，每年不少于2次。第二十四條信息化支撐：通過會議管理系統(tǒng)實現(xiàn)流程自動化、風(fēng)險實時監(jiān)控，提高管理效率。第二十五條文化建設(shè)：發(fā)布會議合規(guī)手冊，要求員工簽訂合規(guī)承諾書，營造全員參與風(fēng)險防控的濃厚氛圍。第二十六條報告制度：要求各部門每月上報風(fēng)險事件，領(lǐng)導(dǎo)小組每季度