引言高校公文作為傳遞決策部署、協(xié)調(diào)工作事務(wù)、規(guī)范管理流程的核心載體，其寫作質(zhì)量直接關(guān)系到信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性、行政效率的提升及學(xué)校治理形象的塑造。規(guī)范的公文寫作不僅是辦公實(shí)務(wù)的基本要求，更是彰顯高校治理能力與文化素養(yǎng)的重要窗口。本文結(jié)合高校工作實(shí)際，系統(tǒng)梳理公文寫作的核心規(guī)范，并通過(guò)典型范例解析，為師生及行政人員提供實(shí)操性指引。一、高校常用公文種類及適用場(chǎng)景高校公文需依據(jù)行文方向與事項(xiàng)性質(zhì)選擇恰當(dāng)文種，避免“文種錯(cuò)用”導(dǎo)致的效力偏差或溝通障礙。以下為校內(nèi)高頻使用的公文類型及適用場(chǎng)景：1.通知適用于發(fā)布規(guī)章制度、部署工作任務(wù)、傳達(dá)會(huì)議精神、告知重要事項(xiàng)（如放假安排、報(bào)名通知、活動(dòng)組織等）。作為下行文（或平行文，如向附屬單位發(fā)文），通知需清晰傳遞“做什么、何時(shí)做、如何做”的核心信息，是高校使用頻率最高的公文類型。2.請(qǐng)示適用于向上級(jí)單位（如教育主管部門、學(xué)校黨委/行政）請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)特定事項(xiàng)（如經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、項(xiàng)目立項(xiàng)、機(jī)構(gòu)設(shè)置等）。請(qǐng)示為上行文，需遵循“一事一請(qǐng)”原則，明確請(qǐng)示緣由、具體事項(xiàng)及預(yù)期結(jié)果，不得夾帶報(bào)告類內(nèi)容。3.報(bào)告適用于向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)展、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)（如年度工作總結(jié)、專項(xiàng)調(diào)研匯報(bào)、輿情處置反饋等）。報(bào)告為上行文，以“陳述事實(shí)、客觀分析”為核心，無(wú)需上級(jí)批復(fù)，但需體現(xiàn)工作成效與思考深度。4.函適用于與平級(jí)單位、不相隸屬機(jī)構(gòu)（如兄弟院校、企業(yè)、地方政府）商洽工作、詢問(wèn)答復(fù)、請(qǐng)求協(xié)助（如合作共建函、數(shù)據(jù)查詢函、場(chǎng)地借用函等）。函的語(yǔ)氣需謙和得體，既保持公文莊重性，又體現(xiàn)協(xié)商溝通的平等性。5.會(huì)議紀(jì)要適用于記錄會(huì)議主要內(nèi)容、議定事項(xiàng)及責(zé)任分工（如黨委會(huì)紀(jì)要、校長(zhǎng)辦公會(huì)紀(jì)要、專項(xiàng)工作推進(jìn)會(huì)紀(jì)要）。紀(jì)要需精準(zhǔn)提煉決策要點(diǎn)，明確“誰(shuí)來(lái)做、何時(shí)完成、標(biāo)準(zhǔn)是什么”，是后續(xù)工作推進(jìn)的重要依據(jù)。6.決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策部署（如表彰決定、機(jī)構(gòu)調(diào)整決定、規(guī)章制度修訂決定）。決定具有權(quán)威性與約束力，需闡明決策背景、依據(jù)及具體要求，行文需嚴(yán)謹(jǐn)莊重。二、公文寫作核心規(guī)范（一）格式規(guī)范：嚴(yán)謹(jǐn)呈現(xiàn)，彰顯專業(yè)性高校公文格式需嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____），核心要素包括版頭、主體、版記三部分：1.版頭部分發(fā)文單位標(biāo)識(shí)：全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱（如“XX大學(xué)”），居中排列，字體醒目（一般用小標(biāo)宋體）。