PAGE培訓(xùn)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)工作的管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的建立、保管和使用，確保培訓(xùn)工作的有效性和持續(xù)性，提高員工素質(zhì)和公司整體績(jī)效，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類(lèi)培訓(xùn)活動(dòng)，包括新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)、專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，以及員工參加外部專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)、行業(yè)研討會(huì)等相關(guān)培訓(xùn)項(xiàng)目。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)記錄培訓(xùn)過(guò)程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)教材、學(xué)員考勤、考核成績(jī)、培訓(xùn)總結(jié)等相關(guān)資料，保證檔案資料完整無(wú)缺。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的培訓(xùn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)建立培訓(xùn)檔案，便于管理和查詢。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總、審核各部門(mén)提交的培訓(xùn)檔案資料，建立公司統(tǒng)一的培訓(xùn)檔案庫(kù)。3.定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行整理、歸檔和保管，確保檔案的完整性和安全性。4.根據(jù)公司需求，提供培訓(xùn)檔案的查詢、借閱服務(wù)，并做好記錄。5.分析培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)，為公司培訓(xùn)決策提供參考依據(jù)。（二）培訓(xùn)部門(mén)1.負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)活動(dòng)，并在培訓(xùn)過(guò)程中收集、整理相關(guān)檔案資料，如培訓(xùn)教案、學(xué)員反饋等。2.協(xié)助人力資源部門(mén)對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行審核和整理，確保檔案資料符合要求。3.根據(jù)培訓(xùn)檔案記錄，對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行跟蹤評(píng)估，為后續(xù)培訓(xùn)改進(jìn)提供建議。（三）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)員工培訓(xùn)檔案的建立和管理，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理和保管培訓(xùn)相關(guān)資料。2.在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將本部門(mén)員工的培訓(xùn)檔案資料提交至人力資源部門(mén)審核歸檔。3.根據(jù)工作需要，向人力資源部門(mén)申請(qǐng)查詢和借閱本部門(mén)員工的培訓(xùn)檔案。三、培訓(xùn)檔案內(nèi)容（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.年度培訓(xùn)計(jì)劃：由人力資源部門(mén)根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、員工發(fā)展需求和崗位要求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等。2.專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃：針對(duì)特定業(yè)務(wù)需求或項(xiàng)目開(kāi)展的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，由相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后制定專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，詳細(xì)說(shuō)明培訓(xùn)的背景、目標(biāo)、內(nèi)容、實(shí)施步驟等。（二）培訓(xùn)通知包括培訓(xùn)活動(dòng)的具體安排，如培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)要求等信息，以書(shū)面或電子形式通知到培訓(xùn)對(duì)象。（三）培訓(xùn)教材1.內(nèi)部培訓(xùn)教材：由公司內(nèi)部培訓(xùn)師編寫(xiě)或整理的培訓(xùn)資料，包括講義、課件、案例集、操作手冊(cè)等。2.外部培訓(xùn)教材：?jiǎn)T工參加外部培訓(xùn)獲取的培訓(xùn)教材、學(xué)習(xí)資料等。（四）學(xué)員考勤記錄詳細(xì)記錄學(xué)員參加培訓(xùn)的出勤情況，包括遲到、早退、曠課等信息，可采用簽到表、考勤系統(tǒng)記錄等方式。（五）考核資料1.培訓(xùn)考核方式：根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容和目標(biāo)，確定考核方式，如考試、作業(yè)、實(shí)踐操作、項(xiàng)目匯報(bào)等。2.考核成績(jī)：記錄學(xué)員的考核成績(jī)，包括理論考試成績(jī)、實(shí)踐操作成績(jī)、綜合評(píng)估成績(jī)等，并注明考核日期和考核人。3.補(bǔ)考記錄：對(duì)于考核不合格的學(xué)員，記錄其補(bǔ)考情況，包括補(bǔ)考時(shí)間、補(bǔ)考成績(jī)等。（六）培訓(xùn)總結(jié)1.培訓(xùn)講師總結(jié)：培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)講師對(duì)培訓(xùn)過(guò)程、培訓(xùn)效果、學(xué)員表現(xiàn)等進(jìn)行總結(jié)，分析培訓(xùn)中存在的問(wèn)題和不足之處，提出改進(jìn)建議。2.培訓(xùn)部門(mén)總結(jié)：培訓(xùn)部門(mén)對(duì)整個(gè)培訓(xùn)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)，評(píng)估培訓(xùn)目標(biāo)的達(dá)成情況，總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，為后續(xù)培訓(xùn)工作提供參考。3.學(xué)員反饋：收集學(xué)員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)講師等方面的反饋意見(jiàn)和建議，了解學(xué)員的學(xué)習(xí)需求和培訓(xùn)滿意度。（七）其他相關(guān)資料1.培訓(xùn)證書(shū)：?jiǎn)T工參加培訓(xùn)獲得的結(jié)業(yè)證書(shū)、資格證書(shū)等復(fù)印件。2.培訓(xùn)照片、視頻：記錄培訓(xùn)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的照片、視頻資料，用于留存培訓(xùn)記錄和展示培訓(xùn)成果。3.培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證：與培訓(xùn)相關(guān)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證，包括培訓(xùn)學(xué)費(fèi)、差旅費(fèi)、教材費(fèi)等。四、培訓(xùn)檔案建立與歸檔（一）建立流程1.