2026年跨境營銷策劃公司策劃方案盤點與清查管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司跨境營銷策劃方案（以下簡稱“策劃方案”）的管理工作，保障策劃方案資料的完整性、安全性與可追溯性，提高策劃資源的利用效率，防范因資料缺失、管理混亂引發(fā)的經營風險，依據國家相關法律法規(guī)及公司實際經營需求，制定本制度。第二條本制度適用于公司各業(yè)務部門、項目組及全體員工在跨境營銷業(yè)務開展過程中形成的各類策劃方案及相關附屬資料的盤點與清查工作。涵蓋但不限于市場調研方案、品牌推廣方案、產品營銷方案、活動策劃方案、跨境電商平臺運營方案等。第三條策劃方案盤點與清查工作遵循“全面覆蓋、責任到人、定期開展、及時整改”的原則，確保各項工作有序推進，切實發(fā)揮管理制度的規(guī)范作用。第四條本制度所指策劃方案相關資料包括紙質版策劃方案文本、電子版策劃文檔、調研數據報告、客戶溝通記錄、方案審批文件、執(zhí)行過程記錄、效果評估報告等與策劃方案形成、實施、復盤相關的全部資料。第二章管理職責第五條公司行政部為策劃方案盤點與清查工作的統(tǒng)籌管理部門，主要職責包括：制定年度、季度盤點清查計劃并組織實施；協(xié)調各部門開展盤點清查工作；匯總盤點清查結果，形成專項報告；督促相關部門落實問題整改；負責盤點清查資料的歸檔管理。第六條各業(yè)務部門為策劃方案盤點與清查工作的責任主體，部門負責人為第一責任人，主要職責包括：組織本部門人員開展日常策劃方案資料的整理、歸檔工作；配合行政部完成定期盤點清查任務；對本部門管理的策劃方案資料的完整性、準確性負責；針對盤點清查中發(fā)現的問題，制定整改措施并按期完成整改。第七條項目組負責人需配合所屬業(yè)務部門及行政部開展項目相關策劃方案的盤點清查工作，負責提供項目策劃全流程資料，協(xié)助核實資料的真實性與完整性，對項目資料的專項盤點結果簽字確認。第八條全體員工需積極配合策劃方案盤點與清查工作，妥善保管個人經手的策劃方案資料，及時向所在部門提交相關資料，對盤點清查過程中發(fā)現的問題主動反饋。第三章盤點與清查范圍及內容第九條盤點與清查范圍包括：公司內部存檔的各類跨境營銷策劃方案及附屬資料（紙質版與電子版）；各業(yè)務部門日常使用及保管的策劃方案資料；項目組存續(xù)期間及項目結束后留存的策劃方案資料；對外合作過程中形成的聯合策劃方案及相關溝通資料；已歸檔及未歸檔的全部策劃方案相關資料。第十條盤點與清查內容主要包括：（一）資料完整性：核查策劃方案是否完整，是否包含方案封面、目錄、正文、附件、審批意見等關鍵部分；附屬資料是否齊全，如調研數據、客戶需求說明、執(zhí)行計劃、效果數據等是否完整留存。（二）資料準確性：核對策劃方案中的核心信息是否準確，包括項目名稱、客戶信息、市場定位、營銷目標、實施策略、時間節(jié)點、費用預算等；核查附屬資料與策劃方案的關聯性、一致性，確保數據真實、記錄準確。（三）歸檔規(guī)范性：檢查策劃方案資料是否按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂（紙質版）、命名（電子版）；紙質版資料是否存入指定檔案柜，電子版資料是否上傳至公司指定云存儲平臺并做好分類歸檔；歸檔信息是否完整，包括歸檔日期、歸檔人、資料編號等。（四）資料安全性：檢查紙質版策劃方案資料是否采取防火、防潮、防蟲、防盜等安全保管措施；電子版資料是否設置訪問權限、定期備份，是否存在泄露、丟失、損壞等安全隱患；涉密策劃方案是否按照公司保密規(guī)定進行專項管理。（五）資料有效性：核查策劃方案是否為現行有效版本，是否存在過時、作廢的方案未及時清理或標注；已執(zhí)行完畢的策劃方案是否留存完整的執(zhí)行記錄及效果評估報告；未執(zhí)行的策劃方案是否注明未執(zhí)行原因及后續(xù)處理意見。