發(fā)文字號(hào)：由“機(jī)關(guān)代字+年份+發(fā)文順序號(hào)”組成（如“X大校發(fā)〔2024〕5號(hào)”），年份用六角括號(hào)，順序號(hào)不編虛位。上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告）需標(biāo)注“簽發(fā)人”，與發(fā)文字號(hào)平行排列。分隔線：版頭與主體之間用一條紅色分隔線（或黑色橫線）區(qū)分，增強(qiáng)視覺(jué)層次。2.主體部分標(biāo)題：由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”構(gòu)成（如“XX大學(xué)關(guān)于開(kāi)展2024年師德師風(fēng)專項(xiàng)考核的通知”），事由需精準(zhǔn)概括核心事項(xiàng)，避免冗長(zhǎng)模糊；文種需與事項(xiàng)性質(zhì)匹配（如“請(qǐng)示”不可誤用為“報(bào)告”）。標(biāo)題字體為二號(hào)小標(biāo)宋體，居中排列。主送機(jī)關(guān)：明確公文的受理單位（如“各二級(jí)學(xué)院、機(jī)關(guān)各部門”“XX省教育廳”），頂格書寫，后加冒號(hào)。若主送機(jī)關(guān)較多，可分多行排列，回行時(shí)頂格或?qū)R首字。正文：公文核心內(nèi)容，需邏輯清晰、層次分明。開(kāi)頭說(shuō)明發(fā)文背景、目的（如“為貫徹落實(shí)教育部關(guān)于XXX的要求，結(jié)合我校實(shí)際，現(xiàn)就XXX事項(xiàng)通知如下”）；主體部分分條列項(xiàng)闡述具體內(nèi)容（可使用“一、（一）1.（1）”層級(jí)序號(hào)，避免序號(hào)混亂）；結(jié)尾根據(jù)文種選擇規(guī)范用語(yǔ)（如通知用“特此通知”，請(qǐng)示用“妥否，請(qǐng)批示”，函用“盼復(fù)”等）。正文字體為三號(hào)仿宋_GB2312，行距適中（一般為28-30磅）。附件說(shuō)明：若有附件，在正文下空一行左空二字標(biāo)注“附件：1.XXX2.XXX”（附件名稱需與實(shí)際附件一致，不加標(biāo)點(diǎn)）。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱（與版頭一致），居右排列；成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字（如2024年9月10日），右空四字，與發(fā)文機(jī)關(guān)署名對(duì)齊。印章：上行文（請(qǐng)示、報(bào)告）需加蓋簽發(fā)人簽名章，下行文、平行文需加蓋單位公章，騎年蓋月（印章端正居中，上不壓正文，下壓成文日期）。附注：對(duì)公文發(fā)放范圍、閱讀對(duì)象的說(shuō)明（如“（此件發(fā)至處級(jí)干部）”），居左空二字加圓括號(hào)標(biāo)注在成文日期下一行。附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充材料，另頁(yè)編排，“附件”二字頂格，后標(biāo)全角冒號(hào)及附件名稱。3.版記部分分隔線：主體與版記之間用一條紅色分隔線（或黑色橫線），與版頭分隔線呼應(yīng)。抄送機(jī)關(guān)：需知曉公文內(nèi)容但無(wú)需執(zhí)行的單位（如“抄送：校黨委，紀(jì)委辦公室”），居左空一字標(biāo)注；印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：標(biāo)注公文印制部門及時(shí)間（如“XX大學(xué)黨政辦公室2024年9月10日印發(fā)”），居右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字。（二）內(nèi)容規(guī)范：精準(zhǔn)表達(dá)，傳遞有效信息公文內(nèi)容需圍繞“為何發(fā)、發(fā)什么、如何落實(shí)”展開(kāi)，避免空話套話，突出實(shí)用性與指導(dǎo)性：1.