培訓(xùn)活動(dòng)策劃階段：培訓(xùn)部門(mén)或相關(guān)部門(mén)制定培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)方案，明確培訓(xùn)檔案的收集內(nèi)容和要求。2.培訓(xùn)實(shí)施階段：培訓(xùn)過(guò)程中，培訓(xùn)講師、培訓(xùn)管理人員按照職責(zé)分工，及時(shí)收集、整理培訓(xùn)相關(guān)資料，如培訓(xùn)教材、學(xué)員考勤記錄、考核試卷等。3.培訓(xùn)結(jié)束階段：培訓(xùn)結(jié)束后，學(xué)員提交培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告，培訓(xùn)講師和培訓(xùn)部門(mén)完成培訓(xùn)總結(jié)，各部門(mén)將本部門(mén)員工的培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行匯總整理，并提交至人力資源部門(mén)審核。4.審核歸檔階段：人力資源部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行審核，確保資料完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。審核通過(guò)后，將培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行歸檔，建立公司統(tǒng)一的培訓(xùn)檔案庫(kù)。（二）歸檔要求1.分類(lèi)歸檔：按照培訓(xùn)類(lèi)別、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對(duì)象等進(jìn)行分類(lèi)，建立清晰的檔案目錄，便于查找和管理。2.編號(hào)管理：為每份培訓(xùn)檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)培訓(xùn)年份、培訓(xùn)類(lèi)別、培訓(xùn)順序等信息，如“20XX崗位技能培訓(xùn)001”。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照順序進(jìn)行裝訂，確保資料整齊、牢固。4.電子檔案管理：除紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)建立電子檔案，將培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，便于查詢和共享。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類(lèi)方式進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。五、培訓(xùn)檔案保管（一）保管期限1.員工培訓(xùn)檔案的保管期限為自培訓(xùn)結(jié)束之日起[X]年。2.涉及公司重要商業(yè)機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等特殊培訓(xùn)檔案的保管期限，按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.電子檔案保管：采用安全可靠的電子存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理機(jī)制，嚴(yán)格控制電子檔案的查閱和使用權(quán)限。（三）檔案保管責(zé)任人1.人力資源部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的保管工作，明確保管責(zé)任人的職責(zé)和權(quán)限。2.保管責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、培訓(xùn)檔案查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢本人培訓(xùn)檔案的，可向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的和查詢內(nèi)容。2.人力資源部門(mén)審核通過(guò)后，為員工提供培訓(xùn)檔案查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。查詢記錄應(yīng)包括查詢?nèi)掌?、查詢?nèi)恕⒉樵儍?nèi)容等信息。3.除員工本人外，其他人員查詢培訓(xùn)檔案需經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢范圍等信息。人力資源部門(mén)在確保不泄露公司機(jī)密和員工隱私的前提下，為查詢?nèi)藛T提供相關(guān)檔案資料。（二）借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱檔案名稱(chēng)和編號(hào)等信息。2.人力資源部門(mén)審核通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)，將培訓(xùn)檔案交予借閱人，并做好借閱記錄。借閱記錄應(yīng)包括借閱日期,借閱人、借閱檔案名稱(chēng)和編號(hào)、借閱期限等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的培訓(xùn)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案資料。如因工作需要復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)人力資源部門(mén)同意，并在復(fù)印件上注明用途和復(fù)印日期。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還培訓(xùn)檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司培訓(xùn)檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司對(duì)外提供資料的相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。七、培訓(xùn)檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的培訓(xùn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制查閱和使用范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。在檔案查詢、借閱過(guò)程中，應(yīng)確保信息安全，防止信息泄露。3.對(duì)于因工作需要接觸培訓(xùn)檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.加強(qiáng)培訓(xùn)檔案保管場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全。2.定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如遇火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，保護(hù)檔案安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。3.建立培訓(xùn)檔案的備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。八、培訓(xùn)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件培訓(xùn)檔案保管期限屆滿后，由人力資源部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)檔案已無(wú)保存價(jià)值的，可按照本制度規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.人力資源部門(mén)填寫(xiě)《培訓(xùn)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并說(shuō)明銷(xiāo)毀原因。2.《培訓(xùn)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)