養(yǎng)老院檔案信息管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全法》《養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)管理辦法》等行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)及集團(tuán)母公司關(guān)于檔案管理及風(fēng)險(xiǎn)防控的總體要求制定，旨在規(guī)范養(yǎng)老院檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、使用、傳遞、銷毀等全生命周期管理，強(qiáng)化檔案信息安全防護(hù)，防控管理風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，保障養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)合法合規(guī)運(yùn)營(yíng)。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬養(yǎng)老院及全體員工，覆蓋養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)日常運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的各類檔案信息，包括但不限于入住老人信息、醫(yī)療服務(wù)記錄、財(cái)務(wù)憑證、合同協(xié)議、設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、活動(dòng)影像資料、安全檢查報(bào)告等，以及與第三方合作或監(jiān)管機(jī)構(gòu)交互的涉密檔案信息。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)的含義：（一）“XX專項(xiàng)管理”是指圍繞檔案信息全生命周期管理建立的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、控制、監(jiān)督、改進(jìn)等閉環(huán)管理機(jī)制。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”是指因檔案信息管理不善可能引發(fā)的法律責(zé)任、經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害、數(shù)據(jù)泄露等潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）“XX合規(guī)”是指檔案信息管理活動(dòng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度的合法性和規(guī)范性要求。第四條養(yǎng)老院檔案信息管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則。全面覆蓋要求檔案信息管理覆蓋所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景和檔案類型；責(zé)任到人要求明確各層級(jí)、各部門、各崗位的檔案管理職責(zé)；風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向要求優(yōu)先防控重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，實(shí)施差異化管控；持續(xù)改進(jìn)要求動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理體系，適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境變化。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)養(yǎng)老院檔案信息管理工作負(fù)總責(zé)，承擔(dān)首要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息管理工作負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，負(fù)責(zé)組織落實(shí)制度要求，協(xié)調(diào)解決重大問題。第六條設(shè)立養(yǎng)老院檔案信息管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括總部相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及下屬養(yǎng)老院院長(zhǎng)。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司級(jí)檔案信息管理工作的頂層設(shè)計(jì)，協(xié)調(diào)跨部門、跨機(jī)構(gòu)的重大事項(xiàng)，審批年度管理計(jì)劃，監(jiān)督考核專項(xiàng)管理成效。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠公司XX部門（如綜合管理部或信息管理部），承擔(dān)日常協(xié)調(diào)、督辦、考核等職能，定期匯總分析檔案信息管理情況，向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告工作。第八條XX部門作為檔案信息管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌制定和完善檔案信息管理制度，組織開展風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，監(jiān)督制度執(zhí)行情況，組織專項(xiàng)培訓(xùn)與考核，牽頭處理重大風(fēng)險(xiǎn)事件。第九條信息技術(shù)部門作為檔案信息管理的專責(zé)部門，負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)維和技術(shù)支持，落實(shí)數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等安全防護(hù)措施，開展安全漏洞排查與風(fēng)險(xiǎn)處置。第十條財(cái)務(wù)部、醫(yī)療部、后勤部等業(yè)務(wù)部門及下屬養(yǎng)老院作為檔案信息管理的業(yè)務(wù)部門，負(fù)責(zé)本領(lǐng)域檔案信息的日常收集、整理、歸檔、保管和利用，落實(shí)檔案信息安全措施，及時(shí)上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)隱患。第十一條各級(jí)檔案信息管理崗位人員作為基層執(zhí)行崗，需嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，履行崗位合規(guī)承諾，對(duì)檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或風(fēng)險(xiǎn)隱患應(yīng)及時(shí)上報(bào)。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條檔案信息收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性原則，確保檔案來(lái)源合法、記錄準(zhǔn)確。