語(yǔ)言風(fēng)格：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、莊重準(zhǔn)確：用詞精準(zhǔn)無(wú)歧義（如“必須”“應(yīng)當(dāng)”體現(xiàn)強(qiáng)制性，“建議”“擬”體現(xiàn)協(xié)商性），數(shù)據(jù)、名稱、政策依據(jù)需核對(duì)無(wú)誤（如“《XX大學(xué)章程》”“教育部教高〔2023〕X號(hào)文件”）。簡(jiǎn)潔：刪除冗余表述（如“為了……的目的”可簡(jiǎn)化為“為……”），多用短句、動(dòng)賓結(jié)構(gòu)（如“開(kāi)展調(diào)研”“落實(shí)責(zé)任”），避免文學(xué)化修辭或口語(yǔ)化表達(dá)（如“大概”“可能”“馬上”）。莊重：體現(xiàn)公文權(quán)威性，避免網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)、方言俚語(yǔ)，語(yǔ)氣根據(jù)文種調(diào)整（如請(qǐng)示需謙遜，決定需堅(jiān)定）。2.邏輯結(jié)構(gòu)：層次清晰，重點(diǎn)突出總分總結(jié)構(gòu)：開(kāi)頭總述目的/背景，主體分點(diǎn)闡述具體內(nèi)容（按重要性、時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排列），結(jié)尾總結(jié)要求或預(yù)期效果。要素完備：請(qǐng)示需包含“請(qǐng)示緣由（為什么要做）、請(qǐng)示事項(xiàng)（做什么）、請(qǐng)示要求（何時(shí)/如何反饋）”；通知需包含“事項(xiàng)背景、時(shí)間地點(diǎn)、內(nèi)容要求、責(zé)任分工”；報(bào)告需包含“工作進(jìn)展、成效不足、下一步計(jì)劃”。3.事實(shí)依據(jù)：真實(shí)準(zhǔn)確，合規(guī)合法內(nèi)容需符合國(guó)家法律法規(guī)、學(xué)校規(guī)章制度，不得與上級(jí)政策沖突；數(shù)據(jù)、案例需真實(shí)可查，避免主觀臆斷（如“據(jù)統(tǒng)計(jì)，我校2024年科研經(jīng)費(fèi)到賬額較去年增長(zhǎng)15%”需附統(tǒng)計(jì)口徑說(shuō)明）。三、典型公文范例及解析（一）通知范例：XX大學(xué)關(guān)于開(kāi)展2024年秋季學(xué)期教學(xué)檢查的通知XX大校發(fā)〔2024〕8號(hào)各二級(jí)學(xué)院、教學(xué)單位：為貫徹落實(shí)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評(píng)估指標(biāo)體系》要求，強(qiáng)化教學(xué)過(guò)程管理，提升人才培養(yǎng)質(zhì)量，經(jīng)學(xué)校研究，決定開(kāi)展2024年秋季學(xué)期教學(xué)檢查工作。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、檢查范圍全校各本科專業(yè)理論課、實(shí)驗(yàn)課、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)等教學(xué)環(huán)節(jié)。二、檢查內(nèi)容1.教學(xué)文件：課程大綱、教案、教學(xué)日歷、作業(yè)批改記錄等是否規(guī)范完備；2.課堂教學(xué)：教師到崗情況、教學(xué)方法創(chuàng)新、學(xué)生課堂參與度等；3.實(shí)踐教學(xué)：實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)習(xí)日志、校企合作項(xiàng)目進(jìn)展等。三、時(shí)間安排1.自查階段（9月15日-9月25日）：各教學(xué)單位對(duì)照要求開(kāi)展自查，形成自查報(bào)告；2.校查階段（9月26日-10月10日）：學(xué)校組建檢查組，通過(guò)聽(tīng)課、查閱資料、師生座談等方式進(jìn)行檢查；3.整改階段（10月11日-10月31日）：各單位針對(duì)問(wèn)題制定整改方案，報(bào)教務(wù)處備案。四、工作要求1.高度重視：教學(xué)檢查是提升教學(xué)質(zhì)量的重要抓手，各單位負(fù)責(zé)人需親自部署，確保工作實(shí)效；2.