2026年文件保管協(xié)議甲方：__________________

乙方：__________________

在自愿平等的基礎上，根據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國檔案法》等有關規(guī)定，就乙方向甲方提供文件保管服務事宜協(xié)商一致，訂立合同如下：

一、服務內容

乙方向甲方提供專業(yè)文件保管服務，嚴格按照雙方確認的保管要求，執(zhí)行文件安全保管任務，并承擔相應的保管責任。乙方確保具備提供文件保管服務的資格，并向甲方提供營業(yè)執(zhí)照等副本復印件，同時提供保管場所的消防安全證明、安防設施檢測報告等文件。乙方應配備專業(yè)的文件管理人員，并確保其具備相應的專業(yè)知識和技能。乙方應建立完善的文件管理制度，包括但不限于文件入庫登記、分類編號、存放、借閱、歸還、銷毀等流程，并確保所有操作符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。

二、服務方式

1、乙方向甲方提供文件保管服務的地點：__________________。

2、具體服務范圍包括：文件接收、分類、入庫、存放、借閱登記、歸還確認、異地備份、保密保管、到期銷毀等。

3、文件保管期限：自____年____月____日起至____年____月____日止，或根據(jù)甲方提供的文件清單中標注的保管期限執(zhí)行，以先到期者為準。

4、文件保管環(huán)境：乙方應提供符合國家相關標準的溫濕度控制、防蟲、防火、防水、防塵、防光、防磁等設施，確保文件安全保存。乙方應定期對保管環(huán)境進行監(jiān)測，并記錄監(jiān)測結果。

5、文件出入庫管理：甲方需指派專人負責文件出入庫的交接工作，并簽署出入庫登記表。乙方應嚴格核對文件信息，并在文件出入庫后及時更新庫存記錄。

6、文件借閱管理：甲方需提前提交文件借閱申請，并說明借閱原因和期限。乙方應審核申請，并在文件借閱期內提供必要的協(xié)助。文件借閱期間，乙方應對文件的安全性負責，并要求甲方在借閱期滿后及時歸還。

7、異地備份服務：根據(jù)甲方需求，乙方可為甲方提供異地備份服務，并將備份文件存儲在符合國家相關標準的安全地點。乙方應定期對異地備份文件進行恢復測試，并確保其可隨時使用。

8、保密承諾：乙方及其工作人員應對甲方的文件信息嚴格保密，未經甲方書面同意，不得向任何第三方泄露。乙方應與所有參與文件保管工作的人員簽訂保密協(xié)議，并定期進行保密教育培訓。

三、雙方權利義務

（一）甲方的權利和義務

1、甲方應保證所提供文件的真實性、合法性和完整性，并對文件內容負責。

2、甲方應按時向乙方提供需要保管的文件清單，并詳細說明文件的重要程度、保管期限、特殊保管要求等信息。

3、甲方應指派專人負責文件出入庫的交接工作，并對交接人員進行必要的培訓，確保其能夠正確操作文件出入庫流程。

4、甲方應遵守乙方的文件管理制度，按照規(guī)定流程辦理文件借閱、歸還等手續(xù)，并配合乙方進行文件管理相關工作。

5、甲方應按時向乙方支付文件保管服務費，并對乙方工作人員提供的服務予以配合。

6、如甲方需要變更文件保管期限、增加或減少文件數(shù)量、調整文件保管要求等，應提前書面通知乙方，并與乙方協(xié)商調整服務方案。

（二）乙方的權利和義務

1、乙方應具備實施文件保管業(yè)務的合法資質，并建立完善的文件保管管理制度和操作規(guī)程。

2、乙方應按照合同約定，為甲方提供安全、可靠的文件保管服務，并確保文件的安全性、完整性、保密性。

3、乙方應配備專業(yè)的文件管理人員，并定期對其進行培訓，提高其專業(yè)知識和技能。

4、乙方應建立完善的文件保管設備維護保養(yǎng)制度，并定期對保管設備進行檢查和維護，確保其正常運行。

5、乙方應建立完善的文件保管應急處理預案，并定期進行演練，確保在發(fā)生意外情況時能夠及時有效地進行處理。

6、乙方的文件管理人員應盡職盡責，嚴格遵守文件保管管理制度和操作規(guī)程，并妥善保管甲方文件，確保文件安全。

7、乙方應定期向甲方提供文件保管情況報告，包括文件出入庫記錄、庫存情況、環(huán)境監(jiān)測結果、設備運行情況等，并接受甲方的監(jiān)督和檢查。

8、乙方如發(fā)現(xiàn)文件存在損壞、丟失、泄密等風險，應以書面形式立即通知甲方，并與甲方協(xié)商采取相應的處理措施。

四、服務費用及支付方式

1、文件保管服務費實行按年收費制，乙方每年度為甲方提供正規(guī)發(fā)票，甲方自收到發(fā)票后30日內向乙方付款。

2、文件保管服務費含稅金額為每年_______元（大寫：人民幣_______元整）。

3、如甲方需要增加文件保管數(shù)量或延長文件保管期限，應與乙方協(xié)商確定額外的服務費用，并簽訂補充協(xié)議。

4、如甲方需要乙方提供額外的文件管理服務，如文件整理、掃描、數(shù)字化等，應與乙方協(xié)商確定服務費用，并簽訂補充協(xié)議。

五、違約責任

1、若合同有效期內任何一方無故單方解除合同，將構成違約，違約方需向對方支付違約金，違約金數(shù)額為一年服務費。

2、若甲方無正當理由未按本合同規(guī)定履行向乙方支付文件保管服務費的義務，每逾期一日，應按照逾期金額的萬分之一向乙方支付違約金；若甲方累計逾期六個月仍未支付服務費，乙方有權解除合同。

3、因乙方原因導致甲方文件發(fā)生損壞、丟失、泄密等，乙方應承擔相應的賠償責任。賠償金額應根據(jù)文件的價值、重要程度等因素確定，但最高不超過文件價值的十倍。甲方有權提前30天以書面形式通知乙方解除合同。

4、若因不可抗力因素導致合同無法履行，雙方應協(xié)商解決，并可根據(jù)實際情況免除或減輕違約責任。

六、其他事項

1、本合同履行過程中如發(fā)生任何爭議，雙方應首先通過友好協(xié)商解決；若協(xié)商無果，任何一方均有權將爭議提交至甲方所在地的人民法院提起訴訟。

2、本合同一式捌份，雙方各執(zhí)肆份，具有同等法律效力。

3、本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。

甲方：乙方：

甲方代表：