第四章盤點與清查流程第十一條策劃方案盤點與清查工作分為定期盤點清查和專項盤點清查兩類，定期盤點清查包括月度抽查、季度全面盤點、年度綜合清查；專項盤點清查根據業(yè)務需求、客戶要求或公司管理需要臨時組織開展。第十二條定期盤點清查流程：（一）計劃制定：行政部于每年12月底前制定下一年度盤點清查計劃，明確各季度、月度盤點清查的范圍、時間、責任人及工作要求；每月初根據年度計劃細化月度抽查方案，確定抽查部門及資料范圍。（二）通知下發(fā)：行政部在盤點清查工作開展前3個工作日，向相關部門下發(fā)盤點清查通知，明確工作任務、時間節(jié)點及需提交的資料清單。（三）自查階段：各業(yè)務部門接到通知后，組織本部門人員對管理的策劃方案資料進行全面自查，按照盤點清查內容逐一核對，填寫《策劃方案盤點清查自查表》，對發(fā)現的問題初步梳理并提出整改思路，自查表經部門負責人簽字確認后提交行政部。（四）核查階段：行政部組織核查小組，結合各部門自查情況，對相關資料進行實地核查與抽查。核查過程中，需與部門負責人及相關責任人溝通核實，對發(fā)現的問題詳細記錄，形成《策劃方案盤點清查問題記錄表》。（五）匯總分析：行政部對各部門自查結果及核查小組核查情況進行匯總，梳理共性問題與個性問題，分析問題產生的原因，形成《策劃方案盤點清查匯總報告》，報公司管理層審批。（六）整改落實：各業(yè)務部門根據審批后的匯總報告及問題記錄表，制定具體整改措施，明確整改責任人及完成時限，行政部跟蹤整改進度，確保問題整改到位。整改完成后，相關部門提交整改報告，行政部進行復核驗收。第十三條專項盤點清查流程參照定期盤點清查流程執(zhí)行，由行政部根據專項需求制定專項方案，明確盤點清查的具體范圍、目標及要求，相關部門配合實施，確保專項盤點清查工作精準、高效完成。第十四條盤點清查過程中，如需查閱涉密策劃方案資料，需嚴格遵守公司保密規(guī)定，履行審批手續(xù)，由指定人員陪同查閱，嚴禁私自復制、傳播涉密資料。第五章盤點與清查結果處理第十五條行政部需對每次盤點清查工作形成完整的資料檔案，包括盤點清查計劃、通知、自查表、問題記錄表、匯總報告、整改報告、復核驗收記錄等，按照公司檔案管理規(guī)定歸檔保存，保存期限不少于5年。第十六條針對盤點清查中發(fā)現的策劃方案資料缺失、不完整的情況，相關部門需及時查找補充；無法補充的，需出具書面說明，注明資料缺失原因、影響及后續(xù)防范措施，經部門負責人簽字后提交行政部備案。第十七條對于發(fā)現的資料歸檔不規(guī)范、編號混亂、命名不統(tǒng)一等問題，相關部門需在規(guī)定時限內完成整改，按照公司檔案管理標準重新整理歸檔，行政部負責復核。第十八條若發(fā)現策劃方案資料存在泄露、損壞、丟失等安全問題，相關部門需立即采取補救措施，防止損失擴大，并及時向行政部及公司管理層匯報；行政部會同相關部門調查核實責任，按照公司相關規(guī)定對責任人進行處理。第十九條對于過時、作廢的策劃方案資料，相關部門需標注明確，經部門負責人審批后，由行政部統(tǒng)一組織清理或銷毀；銷毀涉密資料需履行嚴格的審批手續(xù)，確保銷毀過程安全、徹底，留存銷毀記錄。第二十條行政部每季度將盤點清查結果及整改情況向公司管理層匯報，年度盤點清查結果納入公司年度管理總結報告，為優(yōu)化策劃方案管理流程、完善管理制度提供依據。第六章監(jiān)督與責任追究第二十一條公司行政部負責對策劃方案盤點與清查工作的全過程進行監(jiān)督，確保各項工作按照制度要求有序推進；對未按規(guī)定開展自查、不配合核查工作、整改不力或逾期未整改的部門及個人，及時向公司管理層反饋。第二十二條對于在盤點清查工作中認真負責、及時發(fā)現重大問題并有效防范風險的部門及個人，公司給予適當表彰或獎勵。第二十三條對違反本制度規(guī)定，存在以下行為之一的，公司將根據情節(jié)輕重對相關責任人進行批評教育、績效扣分、崗位調整等處理；造成公司經濟損失或不良影響的，依法依規(guī)追究相應責任：（一）未按要求開展策劃方案資料自查或隱瞞問題的；（二）拒絕配合行政部開展盤點清查工作的；（三）策劃方案資料保管不善