實(shí)事求是：自查與檢查過(guò)程需客觀真實(shí)，嚴(yán)禁弄虛作假；3.強(qiáng)化整改：對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要立行立改，建立長(zhǎng)效機(jī)制。附件：1.2024年秋季學(xué)期教學(xué)檢查評(píng)分細(xì)則2.教學(xué)自查報(bào)告模板XX大學(xué)2024年9月10日（聯(lián)系人：教務(wù)處李老師；聯(lián)系電話：XXX-XXXXXXX）解析：該通知嚴(yán)格遵循格式規(guī)范，標(biāo)題清晰點(diǎn)明事由與文種；正文以“目的-范圍-內(nèi)容-時(shí)間-要求”為邏輯線，層次分明；附件說(shuō)明明確補(bǔ)充材料，便于執(zhí)行單位參照；結(jié)尾標(biāo)注聯(lián)系人與電話，體現(xiàn)服務(wù)意識(shí)。語(yǔ)言簡(jiǎn)潔莊重，要求具體可操作，符合通知類公文“指揮性、告知性”的特點(diǎn)。（二）請(qǐng)示范例：XX大學(xué)關(guān)于申請(qǐng)?jiān)鲈O(shè)“人工智能”本科專業(yè)的請(qǐng)示XX大校發(fā)〔2024〕12號(hào)XX省教育廳：為響應(yīng)國(guó)家“人工智能+”戰(zhàn)略，服務(wù)區(qū)域數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，我校依托計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)、數(shù)學(xué)等優(yōu)勢(shì)學(xué)科，已建成人工智能實(shí)驗(yàn)室3個(gè)，擁有教授5人、副教授8人的師資團(tuán)隊(duì)，近三年承擔(dān)相關(guān)省級(jí)以上科研項(xiàng)目12項(xiàng)，具備增設(shè)“人工智能”本科專業(yè)的基礎(chǔ)條件?，F(xiàn)申請(qǐng)于2025年秋季學(xué)期增設(shè)“人工智能”本科專業(yè)（專業(yè)代碼：____T），學(xué)制四年，授予工學(xué)學(xué)士學(xué)位。專業(yè)培養(yǎng)方案已通過(guò)校內(nèi)學(xué)術(shù)委員會(huì)審議，師資、設(shè)備等保障措施已落實(shí)。妥否，請(qǐng)批示。附件：1.XX大學(xué)“人工智能”專業(yè)申報(bào)材料（含培養(yǎng)方案、師資名單、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)情況）2.學(xué)術(shù)委員會(huì)審議意見(jiàn)XX大學(xué)2024年9月15日解析：該請(qǐng)示嚴(yán)格遵循“一事一請(qǐng)”原則，開(kāi)頭闡述申請(qǐng)緣由（政策背景+學(xué)?；A(chǔ)），主體明確申請(qǐng)事項(xiàng)（專業(yè)名稱、代碼、學(xué)制、學(xué)位），結(jié)尾用規(guī)范結(jié)語(yǔ)“妥否，請(qǐng)批示”；附件提供支撐材料，增強(qiáng)說(shuō)服力。行文簡(jiǎn)潔明了，邏輯清晰，符合上行文“請(qǐng)求批準(zhǔn)”的核心目的。（三）函范例：XX大學(xué)關(guān)于商洽“校地共建鄉(xiāng)村振興實(shí)踐基地”的函XX大函〔2024〕5號(hào)XX縣人民政府：為深入貫徹黨的二十大關(guān)于全面推進(jìn)鄉(xiāng)村振興的戰(zhàn)略部署，充分發(fā)揮高校人才、科研優(yōu)勢(shì)，助力地方產(chǎn)業(yè)升級(jí)與鄉(xiāng)村治理創(chuàng)新，我校擬與貴縣共建“鄉(xiāng)村振興實(shí)踐基地”，現(xiàn)函商如下：一、合作內(nèi)容1.人才培養(yǎng)：選派師生團(tuán)隊(duì)開(kāi)展暑期實(shí)踐、掛職鍛煉，為貴縣培養(yǎng)基層治理、產(chǎn)業(yè)發(fā)展等領(lǐng)域?qū)嵱萌瞬牛?.科研服務(wù)：圍繞貴縣特色農(nóng)業(yè)、文旅融合等課題開(kāi)展聯(lián)合攻關(guān)，轉(zhuǎn)化科研成果；3.