入住老人檔案應(yīng)包括身份證明、健康評(píng)估、服務(wù)合同、緊急聯(lián)系人等，醫(yī)療服務(wù)檔案應(yīng)完整記錄診療過程、用藥情況、康復(fù)計(jì)劃等，各類檔案收集需經(jīng)相關(guān)人員審核簽字確認(rèn)。第十三條禁止擅自收集、篡改、刪除或偽造檔案信息，嚴(yán)禁泄露或非法轉(zhuǎn)讓涉密檔案，嚴(yán)禁將檔案信息用于與服務(wù)對(duì)象無(wú)關(guān)的用途。第十四條檔案信息整理應(yīng)遵循分類、編目、排序規(guī)則，建立統(tǒng)一的檔案編號(hào)體系，確保檔案檢索便捷、查閱高效。電子檔案需與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，元數(shù)據(jù)需完整記錄檔案來(lái)源、形成時(shí)間、責(zé)任主體等信息。第十五條檔案信息存儲(chǔ)需落實(shí)物理安全與邏輯安全措施，紙質(zhì)檔案存放在符合保密要求的檔案室，電子檔案存儲(chǔ)在專用服務(wù)器，實(shí)施權(quán)限控制、加密存儲(chǔ)和定期備份，重要檔案需雙套備份異地存放。第十六條檔案信息利用應(yīng)履行審批程序，涉及入住老人敏感信息的查閱需經(jīng)本人或監(jiān)護(hù)人同意，或由授權(quán)人員依職權(quán)辦理；檔案復(fù)制、摘錄需經(jīng)批準(zhǔn)并記錄使用事由，嚴(yán)禁擅自傳播或用于商業(yè)用途。第十七條檔案信息傳遞需規(guī)范流轉(zhuǎn)程序，內(nèi)部傳遞需經(jīng)審批簽字，外部傳遞需通過合規(guī)渠道，電子檔案?jìng)鬏斝璨捎眉用芡ǖ?，并記錄傳輸時(shí)間、接收方等信息。第十八條檔案信息銷毀需嚴(yán)格審批，達(dá)到保管期限的檔案需編制銷毀清單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實(shí)施，紙質(zhì)檔案需采用碎紙機(jī)銷毀，電子檔案需通過專業(yè)工具徹底清除，銷毀過程需雙人監(jiān)督并記錄備案。第十九條檔案信息安全防控需重點(diǎn)防范數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失風(fēng)險(xiǎn)，建立訪問日志審計(jì)機(jī)制，定期開展?jié)B透測(cè)試和漏洞掃描，對(duì)異常訪問行為及時(shí)預(yù)警并處置。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第二十條檔案信息管理制度應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)升級(jí)等動(dòng)態(tài)修訂，每年至少審核一次，修訂后需發(fā)布新版本并組織宣貫，舊版制度自行廢止。第二十一條建立檔案信息風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制，每半年至少開展一次全面風(fēng)險(xiǎn)排查，分級(jí)評(píng)估數(shù)據(jù)泄露、操作失誤、系統(tǒng)故障等風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)制定專項(xiàng)整改方案，并發(fā)布預(yù)警通知。第二十二條實(shí)施檔案信息合規(guī)審查機(jī)制，將檔案信息管理嵌入業(yè)務(wù)流程，在入住簽約、醫(yī)療處置、財(cái)務(wù)報(bào)銷等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)嵌入合規(guī)審查環(huán)節(jié)，實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則，審查記錄需存檔備查。第二十三條建立檔案信息風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制，明確一般風(fēng)險(xiǎn)（如系統(tǒng)故障）、重大風(fēng)險(xiǎn)（如數(shù)據(jù)泄露）的處置流程，一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置并上報(bào)，重大風(fēng)險(xiǎn)需啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)，由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)處置。第二十四條實(shí)施檔案信息責(zé)任追究機(jī)制，對(duì)違反制度規(guī)定的行為界定處罰標(biāo)準(zhǔn)，輕者通報(bào)批評(píng)、扣除績(jī)效，重者降級(jí)、解聘，觸犯法律的移交司法機(jī)關(guān)處理，形成“違規(guī)必究、失責(zé)必問”的倒逼機(jī)制。第二十五條建立檔案信息管理評(píng)估改進(jìn)機(jī)制，每年開展專項(xiàng)管理體系有效性評(píng)估，通過查閱記錄、抽查驗(yàn)證、用戶訪談等方式檢驗(yàn)制度執(zhí)行情況，對(duì)評(píng)估發(fā)現(xiàn)的問題制定整改計(jì)劃并跟蹤落實(shí)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十六條建立組織保障機(jī)制，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部需履行檔案信息管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，定期研究解決重大問題，確保資源投入，牽頭部門需配備專職人員負(fù)責(zé)日常管理。第二十七條建立考核激勵(lì)機(jī)制，將檔案信息管理納入績(jī)效考核體系，對(duì)制度執(zhí)行優(yōu)秀的部門和個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在重大風(fēng)險(xiǎn)的部門實(shí)行“一票否決”，并與評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤。第二十八條建立培訓(xùn)宣傳機(jī)制，分層級(jí)開展檔案信息管理培訓(xùn)，管理層需掌握合規(guī)履職要求，業(yè)務(wù)人員需熟悉操作規(guī)范，新員工入職需接受崗前培訓(xùn)，通過宣傳欄、內(nèi)部平臺(tái)等加強(qiáng)合規(guī)意識(shí)教育。第二十九條建立信息化支撐措施，開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案電子化、流程自動(dòng)化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，通過系統(tǒng)工具落實(shí)權(quán)限控制、操作審計(jì)、智能預(yù)警等功能，提升管理效率。第三十條建立合規(guī)文化建設(shè)機(jī)制，編制《養(yǎng)老院檔案信息管理合規(guī)手冊(cè)》，組織全員簽訂合規(guī)承諾書，通過案例警示、知識(shí)競(jìng)賽等形式營(yíng)造“人人重合規(guī)、事事講規(guī)范”的濃厚氛圍。第三十一條建立報(bào)告制度，業(yè)務(wù)部門每月上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)事件處置情況，牽頭部門每季度匯總分析管理成效，領(lǐng)導(dǎo)小組每半年向公司主要負(fù)責(zé)人報(bào)告工作進(jìn)展，重大風(fēng)險(xiǎn)事件需即時(shí)上報(bào)。第六章附則