PAGE生產(chǎn)檔案制度一、總則（一）目的為加強公司生產(chǎn)檔案管理，確保生產(chǎn)過程中各類文件、資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，規(guī)范生產(chǎn)活動，提高生產(chǎn)管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與生產(chǎn)活動相關(guān)的部門、車間及人員，包括但不限于生產(chǎn)計劃、工藝設(shè)計、質(zhì)量控制、設(shè)備維護(hù)、物料管理等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：生產(chǎn)檔案應(yīng)如實反映生產(chǎn)活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)過程的各個方面，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)清晰、明確，避免模糊或歧義。4.及時性原則：生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的檔案應(yīng)及時整理、歸檔，確保檔案信息的時效性。5.保密性原則：對于涉及公司機密的生產(chǎn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、生產(chǎn)檔案的分類與編號（一）分類1.生產(chǎn)計劃檔案：包括年度、季度、月度生產(chǎn)計劃，生產(chǎn)任務(wù)安排，訂單信息等。2.工藝技術(shù)檔案：工藝流程圖、操作規(guī)程、工藝變更記錄等。3.質(zhì)量控制檔案：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告、質(zhì)量事故處理記錄等。4.設(shè)備管理檔案：設(shè)備臺賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄卡、設(shè)備故障維修記錄等。5.物料管理檔案：原材料采購合同、物料出入庫記錄、庫存盤點表等。6.人員檔案：生產(chǎn)人員基本信息、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。7.安全生產(chǎn)檔案：安全操作規(guī)程、安全檢查記錄、事故應(yīng)急預(yù)案等。8.其他檔案：與生產(chǎn)活動相關(guān)的其他文件、資料，如會議紀(jì)要、技術(shù)交流資料等。（二）編號為便于生產(chǎn)檔案的管理和查詢，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式，例如：2023SJ001，其中“2023”表示年份，“SJ”表示生產(chǎn)計劃檔案類別代碼，“001”為流水號。具體類別代碼如下：1.生產(chǎn)計劃檔案（SJ）2.工藝技術(shù)檔案（GY）3.質(zhì)量控制檔案（ZL）4.設(shè)備管理檔案（SB）5.物料管理檔案（WL）6.人員檔案（RY）7.安全生產(chǎn)檔案（AQ）8.其他檔案（QT）三、生產(chǎn)檔案的形成與收集（一）形成1.各部門、車間在生產(chǎn)活動中應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和流程及時形成各類檔案資料。文件起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，簽字確認(rèn)后提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.涉及多個部門的生產(chǎn)文件，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，相關(guān)部門會簽后形成正式文件。3.生產(chǎn)過程中的各類記錄應(yīng)實時填寫，做到字跡清晰、內(nèi)容詳實，不得隨意涂改。如確需修改，應(yīng)在修改處簽字并注明修改日期。（二）收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)生產(chǎn)檔案的收集工作，定期對本部門產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行整理、分類，確保無遺漏。2.對于外來文件，如供應(yīng)商提供的技術(shù)資料、質(zhì)量證明文件等，由相關(guān)接收部門負(fù)責(zé)收集，并進(jìn)行登記、編號。3.在生產(chǎn)活動結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《生產(chǎn)檔案移交清單》，明確檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。四、生產(chǎn)檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理部門收到移交的生產(chǎn)檔案后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理。去除重復(fù)、無效的文件，對破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對每份檔案進(jìn)行編號，并編制相應(yīng)的目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便于查詢和檢索。3.將同一類別的檔案按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案排列有序。（二）歸檔1.根據(jù)整理后的檔案，按照編號順序?qū)n案裝入檔案盒或文件夾，并在盒（夾）面上標(biāo)明檔案類別、編號范圍和年度。2.在檔案盒（夾）內(nèi)設(shè)置檔案目錄索引，方便快速查找檔案。3.將歸檔后的生產(chǎn)檔案存放在專門的檔案庫房中，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。五、生產(chǎn)檔案的保管期限（一）永久保管1.涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)機密且具有重大歷史價值和長期利用價值的生產(chǎn)檔案，如公司獨特的生產(chǎn)工藝文件、長期合作的重要客戶訂單資料等，應(yīng)永久保管。2.公司設(shè)立、變更、終止等重要文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)檔案，需永久保存。（二）定期保管1.30年保管期限：生產(chǎn)計劃、工藝技術(shù)、質(zhì)量控制等方面的重要文件，如年度生產(chǎn)總結(jié)報告、關(guān)鍵工藝變更記錄、重大質(zhì)量事故分析報告等，保管期限為30年。2.10年保管期限：一般性的生產(chǎn)記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、物料出入庫記錄等，保管期限為10年。（三）保管期限的確定與調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度、歷史價值等因素，會同相關(guān)部門共同確定檔案的保管期限。2.在檔案保管過程中，如發(fā)現(xiàn)某些檔案因特殊原因需要延長或縮短保管期限，應(yīng)由檔案管理部門提出申請，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。六、生產(chǎn)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)檔案，應(yīng)填寫《生產(chǎn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)對查閱人員進(jìn)行登記，記錄查閱時間、檔案名稱、查閱人等信息。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞。如需復(fù)印部分檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱生產(chǎn)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《生產(chǎn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱檔案進(jìn)行編號登記，注明借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的批注或修改。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、生產(chǎn)檔案的保密與安全（一）保密1.接觸生產(chǎn)檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案予以保密。2.在檔案查閱、借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案中有保密信息，查閱或借閱人員應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自傳播或泄露。3.對于因工作需要必須對外提供部分生產(chǎn)檔案信息的，應(yīng)按照公司對外信息披露管理規(guī)定，履行審批手續(xù)，確保信息安全。（二）安全1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。2.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中存在的問題，確保檔案的安全完整。如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄密等安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補救，并按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。八、生產(chǎn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.生產(chǎn)檔案保管期滿，且已無繼續(xù)保存價值的，可按照本制度規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)更新等原因，某些檔案不再具有使用價值，經(jīng)相關(guān)部門鑒定后，可予以銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，編制《生產(chǎn)檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《生產(chǎn)檔案銷毀清單》提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實施銷毀。3.銷