社會(huì)服務(wù)：組織專家團(tuán)隊(duì)開(kāi)展技術(shù)培訓(xùn)、政策宣講，助力鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略落地。二、合作機(jī)制1.成立共建領(lǐng)導(dǎo)小組，由雙方分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，每年召開(kāi)1次聯(lián)席會(huì)議；2.共建實(shí)踐基地3-5個(gè)，覆蓋貴縣重點(diǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)；3.建立資源共享機(jī)制，我校圖書館、實(shí)驗(yàn)室向貴縣開(kāi)放（需提前預(yù)約）。三、期望回復(fù)如貴縣對(duì)合作方案無(wú)異議，懇請(qǐng)于9月30日前函復(fù)，我校將派工作組赴貴縣商洽具體細(xì)節(jié)。附件：XX大學(xué)校地共建鄉(xiāng)村振興實(shí)踐基地方案（草案）XX大學(xué)2024年9月8日（聯(lián)系人：校地合作處王老師；聯(lián)系電話：XXX-XXXXXXX）解析：該函作為平行文，語(yǔ)氣謙和得體，既體現(xiàn)合作誠(chéng)意，又明確雙方權(quán)責(zé)；正文以“合作內(nèi)容-機(jī)制-期望回復(fù)”為結(jié)構(gòu)，事項(xiàng)具體可操作；附件提供方案草案，便于對(duì)方了解細(xì)節(jié)。結(jié)尾用“盼復(fù)”“懇請(qǐng)”等禮貌用語(yǔ)，符合函件“商洽性、協(xié)商性”的特點(diǎn)。四、常見(jiàn)問(wèn)題及改進(jìn)建議（一）格式類問(wèn)題1.發(fā)文字號(hào)錯(cuò)誤：如“X大校發(fā)（2024）5號(hào)”（括號(hào)應(yīng)為六角括號(hào)〔〕）、“X大校發(fā)〔2024〕05號(hào)”（順序號(hào)不編虛位）。改進(jìn)：嚴(yán)格參照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，使用六角括號(hào)，順序號(hào)從1開(kāi)始連續(xù)編號(hào)。2.成文日期不規(guī)范：如“2024.9.10”“二〇二四年九月十日”（應(yīng)為阿拉伯?dāng)?shù)字“2024年9月10日”）。改進(jìn)：統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字，年份、月份、日期完整表述。3.附件說(shuō)明混亂：如“附件：1、XXX2、XXX”（標(biāo)點(diǎn)應(yīng)為全角冒號(hào)+圓點(diǎn)，正確格式為“附件：1.XXX2.XXX”）。改進(jìn)：附件名稱后用圓點(diǎn)，序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，名稱與實(shí)際附件嚴(yán)格一致。（二）內(nèi)容類問(wèn)題1.文種錯(cuò)用：如“請(qǐng)示”中夾帶報(bào)告內(nèi)容（如“現(xiàn)將我校XX工作匯報(bào)如下，同時(shí)請(qǐng)示XXX事項(xiàng)”），混淆“請(qǐng)示（需批復(fù)）”與“報(bào)告（無(wú)需批復(fù)）”的功能。改進(jìn)：明確文種適用場(chǎng)景，請(qǐng)示僅用于請(qǐng)求批準(zhǔn)/指示，報(bào)告僅用于匯報(bào)/反映情況，如需請(qǐng)示事項(xiàng)，單獨(dú)行文。2.語(yǔ)言啰嗦冗余：如“為了能夠更好地開(kāi)展此項(xiàng)工作，以達(dá)到提升教學(xué)質(zhì)量的目的，我校決定……”（可簡(jiǎn)化為“為提升教學(xué)質(zhì)量，我校決定……”）。改進(jìn)：刪除冗余修飾詞，多用動(dòng)賓結(jié)構(gòu)、短句，直接表達(dá)核心意圖。3.邏輯層次不清：如正文內(nèi)容“東拉西扯”，無(wú)明確分類（如通知中同時(shí)包含教學(xué)檢查、科研立項(xiàng)、人事調(diào)整等事項(xiàng)）。改進(jìn)：采用“總分”結(jié)構(gòu)，按事項(xiàng)性質(zhì)、重要性分條列項(xiàng)，使用層級(jí)序號(hào)（一、