PAGE培訓(xùn)學校公文處理制度一、總則（一）目的為使培訓(xùn)學校公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理效率和質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門在公務(wù)活動中形成、辦理、管理的各類公文。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則。公文的內(nèi)容和格式應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，表述準確、語言規(guī)范，避免歧義。2.及時高效原則。公文處理應(yīng)及時、迅速，注重時效，確保公文傳遞、辦理順暢，不拖延、不積壓。3.安全保密原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強公文處理過程中的安全保密措施，防止公文泄露。4.精簡實用原則。公文應(yīng)簡潔明了，注重實用性，避免冗長繁瑣，切實提高工作效率。二、公文種類及格式（一）公文種類1.決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。2.通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。3.通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。4.報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。5.請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。6.批復(fù)。適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。7.意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。9.紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當標注份號。3.密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”“加急”，電報應(yīng)當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機關(guān)標志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。6.發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人。上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。8.標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。9.主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。10.正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。11.附件說明。公文附件的順序號和名稱。12.發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。14.印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。16.附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。17.抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。18.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。19.頁碼。公文頁數(shù)順序號。三、公文處理流程（一）收文辦理1.簽收。對收到的公文應(yīng)當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當詳細記載。3.初審。對收到的公文進行初審，初審的重點是：是否應(yīng)當由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當及時退回來文單位并說明理由。4.承辦。閱知性公文應(yīng)當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當提出擬辦意見報本機關(guān)負責人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當由專人負責催辦。7.答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。（二）發(fā)文辦理1.擬稿。公文擬稿人應(yīng)當根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，按照公文格式要求，起草公文。擬稿內(nèi)容應(yīng)準確、完整、清晰，語言表達規(guī)范、簡潔。2.審核。公文擬稿完成后，由部門負責人進行審核。審核內(nèi)容包括：公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與相關(guān)規(guī)定和其他文件相銜接；行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確；內(nèi)容是否完整，邏輯是否嚴謹，表述是否準確，字詞、標點、數(shù)字、計量單位等用法是否規(guī)范；涉及有關(guān)部門或者地區(qū)職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見；文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；密級、保密期限、緊急程度是否恰當；其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。經(jīng)審核不符合要求的公文，退回擬稿人修改。3.簽發(fā)。審核通過的公文，由學校負責人簽發(fā)。重要公文和上行文由學校主要負責人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。4.編號。公文簽發(fā)后，由學校辦公室負責統(tǒng)一編號。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則和順序進行，確保編號的唯一性和連續(xù)性。5.印制。根據(jù)公文的內(nèi)容和格式要求，安排專業(yè)人員進行印制。印制過程中應(yīng)嚴格把關(guān)，確保公文印制質(zhì)量，保證字跡清晰、頁面整潔、格式規(guī)范。6.校對。公文印制完成后，安排專人進行校對。校對人員應(yīng)認真核對公文內(nèi)容、格式、排版等方面的準確性，發(fā)現(xiàn)錯誤及時更正。校對無誤后，在校對記錄上簽字確認。7.用印。公文校對無誤后，加蓋學校公章。蓋章應(yīng)端正、清晰，位置準確，符合公文格式要求。8.登記分發(fā)。對蓋章后的公文進行登記，記錄公文的文號、標題、印發(fā)時間、印發(fā)份數(shù)等信息。然后按照規(guī)定的范圍和程序進行分發(fā)，確保公文及時、準確地送達收件人手中。（三）公文歸檔與保管1.歸檔范圍。學校在公務(wù)活動中形成的具有保存價值的公文，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件等，均應(yīng)進行歸檔。2.歸檔要求。歸檔公文應(yīng)齊全完整，格式規(guī)范，字跡清晰。歸檔文件應(yīng)按照分類方案和編號順序進行排列，編制歸檔文件目錄，注明文件的編號、標題、日期、文號、責任者等信息。3.保管期限。根據(jù)公文的重要程度、性質(zhì)和保存價值，確定公文的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。4.保管地點。設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保公文檔案的安全保管。5.檔案利用。嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱時間、借閱人、借閱事由等信息。借閱人應(yīng)按時歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。因工作需要查閱檔案的，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞。四、公文處理責任（一）擬稿人責任1.嚴格按照公文格式和要求起草公文，確保公文內(nèi)容準確、完整、清晰。2.對公文涉及的事項進行充分調(diào)研和論證，保證公文具有真實性和可行性。3.及時修改審核過程中提出的問題，確保公文質(zhì)量。（二）審核人責任1.認真審核公文內(nèi)容，嚴格把關(guān)，確保公文符合法律法規(guī)、政策要求和學校實際情況。2.對公文的格式、語言表達、邏輯結(jié)構(gòu)等方面進行細致審核，提出修改意見，保證公文規(guī)范、嚴謹。3.對審核意見負責，督促擬稿人進行修改完善，確保審核后的公文質(zhì)量合格。（三）簽發(fā)人責任1.對公文的內(nèi)容和質(zhì)量進行全面審查，簽發(fā)后對公文的準確性、合法性負責。2.根據(jù)學校工作需要和實際情況，對公文的印發(fā)范圍、緊急程度等進行明確批示。3.對重要公文和上行文進行認真簽發(fā)，確保公文符合學校整體工作部署和要求。（四）檔