PAGE培訓機構(gòu)保管制度一、總則1.目的本保管制度旨在規(guī)范培訓機構(gòu)各類資產(chǎn)及教學資料的保管行為，確保資產(chǎn)安全完整，教學資料有序存放、易于查詢與使用，保障培訓機構(gòu)教學活動的正常開展，維護機構(gòu)的合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于本培訓機構(gòu)內(nèi)所有部門及員工，包括教學部門、行政部門、財務(wù)部門等，涉及的保管對象涵蓋教學設(shè)備、辦公用品、教材教具、學員檔案、財務(wù)票據(jù)等各類資產(chǎn)與資料。3.基本原則安全第一原則：確保所保管的各類物品安全，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。分類管理原則：按照物品的性質(zhì)、用途、類別等進行科學分類，便于管理與查找。責任明確原則：明確各部門及人員在保管工作中的職責，做到責任到人。規(guī)范操作原則：各項保管工作應遵循規(guī)定的流程和標準進行操作。二、教學設(shè)備保管1.設(shè)備采購與驗收教學設(shè)備的采購應根據(jù)教學需求和預算進行申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批后實施采購。設(shè)備到貨后，由采購部門、使用部門、資產(chǎn)管理部門共同進行驗收，檢查設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合合同要求，填寫驗收報告。2.設(shè)備登記與標識驗收合格的教學設(shè)備應及時進行登記，建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、購置日期、價格、使用部門等信息。在設(shè)備顯著位置粘貼標識牌，注明設(shè)備名稱、編號、使用部門等，便于識別與管理。3.設(shè)備存放與保管根據(jù)設(shè)備的特點和使用頻率，合理安排存放地點。大型設(shè)備應放置在專門的設(shè)備存放區(qū)域，小型設(shè)備可存放在相應的教學場所。定期對設(shè)備進行清潔、保養(yǎng)和維護，檢查設(shè)備的運行狀況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，確保設(shè)備正常使用。對于精密、貴重設(shè)備，應制定專門的保管措施，如設(shè)置專人保管、安裝監(jiān)控設(shè)備等。4.設(shè)備借用與歸還因教學或其他工作需要借用設(shè)備的，應填寫設(shè)備借用申請表，注明借用原因、借用時間、歸還時間等，經(jīng)部門負責人和資產(chǎn)管理部門批準后辦理借用手續(xù)。借用人員應妥善保管借用設(shè)備，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自改變設(shè)備用途。歸還設(shè)備時，資產(chǎn)管理部門應進行檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞或丟失情況，借用人員應承擔相應責任。5.設(shè)備報廢與處置對于已損壞無法修復、技術(shù)落后無使用價值或超過使用年限的教學設(shè)備，由使用部門提出報廢申請，填寫設(shè)備報廢申請表，說明報廢原因、設(shè)備狀況等。資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)人員進行鑒定，經(jīng)領(lǐng)導審批后辦理報廢手續(xù)。報廢設(shè)備應及時清理，妥善處置，防止造成環(huán)境污染或資源浪費。三、辦公用品保管1.辦公用品采購行政部門根據(jù)各部門需求和庫存情況，制定辦公用品采購計劃，經(jīng)領(lǐng)導審批后進行采購。采購辦公用品應選擇正規(guī)供應商，確保產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)，同時要嚴格控制采購成本。2.辦公用品入庫辦公用品到貨后，采購人員應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明辦公用品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商等信息。倉庫管理人員對入庫辦公用品進行核對、清點，按照類別、規(guī)格整齊擺放，并做好標識。3.辦公用品領(lǐng)用各部門員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時，應填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用原因等，經(jīng)部門負責人簽字后到倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請表發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用表上簽字確認，同時做好庫存記錄。4.辦公用品庫存管理倉庫管理人員應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或積壓情況，應及時向行政部門匯報。根據(jù)辦公用品的使用頻率和庫存情況，合理調(diào)整采購計劃，避免浪費和短缺現(xiàn)象發(fā)生。5.辦公用品保管要求辦公用品應存放在干燥、通風、安全的倉庫內(nèi)，避免受潮、變質(zhì)、損壞。對易燃、易爆、有毒等危險辦公用品，應按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放和管理，確保安全。四、教材教具保管1.教材教具采購教學部門根據(jù)教學大綱和課程安排，制定教材教具采購計劃，經(jīng)領(lǐng)導審批后實施采購。采購教材教具應選擇正規(guī)出版社或供應商，確保教材內(nèi)容準確、質(zhì)量可靠，教具符合教學要求。2.