公司會議室預(yù)約管理及使用說明文檔一、文檔說明為規(guī)范公司會議室資源的使用與管理，提高會議室利用率，保證會議有序開展，特制定本說明文檔。本文檔適用于公司全體員工，涵蓋會議室預(yù)約、使用、維護等全流程操作，旨在為大家提供清晰、高效的會議室使用指引。二、適用場景與業(yè)務(wù)需求（一）日常會議場景部門例會：各部門定期召開的工作進展同步、任務(wù)部署會議，需固定時間、固定會議室。項目討論會：跨部門項目組針對項目方案、進度、問題解決的專項討論，需支持多人協(xié)作、設(shè)備演示?？蛻?合作伙伴洽談會：對外商務(wù)洽談、合作交流，需注重環(huán)境整潔、設(shè)備齊全及隱私性。（二）臨時會議場景突發(fā)事務(wù)溝通會：因緊急工作需求臨時發(fā)起的短時間會議，需快速響應(yīng)預(yù)約申請。小型對接會：2-3人內(nèi)部工作對接或信息同步，無需大型會議室，適合小型獨立空間。（三）特殊需求場景培訓(xùn)/宣講會：需配備投影、音響、白板等設(shè)備，支持容納較多人數(shù)的會議室。視頻會議：需支持遠程視頻連線功能，保證內(nèi)外參會人員溝通順暢。三、會議室預(yù)約全流程操作指南（一）預(yù)約前準備明確會議信息：提前確認會議主題、時間（起止時間精確到30分鐘，如14:00-15:30）、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、白板等）及特殊需求（如茶水、桌型排列等）。查詢會議室可用性：通過公司會議室管理系統(tǒng)（如企業(yè)/釘釘預(yù)約模塊、OA系統(tǒng)）實時查看各會議室的占用狀態(tài)，避免時間沖突。（二）提交預(yù)約申請登錄預(yù)約系統(tǒng)：通過公司內(nèi)部系統(tǒng)進入“會議室預(yù)約”模塊，使用員工賬號密碼登錄。填寫預(yù)約信息：預(yù)約人信息：姓名（某）、所屬部門（部）、聯(lián)系方式（內(nèi)線*）；會議基本信息：主題（簡潔明了，如“*項目Q3進度復(fù)盤會”）、日期、起止時間、預(yù)計參會人數(shù)；設(shè)備與需求：勾選所需設(shè)備（投影儀、麥克風、視頻會議終端等），填寫桌型需求（如U型、會議式）、是否需要茶水服務(wù)等。提交申請：確認信息無誤后提交，系統(tǒng)自動發(fā)送預(yù)約確認郵件/消息至預(yù)約人及部門負責人（如需審批）。（三）預(yù)約審核與確認部門審批：常規(guī)會議需部門負責人審批（審批時限為1個工作日內(nèi)），緊急會議可聯(lián)系行政部門加急處理。系統(tǒng)確認：審批通過后，系統(tǒng)會議室預(yù)約號，并通過短信/企業(yè)通知預(yù)約人；若未通過，系統(tǒng)會注明原因（如時間沖突、人數(shù)超限等），預(yù)約人需重新調(diào)整并提交。（四）會議室使用前準備提前簽到：預(yù)約人需提前10分鐘到達會議室，使用員工卡/系統(tǒng)二維碼簽到，開啟設(shè)備（如投影儀、空調(diào)），檢查設(shè)備是否正常運行。環(huán)境檢查：確認桌椅擺放、衛(wèi)生清潔是否符合要求，如需調(diào)整可聯(lián)系行政部門協(xié)助。（五）會議期間規(guī)范設(shè)備使用：按需使用會議室設(shè)備，操作前可閱讀《會議室設(shè)備使用指南》（張貼于會議室門口），避免誤操作導(dǎo)致設(shè)備損壞。秩序維護：保持會議室安靜，手機調(diào)至靜音或震動模式；會議期間請勿隨意進出，避免影響他人。（六）會議后整理關(guān)閉設(shè)備：會議結(jié)束后，關(guān)閉投影儀、麥克風、視頻會議終端等設(shè)備電源，將桌椅恢復(fù)原位。清理垃圾：帶走個人物品及會議產(chǎn)生的垃圾，保持會議室整潔。簽退反饋：在系統(tǒng)中“會議結(jié)束”簽退，如遇設(shè)備故障或環(huán)境問題，需在系統(tǒng)內(nèi)提交反饋，行政部門將在1個工作日內(nèi)處理。四、會議室預(yù)約申請表模板字段填寫說明預(yù)約人姓名填寫員工姓名，如*某所屬部門填寫部門全稱，如*事業(yè)部內(nèi)線聯(lián)系方式填寫公司內(nèi)線電話，如*會議主題簡潔明了，不超過20字，如“產(chǎn)品需求評審會”會議日期格式：YYYY-MM-DD，如2023-10-25起始時間24小時制，精確到30分鐘，如09:00結(jié)束時間需晚于起始時間，且不超過會議室最大使用時長（如4小時/次），如10:30預(yù)計參會人數(shù)含預(yù)約人，填寫實際參會人數(shù)所需會議室系統(tǒng)下拉選擇，如“101會議室（10人）”“201會議室（視頻會議專用）”所需設(shè)備多選，投影儀□、麥克風□、視頻會議終端□、白板□、其他（請注明）□特殊需求如桌型（U型□、會議式□、自由組合□）、茶水服務(wù)（是□/否□）等部門審批人系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)或手動填寫，如*部長預(yù)約狀態(tài)系統(tǒng)自動：待審批□、已通過□、已駁回□、已取消□備注其他需說明事項，如“需提前調(diào)試視頻會議設(shè)備”五、使用規(guī)范與常見問題提示（一）預(yù)約規(guī)則提前時限：會議室需至少提前1個工作日預(yù)約，緊急會議（如2小時內(nèi)需召開）需聯(lián)系行政部門（內(nèi)線*）協(xié)調(diào)。時長限制：單次預(yù)約最長不超過4小時，如需超時需在預(yù)約時注明原因，行政部門審批通過后方可延長。重復(fù)預(yù)約：同一部門/同一項目組每日最多可預(yù)約2次不同會議室，避免資源長期占用。（二）使用規(guī)范按時使用：預(yù)約時段開始后15分鐘內(nèi)未簽到，系統(tǒng)將自動取消本次預(yù)約，釋放會議室資源。禁止占用：嚴禁通過“虛假預(yù)約”長期占用會議室，如需取消請?zhí)崆?小時在系統(tǒng)中操作。設(shè)備愛護：禁止私自拆卸、挪用會議室設(shè)備，如因操作不當造成損壞，需照價賠償并承擔相應(yīng)責任。（三）常見問題處理時間沖突：若所選會議室已被預(yù)約，系統(tǒng)會推薦相近時段或同類型空閑會議室，或提示選擇其他日期。設(shè)備故障：會議期間如遇設(shè)備故障，可立即聯(lián)系行政部門（內(nèi)線*），技術(shù)人員將在10分鐘內(nèi)響應(yīng)。臨時加會：無會議室可用時，可向行政部門申請協(xié)調(diào)臨時場地（如洽談間、培訓(xùn)室空閑時段）。（四）違規(guī)處理對于未按時簽到、超時未退場、損壞設(shè)備等違規(guī)行為，行政部門將進行記錄，情節(jié)嚴重者將納入部門績效考核。惡意搶占會議室（如多次預(yù)約后未使用且未取消）將暫停其預(yù)約權(quán)限7天。六、附則本文檔自發(fā)