PAGE食品生產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食品生產(chǎn)檔案管理，確保食品生產(chǎn)過(guò)程的可追溯性，保障食品安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有食品生產(chǎn)環(huán)節(jié)涉及的檔案管理工作，包括但不限于原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、質(zhì)量檢驗(yàn)、包裝儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類文件、記錄和資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映食品生產(chǎn)過(guò)程中的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋食品生產(chǎn)全過(guò)程的各類檔案資料，不得遺漏重要信息，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的格式、填寫(xiě)、存儲(chǔ)等應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定的要求，做到規(guī)范統(tǒng)一。4.可追溯性原則：通過(guò)檔案能夠清晰追溯食品生產(chǎn)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括原材料來(lái)源、生產(chǎn)操作、質(zhì)量控制等信息。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善食品生產(chǎn)檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。4.負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱和銷毀等工作。（二）各部門(mén)職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)：負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔原材料采購(gòu)相關(guān)的檔案資料，包括供應(yīng)商資質(zhì)證明、采購(gòu)合同、進(jìn)貨發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告等，確保原材料采購(gòu)信息的完整和可追溯。2.生產(chǎn)部門(mén)：負(fù)責(zé)記錄食品生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)操作信息，如生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、設(shè)備運(yùn)行記錄、人員操作記錄等，按照規(guī)定及時(shí)將檔案資料移交檔案管理部門(mén)。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)：負(fù)責(zé)整理和保存食品質(zhì)量檢驗(yàn)相關(guān)的檔案，包括檢驗(yàn)計(jì)劃、檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄等，為產(chǎn)品質(zhì)量追溯提供依據(jù)。4.包裝儲(chǔ)存部門(mén)：負(fù)責(zé)檔案資料的收集和整理，涉及包裝材料采購(gòu)、產(chǎn)品儲(chǔ)存條件記錄、出入庫(kù)記錄等，保證檔案信息與實(shí)際情況相符。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案的安全和完整。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，保證檔案資料的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和期限妥善保管檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.為檔案查閱人員提供必要的服務(wù)，做好查閱登記和手續(xù)辦理工作，確保檔案查閱的合規(guī)性。5.根據(jù)檔案管理制度的要求，及時(shí)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理，并做好相關(guān)記錄。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.原材料檔案：包括原材料供應(yīng)商檔案、采購(gòu)合同、進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告、原材料出入庫(kù)記錄等。2.生產(chǎn)過(guò)程檔案：涵蓋生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程文件、生產(chǎn)設(shè)備運(yùn)行記錄、人員操作記錄、生產(chǎn)環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄等。3.質(zhì)量控制檔案：主要有質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃、檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄、產(chǎn)品質(zhì)量追溯記錄等。4.包裝與儲(chǔ)存檔案：涉及包裝材料采購(gòu)記錄、包裝過(guò)程記錄、產(chǎn)品儲(chǔ)存條件記錄、出入庫(kù)記錄等。5.人員檔案：包含員工健康證明、培訓(xùn)記錄、考核記錄等與食品生產(chǎn)人員相關(guān)的檔案。6.文件與記錄檔案：公司內(nèi)部制定的與食品生產(chǎn)相關(guān)的文件、通知、記錄表格等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼體系，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式為：[年份][部門(mén)代碼][檔案類別代碼][流水號(hào)]。1.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.部門(mén)代碼：根據(jù)公司內(nèi)部部門(mén)設(shè)置，用兩位字母表示相關(guān)部門(mén)，如“CG”表示采購(gòu)部門(mén)，“SC”表示生產(chǎn)部門(mén)等。3.檔案類別代碼：按照檔案分類，用兩位字母表示不同的檔案類別，如“YL”表示原材料檔案，“SCGC”表示生產(chǎn)過(guò)程檔案等。4.流水號(hào)：為每一份檔案賦予唯一的順序號(hào)，用四位數(shù)字表示，從“0001”開(kāi)始依次遞增。例如，采購(gòu)部門(mén)2024年的第一份原材料供應(yīng)商檔案編號(hào)為：2024CGYL0001。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的檔案資料。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得隨意涂改、偽造或缺失重要信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的兼容性和可讀性，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）整理方法1.檔案管理人員收到各部門(mén)移交的檔案資料后，按照檔案分類進(jìn)行初步篩選和整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，檢查其內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，編號(hào)是否規(guī)范。3.去除重復(fù)、無(wú)效或不符合要求的檔案資料，對(duì)缺失的部分及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通補(bǔ)充。4.將整理好的檔案資料按照編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。五、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.檔案管理人員在完成檔案整理后，按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔。2.將歸檔的檔案資料裝入檔案盒或文件夾，并在盒面或文件夾上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍、年度等信息。3.建立檔案目錄清單，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查詢和管理。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。檔案架應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和取用。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，設(shè)置不同的文件夾分別存放各類檔案，并建立相應(yīng)的索引目錄。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）保管期限1.原材料檔案：自產(chǎn)品保質(zhì)期結(jié)束后保存[X]年。2.生產(chǎn)過(guò)程檔案：保存[X]年。3.質(zhì)量控制檔案：長(zhǎng)期保存。4.包裝與儲(chǔ)存檔案：自產(chǎn)品出庫(kù)后保存[X]年。5.人員檔案：?jiǎn)T工離職后保存[X]年。6.文件與記錄檔案：根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為[X]年至長(zhǎng)期保存不等。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印或帶出檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，必須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等內(nèi)容。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換頁(yè)張。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如無(wú)問(wèn)題，在借閱申請(qǐng)表上注明歸還情況并簽字。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝等重要檔案信息予以保密。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自對(duì)外披露檔案內(nèi)容。查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無(wú)關(guān)人員。3.對(duì)檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，并安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表和專業(yè)人員組成。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定哪些檔案已失去保存價(jià)值，可以進(jìn)行銷毀。3.檔案鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，注明檔案名稱、編號(hào)、鑒定日期、鑒定意見(jiàn)等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，由檔案管理部門(mén)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?/p>