教材教具驗收教材教具到貨后，教學部門、采購部門和倉庫管理人員共同進行驗收，檢查教材的版本、內(nèi)容、數(shù)量，教具的規(guī)格、質(zhì)量、性能等是否符合要求，填寫驗收報告。3.教材教具登記與存放驗收合格的教材教具應及時登記，建立教材教具臺賬，記錄教材名稱、版本、出版社、出版日期、數(shù)量、教具名稱、規(guī)格、型號、購置日期等信息。根據(jù)教材教具的使用特點和類別，分別存放在專門的教材庫和教具庫，按照學科、年級、課程等進行分類擺放，并做好標識，便于查找與使用。4.教材教具借閱與歸還教師因教學需要借閱教材教具的，應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)教學部門負責人批準后到倉庫辦理借閱手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的教材教具，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、損壞。歸還時，倉庫管理人員應進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，借閱人員應承擔相應責任。5.教材教具更新與淘汰隨著教學內(nèi)容的更新和教學方法的改進，教學部門應及時提出教材教具更新計劃，經(jīng)領(lǐng)導審批后進行采購。對于陳舊、過時、損壞無法修復的教材教具，由教學部門提出淘汰申請，填寫淘汰申請表，說明淘汰原因、教材教具狀況等，經(jīng)領(lǐng)導審批后進行處置。五、學員檔案保管1.學員檔案建立招生部門在學員報名時，應收集學員的基本信息資料，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址、學歷等，并建立學員基本檔案。教學部門在學員入學后，應將學員的學習情況、考試成績、獎懲記錄等信息及時補充到學員檔案中，確保檔案內(nèi)容完整、準確。2.學員檔案分類與整理學員檔案按照類別可分為個人基本信息檔案、學習檔案、考試檔案、獎懲檔案等。對學員檔案進行定期整理，將相關(guān)資料按照時間順序或類別進行歸檔，做到資料齊全、裝訂整齊、目錄清晰，便于查詢與管理。3.學員檔案存放與保管學員檔案應存放在專門的檔案柜或檔案室，確保檔案存放安全、有序。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保證檔案的完整性和安全性。4.學員檔案查閱與借閱因教學管理、學員本人查詢等需要查閱學員檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)相關(guān)部門負責人批準后到檔案室查閱。外單位因工作需要借閱學員檔案的，必須持有單位介紹信，經(jīng)培訓機構(gòu)領(lǐng)導批準后，由檔案室工作人員陪同查閱，并做好借閱記錄。借閱人員不得擅自復印、拍照或泄露檔案內(nèi)容。5.學員檔案保密與銷毀學員檔案涉及學員個人隱私信息，相關(guān)工作人員應嚴格遵守保密制度，不得隨意泄露學員檔案內(nèi)容。對于超過保管期限或已無保存價值的學員檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫銷毀申請表，說明銷毀原因、檔案清單等，經(jīng)領(lǐng)導審批后進行銷毀。銷毀過程應進行登記，確保檔案徹底銷毀。六、財務(wù)票據(jù)保管1.財務(wù)票據(jù)種類本培訓機構(gòu)涉及的財務(wù)票據(jù)主要包括發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票、完稅憑證等。2.財務(wù)票據(jù)購買與領(lǐng)用財務(wù)部門指定專人負責財務(wù)票據(jù)的購買，按照稅務(wù)機關(guān)等相關(guān)部門的規(guī)定辦理購買手續(xù)，確保票據(jù)來源合法、合規(guī)。財務(wù)人員領(lǐng)用財務(wù)票據(jù)時，應填寫票據(jù)領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用票據(jù)種類、數(shù)量、起止號碼等信息，經(jīng)財務(wù)部門負責人簽字后領(lǐng)取。3.財務(wù)票據(jù)開具與使用財務(wù)人員應按照財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，正確開具財務(wù)票據(jù)，確保票據(jù)內(nèi)容真實、準確、完整。在使用財務(wù)票據(jù)過程中，應嚴格按照票據(jù)號碼順序使用，不得跳號、錯號，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開票據(jù)。4.財務(wù)票據(jù)保管與存放已開具的財務(wù)票據(jù)存根聯(lián)和未使用的財務(wù)票據(jù)應分開存放，由專人負責保管。財務(wù)票據(jù)應存放在安全、保密的場所，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，防止票據(jù)丟失、損壞或被盜。5.財務(wù)票據(jù)定期盤點財務(wù)部門應定期對財務(wù)票據(jù)進行盤點，核對票據(jù)的實際數(shù)量與賬面數(shù)量是否一致，檢查票據(jù)的使用情況和保管狀況。盤點結(jié)束后，應編制財務(wù)票據(jù)盤點報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并將盤點結(jié)果上報財務(wù)部門負責人。6.財務(wù)票據(jù)核銷與銷毀財務(wù)票據(jù)使用完畢后，應按照規(guī)定進行核銷。核銷時，應檢查票據(jù)的開具情況、使用情況、作廢情況等是否符合規(guī)定，填寫票據(jù)核銷申請表，經(jīng)財務(wù)部門負責人審核后辦理核銷手續(xù)。對于已核銷的財務(wù)票據(jù)存根聯(lián)，應按照保管期限進行妥善保管。保管期滿后，由財務(wù)部門提出銷毀申請，填寫銷毀申請表